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河北省黨政機關(guān)公文處理工作實施細則
中共河北省委、河北省人民政府今年6月26日印發(fā)的《河北省黨政機關(guān)公文處理工作實施細則》以下簡稱《實施細則》)已于今年7月1日正式施行�！秾嵤┘殑t》與河北省人民政府2000年12月28日印發(fā)的《河北省國家行政機關(guān)公文處理實施細則》內(nèi)容、格式變化情況解讀如下。
一、《實施細則》內(nèi)容變化情況
《實施細則》共有15個文種，分別是：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。
原《河北省國家行政機關(guān)公文處理實施細則>(冀政〔2000〕號)中的13個文種，在《實施細則》中均保留沒有變動，將原“會議紀(jì)要”改為“紀(jì)要”。此外增加了決議、公報兩個法定文種(主要由黨委系統(tǒng)發(fā)文使用)。
同時增加了10個非法定文種，包括講話稿類、計劃類、規(guī)章類、總結(jié)類、調(diào)研建議類、禮儀類、書信類、告啟類、記錄類、契約類。
第一章“總則”部分第七條增加了“各級黨政機關(guān)辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作，負責(zé)制定和組織實施公文處理工作規(guī)章制度，對下級、同級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促檢查。”
第八條增加了“各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者指定專人負責(zé)公文處理工作。”“部門、單位根據(jù)工作需要設(shè)立文秘機構(gòu)或者明確相應(yīng)機構(gòu)由專人負責(zé)公文處理工作。”
第九條增加了“各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強公文處理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。黨校、行政學(xué)院應(yīng)當(dāng)把黨政機關(guān)公文處理工作內(nèi)容納入干部培訓(xùn)教學(xué)計劃。公務(wù)員招考應(yīng)當(dāng)有公文處理工作知識。”
第四章“行文規(guī)則和規(guī)格”部分第二十一條增加了“黨政機關(guān)行文必須遵循行文規(guī)則和處理公文的行為規(guī)范，正確處理行文關(guān)系，準(zhǔn)確把握行文方向，以恰當(dāng)?shù)男形姆绞叫形?必須堅持規(guī)則執(zhí)行的強制性、與文種的關(guān)聯(lián)性、與行文關(guān)系的對應(yīng)性;必須嚴(yán)格規(guī)范，按照行文規(guī)則、行文規(guī)程操作，提高行文效率;必須確有必要，講求實效，注重指導(dǎo)性、針對性和可操作性。”
第二十二條增加了“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。必須正確處理行文關(guān)系，按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，按照黨政機關(guān)之間的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)關(guān)系、管理關(guān)系、協(xié)作關(guān)系等決定行文依據(jù)、公文內(nèi)容、文種使用、文字組織等。”
第二十三條增加了“向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：(一)原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。”
增加了“下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向本機關(guān)的上一級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報。”
增加了“請示事項應(yīng)當(dāng)是須經(jīng)上級機關(guān)審查批準(zhǔn)的事項。1.請示應(yīng)當(dāng)一文一事，并附有情況說明、背景材料等。2.請示機關(guān)和受理機關(guān)應(yīng)當(dāng)具有直接的隸屬關(guān)系或者業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。3.請示事項涉及其他部門職權(quán)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報;經(jīng)協(xié)商未能取得一致意見的，應(yīng)當(dāng)在請示中說明。4.受理請示，上級機關(guān)可以本機關(guān)名義批復(fù)或者批轉(zhuǎn)，也可授權(quán)辦公廳(室)辦理或者函復(fù)。”
增加了“除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦事項外，應(yīng)當(dāng)按程序以行文機關(guān)的名義報上級機關(guān)，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人個人報送公文，不得以本機關(guān)負責(zé)人個人名義向上級機關(guān)報送公文。”
增加了“黨委、政府部門管理的企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)向其主管部門行文，不直接向黨委、政府行文。”如省屬企業(yè)可通過省國資委向省政府行文，不能直接給省政府行文;省屬高等院�？梢酝ㄟ^省教育廳給省政府行文，不能直接給省政府行文。
增加了“對違反行文規(guī)則上報的公文，上級機關(guān)的文秘部門可退回呈報機關(guān)。”
第二十四條增加了“需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后，可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。”省政府部門報請省政府審批的具體事項，或涉及省政府部門一般工作的，報請省政府領(lǐng)導(dǎo)同意后，以部門名義向省政府其他部門或設(shè)區(qū)市、縣(市、區(qū))政府行文，文中注明“經(jīng)省政府同意。”
增加了“涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷，造成嚴(yán)重后果的，追究有關(guān)人員責(zé)任。”如一個省政府部門發(fā)文涉及多個部門職責(zé)的，必須主動征求相關(guān)部門意見，會簽同意后方可向下行文。如幾個部門聯(lián)合向下行文，其內(nèi)容協(xié)商會簽一致后方可向下級對口部門行文。未經(jīng)省政府同意，不能擅自向設(shè)區(qū)市政府、縣(市、區(qū))政府發(fā)布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。
第二十六條增加了“除辦公廳(室)外，部門、單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)一律不得對外正式行文。”省政府部門除了辦公室外，其他內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)處室一律不得對外正式行文。
第三十條增加了“按照精簡、高效原則，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，沒有實質(zhì)內(nèi)容的、可發(fā)可不發(fā)的、重復(fù)的、照抄照轉(zhuǎn)的一律不發(fā);嚴(yán)格控制文件篇幅，力求少而精、短實精活新，文約事豐，除法規(guī)類、規(guī)范性公文外，一般公文控制在4000字以內(nèi)幅度。”“嚴(yán)格控制行文規(guī)格，可由部門發(fā)文或者部門聯(lián)合發(fā)文的，不再由黨委、政府及其辦公廳(室)印發(fā)，可由黨委、政府辦公廳(室)印發(fā)的，不以黨委、政府名義行文。”省政府部門報送省政府領(lǐng)導(dǎo)批示的事務(wù)性公文，經(jīng)省政府領(lǐng)導(dǎo)批示同意后，可由部門發(fā)文或幾個部門聯(lián)合發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容發(fā)至設(shè)區(qū)市或省政府有關(guān)部門，文中注明“經(jīng)省政府同意”。
在嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量方面，增加了不予發(fā)文的具體內(nèi)容：“(一)國家法律法規(guī)、黨內(nèi)法規(guī)、規(guī)章已作出明確規(guī)定的;(二)現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的;(三)貫徹上級文件精神沒有新的貫徹落實舉措和政策規(guī)定的;(四)一般性工作會議上已印發(fā)材料的;(五)一般性調(diào)查報告、典型經(jīng)驗材料等;(六)通過當(dāng)面協(xié)商、電話溝通或者其他信息化手段能夠解決問題的。”
第五章“公文起草”部分第三十二條增加了“改進文風(fēng)，突出指導(dǎo)性、針對性、可操作性，強化務(wù)實管用，力求準(zhǔn)確、精練、簡短。”在省政府部門代省政府或省政府辦公廳草擬的文稿中，盡量減少講空話、套話、廢話。反對“長、空、假”的不良文風(fēng)，提倡“短、實、新”的優(yōu)良文風(fēng)。
第三十四條增加了“公文涉及其他地方和部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位應(yīng)當(dāng)征求相關(guān)地方和部門意見，力求達成一致。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能達成一致意見的，起草單位應(yīng)當(dāng)列明各方理由和依據(jù)，提出傾向性意見和建議，報請發(fā)文機關(guān)決定。”
第三十六條增加了“起草代擬稿應(yīng)當(dāng)經(jīng)黨委、政府或者黨委、政府辦公廳(室)授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)的，應(yīng)當(dāng)事先書面請示并經(jīng)同意。”
第六章“公文審核”部分第三十七條增加了“公文文稿應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行核校，對擬發(fā)公文進行審查、核準(zhǔn)、把關(guān)、修改、校核，擬定發(fā)文形式規(guī)格、密級和保密期限、緊急程度、主送機關(guān)和抄送機關(guān)、發(fā)布層次和傳達范圍等。”
第三十九條增加了“經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文，應(yīng)當(dāng)退回起草部門或單位，并說明理由。”
增加了“會議審議。需要發(fā)文機關(guān)會議審議的重要公文文稿，應(yīng)當(dāng)進行前置審核。起草部門或單位在審議前10個工作日，將文稿送發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)，重點審核發(fā)文的必要性、可行性、重大政策措施的協(xié)調(diào)一致性、可操作性。前置審核后，存在問題的，發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)提出意見，經(jīng)批準(zhǔn)后由起草部門或單位進行修改;無異議的，發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)提交審核報告，提出審議建議，經(jīng)批準(zhǔn)后由起草部門或單位按程序提請發(fā)文機關(guān)會議審議。”
今后凡提交省政府常務(wù)會議審議的政策性文稿，起草部門報省政府辦公廳業(yè)務(wù)處后，都要會同法規(guī)處對文稿內(nèi)容、格式進行前置審核，由法規(guī)處提出審核建議，凡是符合行文規(guī)范的文稿，法規(guī)處長簽字后，由業(yè)務(wù)處按照程序報批，經(jīng)省政府主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，提請省政府常務(wù)會議審議。省政府常務(wù)會議審議通過的文稿，由主辦部門向省政府提出發(fā)文請示，報送辦公廳業(yè)務(wù)處室先行審核，再由法規(guī)處按照發(fā)文程序進行審核報批。
增加了“未經(jīng)發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)審核的公文文稿，不得直接報送發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批。”今后省政府部門制發(fā)的文件，包括上報省政府的公文、下發(fā)的政策性文件，都要經(jīng)本機關(guān)的辦公室審核，對文稿內(nèi)容、格式、行文方式、發(fā)送范圍等進行嚴(yán)格審核，如果需要向社會公開的公文，省政府部門向省政府報送請示時，明確提出“此文可以向社會公開”的內(nèi)容。經(jīng)辦公室審核準(zhǔn)確無誤后，再正式編號印發(fā)，不能出現(xiàn)不規(guī)范的文字、格式方面錯誤。
第七童“公文簽發(fā)”部分第四十八條增加了“不得倒流報送、倒流簽發(fā)擬發(fā)公文。未經(jīng)辦公廳(室)審核把關(guān)的擬發(fā)公文，領(lǐng)導(dǎo)同志一律不予簽批發(fā)文。擬發(fā)文起草單位、辦公廳(室)文秘機構(gòu)不得將未經(jīng)審核把關(guān)的擬發(fā)公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志簽批發(fā)文。”
第八章“公文發(fā)布”部分第五十二條增加了“標(biāo)注‘公開發(fā)布’的文件，經(jīng)批準(zhǔn)，由辦公廳(室)通知有關(guān)新聞單位發(fā)布。公開發(fā)布的時間、形式和渠道由發(fā)文機關(guān)確定，并安排好相關(guān)工作。公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力;公開發(fā)布的公文，除印少量紙質(zhì)文件存檔外，不再普遍印發(fā)。”
增加了“沒有標(biāo)注密級或標(biāo)注‘公開發(fā)布’的文件有關(guān)內(nèi)容，在公開發(fā)布前，不得在公開的文件資料、出版物、會議和新聞媒體、互聯(lián)網(wǎng)上使用。”
增加了“未標(biāo)注‘公開發(fā)布’的文件，如需公開發(fā)布，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)書面請示發(fā)文機關(guān)。涉密公文公開發(fā)布前，應(yīng)當(dāng)履行解密手續(xù)，堅持‘先審查、后公開’和‘一件一審’。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位不得擅自公開發(fā)布公文。”
增加了“政府系統(tǒng)公文的公開發(fā)布，依據(jù)政府信息公開有關(guān)規(guī)定辦理。”
第五十三條增加了“加印公文，用文單位在公文送審時或者送印前1天，向發(fā)文機關(guān)書面申請，說明加印理由、份數(shù)、發(fā)放范圍、管理辦法及責(zé)任人等，經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人審批同意后加印。”
第五十六條增加了“公文一般不作為會議資料印發(fā)，確需會上印發(fā)的，應(yīng)當(dāng)明確管理責(zé)任人，在會議結(jié)束時即行收回。會議同意帶走的公文，與會人員應(yīng)當(dāng)及時交本機關(guān)機要文件室。”
第五十七條增加了“公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照發(fā)布層次規(guī)定的傳達閱讀范圍發(fā)放。公文只發(fā)組織，不發(fā)個人。任何單位和個人不得擅自擴大和縮小公文的印發(fā)傳達閱讀范圍;需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。”
第十一章“公文保密”第七十條增加了“省級黨政機關(guān)及其經(jīng)授權(quán)的機關(guān)、單位可以確定絕密級、機密級和秘密級公文;設(shè)區(qū)市一級的黨政機關(guān)及其經(jīng)授權(quán)的機關(guān)、單位可以確定機密級和秘密級公文。具體的公文定密權(quán)限、授權(quán)范圍由國家保密行政管理部門規(guī)定。執(zhí)行上級公文確定的秘密事項，根據(jù)所執(zhí)行公文的密級確定。如涉密公文定密等級超出本機關(guān)定密權(quán)限，應(yīng)當(dāng)先行采取保密措施，并立即報請上級機關(guān)確定;沒有上級機關(guān)、單位的，應(yīng)當(dāng)立即提請有相應(yīng)定密權(quán)限的業(yè)務(wù)主管部門或者保密行政管理部門確定。公安、國家安全機關(guān)在其工作范圍內(nèi)按照規(guī)定的權(quán)限確定涉密公文的密級。”
第七十一條增加了“機關(guān)主要負責(zé)人和分管負責(zé)人為公文定密責(zé)任人，主要負責(zé)人對公文定密工作負總責(zé)。機關(guān)負責(zé)人一經(jīng)任命即是本機關(guān)的公文定密責(zé)任人。省級黨政機關(guān)和重要涉密單位以及有特殊保密要求的機關(guān)單位，可以增加其他指定人員為定密責(zé)任人。機關(guān)負責(zé)人和定密責(zé)任人對本機關(guān)公文的密級和保密期限的確定、變更及解除負責(zé)。”
第七十四條增加了“涉密公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)定密標(biāo)準(zhǔn)和要求準(zhǔn)確確定并標(biāo)注密級和保密期限。確定公文密級、保密期限，由公文擬制和審核機構(gòu)提出意見建議，按程序報經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人和定密責(zé)任人審核批準(zhǔn)。黨政機關(guān)公文密級和保密期限的確定、變更和解除，由黨政機關(guān)授權(quán)其辦公廳(室)審核辦理，其他任何單位和個人不得擅自變更、解除公文的密級和保密期限。”
第七十七條增加了“公文的密級需要變更或者解除的，由擬制部門或單位提出，原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。”
第十四章“公文管理”第九十七條增加了“黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。按照科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文處理運行規(guī)范、統(tǒng)一公文擬制審核要求、統(tǒng)一收文發(fā)文辦理程序、統(tǒng)一公文簽發(fā)和用印規(guī)范、統(tǒng)一公文歸檔保密標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一公文清退銷毀規(guī)定等。對下級機關(guān)的公文管理活動進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，促進統(tǒng)一規(guī)范，消除機關(guān)之間的溝通障礙，保證公文處理的通用性。”
二、《實施細則》格式變化情況
公文格式分為版頭部分、主體部分、版記部分三大塊。與原《河北省國家行政機關(guān)公文處理實施細則》相比，主要是增加了“份號”和“發(fā)文機關(guān)署名”，刪除了“主題詞”。現(xiàn)在的公文格式具體包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼、二維條碼等19個要素。
(一)版頭部分六要素。
1.公文份號標(biāo)注。這是新增加的要素。份號即公文印制的順序號，涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。按照《實施細則》規(guī)定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。具體標(biāo)注方式是：涉密文件可標(biāo)虛位，一般標(biāo)6位，如果是兩位數(shù)的文件共20號，則從000001號開始編碼，一直編排到000020號;如果是四位數(shù)字的文件共2000號，則從000001號開始，一直編排到002000號。
2.密級和保密期限標(biāo)注。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密…‘機密…‘秘密”和保密期限。要合理把握和確定密級，本著實事求是、利于保密的原則，準(zhǔn)確合理地進行標(biāo)注，并根據(jù)其文件內(nèi)容明確標(biāo)注保密期限。密級和保密期限都要標(biāo)注在公文首頁的左上角(原在首頁右上角標(biāo)注)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。例如：秘密1年、機密3年、絕密長期。
3.緊急程度標(biāo)注。這是公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指須即刻辦理的事項，“特急”是指須2日內(nèi)辦理的事項，“加急”是指須4日內(nèi)辦理的事項，“平急”是指須6日內(nèi)辦理的事項。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標(biāo)注。
4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。這是由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，此類文件是機關(guān)或部門的大頭文件，一般是指上報或下發(fā)的政策性文件;文件頭也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者是規(guī)范化簡稱，文號編在版頭下方紅線以上，一般用函類公文較多。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
發(fā)文機關(guān)標(biāo)志用套紅小標(biāo)宋體字居中印在公文首頁上半部，標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣35MM，字號不大于上級發(fā)文機關(guān)標(biāo)志，做到醒目莊重、規(guī)范美觀。
5.發(fā)文字號標(biāo)注。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。例如：冀政〔2013〕18號。
6.簽發(fā)人標(biāo)注。上報公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。一般標(biāo)注發(fā)文機關(guān)主要負責(zé)人。聯(lián)合上行文，應(yīng)當(dāng)同時標(biāo)注所有聯(lián)署機關(guān)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關(guān)排列順序從左到右、自上而下依次均勻順排。
(二)主體部分九要素。
1.公文標(biāo)題標(biāo)注。公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，不能缺項，不能省略發(fā)文機關(guān)名稱。凡3個以下機關(guān)聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)列出所有發(fā)文機關(guān)名稱;4個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，可采用排列在前的發(fā)文機關(guān)名稱加“等”的方式。
標(biāo)題中一般不用標(biāo)點符號，確需使用的，可用書名號、引號、頓號、連接號、括號。如《河北省人民政府關(guān)于做好“7·21”洪澇重災(zāi)區(qū)恢復(fù)重建工作的指導(dǎo)意見》、《河北省突發(fā)事件應(yīng)對條例(草案)》、《中共河北省委河北省人民政府關(guān)于印發(fā)<河北省黨政機關(guān)公文處理工作實施細則>的通知》。
2.主送機關(guān)標(biāo)注。主送機關(guān)就是公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。省政府部門向省政府報送請示或報告類公文，規(guī)范化稱謂是“省人民政府”。省政府部門的規(guī)范化簡稱，也應(yīng)當(dāng)規(guī)范使用，例如，省發(fā)展和改革委員會，可簡稱為“省發(fā)展改革委”;例如，省科學(xué)技術(shù)廳，可簡稱為“省科技廳”。
3.正文表述。正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示公文的正文。特別是幾個部門聯(lián)合行文公文標(biāo)題過長，必要時可以縮減標(biāo)題字數(shù)，把公文首頁留出一些空間用來寫正文內(nèi)容，避免出現(xiàn)公文首頁只有標(biāo)題沒有公文內(nèi)容的情況。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次采用“一”、(一)、“1”、(1)標(biāo)注;一般第1層用黑體字、第2層用楷體字、第3層和第4層用仿宋體字標(biāo)注。正文中標(biāo)準(zhǔn)字數(shù)是每個頁碼22行，每行排28個字。
4.附件說明表述。附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文之下空一行左空2字位置編排“附件”二字，后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。如果有多個附件，則依次單獨成行向下排列。附件名稱后不加標(biāo)點符號。
5.發(fā)文機關(guān)署名標(biāo)注。這是新增加的要素。發(fā)文機關(guān)署名要用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱�！秾嵤┘殑t》規(guī)定，從2013年7月1日起，無論是上報公文還是下發(fā)公文，發(fā)文機關(guān)都要署名。政府部門制發(fā)的公文包括發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、發(fā)文機關(guān)印章。三個要素都不能缺少。聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序橫向依次整齊排列在相應(yīng)位置。
6.成文日期標(biāo)注�！秾嵤┘殑t》規(guī)定，從2013年7月1日起，公文的成文日期均用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。這里要把握好兩點，一是沒有主送機關(guān)和發(fā)文機關(guān)署名的公文，成文日期加括號標(biāo)注在標(biāo)題下方;二是有主送機關(guān)和發(fā)文機關(guān)署名的公文，標(biāo)注在發(fā)文機關(guān)署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標(biāo)注，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，不能用漢字標(biāo)注。標(biāo)注的年、月、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如“2013年7月1日”，不能寫成“13年07月01日”。
7.印章加蓋。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文、紀(jì)要和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合行文時，聯(lián)署機關(guān)印章要與發(fā)文機關(guān)署名相對應(yīng)，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排不超過3個印章。印章用紅色，印章要壓住成文日期，不得出現(xiàn)空白印章。
8.附注標(biāo)注。附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。主要標(biāo)注公文的傳達范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等，一般加括號標(biāo)注于成文日期左下方。上報的請示類公文必須標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機關(guān)在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)事項。
9.附件標(biāo)注。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要另面編排，與公文正文一起裝訂，如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字，有2個以上附件時，應(yīng)標(biāo)注附件順序號。附件要準(zhǔn)確規(guī)范進行排列。
(三)版記部分四要素。
1.抄送機關(guān)標(biāo)注。抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或者知曉公文的上級、下級和無隸屬關(guān)系的其他機關(guān)。抄送機關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。抄送機關(guān)的排列順序一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定。不同級別的抄送機關(guān)，依照先上級機關(guān)、再平級機關(guān)、后下級機關(guān)的順序排列。抄送機關(guān)一般不寫機關(guān)負責(zé)同志個人。
還有一個新的變化，《實施細則》規(guī)定，從2013年7月1日起，公文取消了主題詞，今后各類公文都不再標(biāo)注主題詞了。
2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。這里是指公文的送印機關(guān)和送印日期。制發(fā)公文的部門印發(fā)機關(guān)一般寫其部門辦公廳(室)，如“河北省人民政府辦公廳”，時間寫“2013年7月1日印發(fā)”(印發(fā)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，不能用漢字標(biāo)注)。
3.頁碼標(biāo)注。這里是指公文頁數(shù)順序號。公文的頁碼標(biāo)注有兩種標(biāo)法，一是公文正文包括幾個附件，其中都是正文的組成部分，必須把所有附件內(nèi)容列入整個公文的整體部分，統(tǒng)一編排頁碼，印刷版記標(biāo)在公文的最后。二是公文有幾個附件，但是各有其獨立性，或者是單獨排版，或者是單獨裝訂自成體系，應(yīng)按其文件的內(nèi)容特點編排。
4.二維條碼標(biāo)注。這是《實施細則》根據(jù)公文實踐增加的。從2000年以來，省政府暨省政府辦公廳文件一直在用。
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