2016關于黨政機關公文處理工作條例重點內容解讀
新中國成立至2000年，我國黨政機關共發(fā)布了9個有關公文處理工作的法規(guī)規(guī)章。
新頒布的《黨政機關公文處理工作條例》與原《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》相比，不同之處主要表現在以下幾個方面：
一是注重繼承保留，文種數量相對減少。
原《條例》中規(guī)定的黨的機關使用的主要文種有14個;原《辦法》中規(guī)定的國家行政機關使用的主要文種有13個。9個相同，9個不同，共18個。去掉了指示、條例、規(guī)定。
新《條例》規(guī)定的主要文種有15個，即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。
二是原則上不區(qū)分黨政機關文種適用對象。
鑒于《條例》中列入的15個公文文種大多是黨政機關互相適用，所以在《條例》文種的適用范圍表述時原則上不指定哪個文種適用于黨的機關，或哪個文種適用于行政機關，只有命令(令)、議案兩個文種例外。
命令(令)的發(fā)布機關須有一定的權威性，使用權限受到嚴格限制，限定在行政機關及其法定代表，其他單位和個人不能發(fā)布命令(令)。
議案的發(fā)布主體是各級人民政府。
三是15個文種適用范圍表述的變化。
《條例》中規(guī)定的15個文種，其中意見、請示、公告、議案、批復、函6個文種的適用范圍仍按原來的內容表述。其他9個文種，根據工作實際，對適用范圍的表述作了一定修改。
現在的表述更為簡潔、精煉、準確，更加科學、合理、嚴謹，符合我國黨政機關行文時文種使用的實際情況。
今天我重點介紹公文種類、公文格式和公文管理這三部分內容。
一、公文種類
新的公文種類一共是15個，除了原有行政機關的13個文種之外，又增加了決議和公報兩個黨委系統(tǒng)的文種。下面就簡單介紹一下這15個文種大致的用途。第一個文種是決議，適用于會議討論通過的重大決策事項，這個文種是中央層面使用的，省里和我們市里不使用。第二個文種是決定，適用于對重要事項做出決策和部署，嘉獎有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。第三個文種是命令，也叫做令，適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員，目前市級政府的令在政府法制辦管理，主要是發(fā)布政府規(guī)章用。第四個文種是公報，適用于公布重要決定或者重大事項，公報這個文種是黨口用的，而且是中央層面用的。第五個文種是公告，適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項，也是中央層面用的，屬于國家授權機關使用、向國內外宣布的，我們經常在報紙上面看的公告有的不屬于文件，就是一個告示，不屬于文種。第六個文種是通告，適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項，這個各個層級都可以使用。第七個文種是意見，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見在15個文種里面是最特殊的，三個行文方向都可以用，在上行文的時候主要是向上級機關就有關工作事項提出建議;用于下行文的時候主要是對一些重要問題發(fā)表見解、提出處理辦法和指導性意見等，這與通知有一點類似，但意見提的措施相對原則一些，政策性宏觀一些，通知在具體操作層面上多一些;用于平行文的時候主要是就某些工作事項提出意見供對方參考。第八個文種是通知，適用于發(fā)布傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項、批準轉發(fā)公文。第九個文種是通報，適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。通報還有一個作用，就是某項工作開展到一定階段、比如半年或者一個季度需要總結的時候，開展過程中存在一些問題、需要重新再部署的時候，可以使用通報這個文種。第十個文種是報告，適用于向上級機關匯報工作、反映情況、回復上級機關的詢問。第十一個文種是請示，適用于向上級機關請求指示批準事項。第十二個文種是批復，適用于答復下級機關請示事項。第十三個文種是議案，適用于各級政府按照法律程序向同級人代會提請審議的事項，這個文種是專門政府對人大用的。比如市政府有些條例，在地方屬于法規(guī)類的，需要向人大提請審議，用議案這個文種。第十四個文種是函，適用于不相隸屬機關之間上下工作詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等，除了上下級關系之外的都可以用函這個文種。最后一個文種是紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項，這個文種原先叫會議紀要，這次新改的公文條例作為文種把會議兩字取消了。上面大致介紹了一下十五個文種具體的用途。
二、公文格式
下面重點講一下公文格式，一共18個要素，結合平時工作中遇到的具體問題給大家介紹一下。公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)布機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等18個要素組成。新舊公文條例對比，這次新增了兩個要素，一個是發(fā)文機關署名，一個是頁碼。一共有7個要素名稱發(fā)生了一些變化，叫法上不一樣了。刪除了一個要素——就是主題詞表。
公文格式要素分為公文版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分割線以上的部分稱為版頭，一共是6個要素，分別是份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號和簽發(fā)人。公文主體的部分為紅色分割線以下，末頁首條分割線以上的部分，一共是9個要素，分別是標題、主送機關、正文、附件說明、印章、發(fā)文機關署名、成文日期、附注，還有一個附件。版記部分是這兩條線中間的這一個部分叫版記，一共是2個要素，分別是抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。最后一個要素在版心外是頁碼。
第一個要素，份號，是公文印制份數的順序號，涉密公文應當標注份號，按照這個規(guī)定，如果是不涉密的可以不標注份號，但是實際用的時候我們都標注份號，在歸檔、管理等，帶編號的話會方便很多。份號一般是用6位3號阿拉伯數字頂格并排在版心左上角第一行。
第二個要素是密級和保密期限，涉密公文應當根據涉密程度分別標注絕密、機密、秘密和保密期限，市里沒有定絕密的權力，一般都是機密和秘密，保密期限大家結合實際盡量，能定還是定。密級這幾個字一般都是用3號黑體字頂格編排在版心左上角第二行，如果需要同時標注保密期限，密級和保密期限之間用五角星隔開，數字是用阿拉伯數字標注。
第三個要素是緊急程度，分為特級和加急兩種，如果是電報分為特提、特級、加急和平級四個等級，如果份號、密級和緊急程度，要同時編排的話，按照上下順序進行編排，如果密級后面沒有期限的話，正常排，后面就空一個字，如果后面有秘密等級、保密期限的話，那么前面的空格就沒有了，他跟上面的編排應該是對齊的關系。
第四個要素是發(fā)文機關標識，它由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字組成。聯合行文時發(fā)文機關的標識，可以并用聯合機關名稱、主辦機關名稱排列在前，也可以單獨用主辦機關的名稱，建議大家如果聯發(fā)單位少的話，把所有的單位都列上，收文機關一看就知道是聯合發(fā)文，效果是不一樣的。發(fā)文機關的標識居中排布。
第五個要素是發(fā)文字號，發(fā)文字號是公文的身份標識，在文件登記、查詢引用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)有重要作用。發(fā)文字號由發(fā)機關帶字、年份、發(fā)文順序號組成，聯合行文的時候使用主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號用三號仿宋體，中間這個年份的括號是六角括號，不是中括號，后面的順序號前面不用標記序位，比如說1的話就寫1，不寫01。發(fā)文機關代字，沒有統(tǒng)一規(guī)定，具體根據各單位實際情況，一是結合單位的職能，同類型機關的不能重復，起名不能相近，字數不能太多，正常一般在五個字以內。
第六個要素是簽發(fā)人，上行文應當標注簽發(fā)人的姓名，由簽發(fā)人加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成。上行文的時候發(fā)文機關標識、發(fā)文字號居左空一個字，簽發(fā)人居右空一個字，發(fā)文字號就不是居中了，簽發(fā)人和發(fā)文字號都是三號仿宋體，簽發(fā)人這三個字是楷體，這是字體的要求。
第七個要素是標題，標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，標題要能概括公文的主要內容，作用在于向閱讀者傳達公文的基本內容，也就讓別人一看到標題就知道內容。標題不能太羅嗦。標題是用二號小標宋體字，分一行或者多行居中排布。公文標題在回行時要做到詞義完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當、標題排列應當使用梯形和菱形。標題中除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，像印發(fā)方案或者通知，方案都沒有書名號，轉發(fā)上級文件的都沒有書名號。如果在事由部分出現多個事業(yè)機關人名等并列時，每個機關人名之間應該用頓號分開，不使用空格。文種的選擇不是隨意確定的，是根據發(fā)文機關的權限、發(fā)文機關和收文機關之間的關系以及發(fā)文的目的和要求確定的。正確的選擇文種會給公文的形成和辦理帶來便利，有助于維護公文的嚴肅性和有效性。因為15個文種，每個文種的作用和用途都是不一樣的。起草文件的時候首先要知道這個文件是往上報的還是往下發(fā)的，還是平行機關的，那么這3個方向你就可以篩選。上報的一共四個文種，剩下的下發(fā)的和平行機關，你就可以選擇一個合適的文種進行使用。在轉發(fā)公文時，經常遇到的標題問題，一個是被轉的公文是通知，這時候標題只需要保留一個通知，其他的通知就可以去掉，比如大連市人民政府轉發(fā)遼寧省人民政府關于……的通知的通知，這個就可以改為大連市人民政府轉發(fā)遼寧省人民政府關于……的通知，就是省掉了一個通知。第二種是多次轉發(fā)的公文，這時候可以省去中間過渡的機關，直接轉始發(fā)文機關和始發(fā)文的標題，舉個例子就是大連市人民政府辦公廳轉發(fā)省政府辦公廳轉發(fā)省民政廳等部門一個意見的通知的通知，那么這個標題中間就可以省略為大連市人民政府辦公廳轉發(fā)省民政廳等部門一個意見的通知，標題里省略了，但是正文中一定要說明轉發(fā)的情況，標題把省政府省略了，正文中要把它補充完整。
第八個要素是主送機關，他是公文的主要受理機關，他負有對公文內容進行了解答復、簽復或貫徹執(zhí)行的職責，應當使用機關全稱或規(guī)范化的簡稱，或者同類型機關統(tǒng)稱。同類型機關統(tǒng)稱就是在市里經常見各區(qū)市縣、市政府各委辦局，這類叫機關統(tǒng)稱，因為沒有辦法一一列出來，如果主送機關名稱過多，導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記的部分，放在抄送機關上一行，與抄送機關之間不加分割線，但是這種情況建議大家不要使用，上行文不可能出現主送機關過多，基本都是報一個單位，報告也不會報太多，1個2個可能就差不多了，這種情況主要發(fā)生在下發(fā)文，下發(fā)文如果過多可以使用統(tǒng)稱的形式。
第九個要素是正文，正文是公文的主體，用來表述公文的內容。公文的首頁必須顯示正文，就是第一頁必須有正文的內容，不能只有一個標題。公文顯示不了正文的主要情況主要就是聯合發(fā)文，聯合發(fā)文過多的話，通過調整字距，把字號縮小，行距變窄，或者簽發(fā)人字號密集、調整，使首頁有正文。正文中關于阿拉伯數字和漢字的用法應該按照國家標準執(zhí)行，大致的要求就是除了一些約定俗成的，比如說橫七豎八這一類用漢字，其他正常表示數值、數量關系的都是用阿拉伯數字。正文中涉及字母詞的應該嚴格規(guī)范，一般不應使用字母詞，如果確需使用應當在文中首次出現時以擴注方式注明漢語的譯名，如使用GDP這個概念，應該以GDP(國民生產總值)的方式引用，第一次出現的時候應該括注上，以后再出現的話就可以直接使用字母詞。當正文中需要引用其他公文時，要按照先引標題，后引發(fā)文字號的方式進行引用。正文編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空兩個字，回行頂格。文中結構層次順序依次可以用一、(一)、1標注，順序可以從前往后跳著使用，但不能反過來跳，還有就是阿拉伯數字后面的小圓點不是頓號，這個大家注意一下。正文用三號仿宋體字，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，其他的都是用仿宋體，文件里一共就3種字體，這是國家條例里面規(guī)定的，文件中沒有加黑加粗那種說法。另外按照標點符號的用法，這也是國標規(guī)定，標有引號的并列成分之間，標有書名號的并列成分之間，通常不用頓號，若有其他的成分插在并列的引號或者書名號之間，用頓號。
正文寫作的總體要求一共有四個，第一個是政策要合規(guī)，公文內容必須符合黨的路線、方針政策以及上級機關的文件精神，符合國家的法律法規(guī)，內容必須具有指導性、針對性和可操作性。起草文件的時候首先一定要查找上級文件，類似的國家法律法規(guī)規(guī)定，尤其目前國家政策調整非�？斓臅r候，有時候正在調整、沒有出臺，起草文件的時候我們除查找現有的、已經出臺的規(guī)定，還要向上級部門了解一下是不是正在起草新的規(guī)定、新的精神，以免文件下發(fā)以后，國家出臺新的文件了，出現了新的沖突，這方面要注意一下。第二個文件必須針對性要強，指導性和創(chuàng)造性要強。下發(fā)的文件尤其是下發(fā)的指導文件你要針對什么問題、什么事情，針對這些問題采取哪些措施，一定要具體指導收文單位如何操作。第三個要求是要實事求是，公文是用來指導實際工作、解決現實問題的應用文章，公文寫作必須尊重客觀規(guī)律，全面準確地反映客觀情況，不能隨意夸大或者縮小。文件和議論文、報紙、新聞稿件的作用是不一樣的，它是給領導做決策用的或者指導工作用的，所以文件的內容出現偏差的話，比如一般成績告訴領導非常好，那么領導做出的決策就偏樂觀了，跟實際的東西就會出現偏差;本來問題很嚴重，你告訴領導不是很嚴重，那么領導做出的決策也會出現很大的偏差，所以要一是一、二是二，不能隨意夸大或者縮小。第四，結構要嚴謹，公文寫作要注意文章的整體構思，力求做到主題集中、重點突出、詳略得當、結構完整、表達順暢、這跟一般的寫作要求是一樣的。第五個要求是語言要簡潔，公文寫作要開門見山、直截了當，在簡潔明了的'基礎上力求寫的生動，不宜使用可能、大概、也許等模糊的詞語，盡量少用形容詞、副詞，語言要通俗易懂。擬寫公文要做到人名、地名、數字、引文正確。
第十個公文要素是附件說明，即公文附件的順序號和名稱。如果附件名稱過長，需要回行的時候，回行是根附件名稱開頭的字對齊，而不是回到文件的最左端。還有附件如果是表的話，把附件改成附表了，這也是錯誤的。多個附件的時候中間不需要分號或者其他的標點分隔。在正文中，如果寫明報送、批轉、轉發(fā)、印發(fā)等，后面附著的內容不是公文的附件，因此在附件說明處不必標注相關內容，報送、轉送、轉發(fā)、印發(fā)一類的，本身就是公文的主體部分，不是附著的內容。
第十一個要素是發(fā)文機關署名，署發(fā)文機關的全稱或者規(guī)范化簡稱。這里應該注意發(fā)文機關署名應該與發(fā)文機關的標識、標題發(fā)文機關名稱相一致，這一共有三個地方，就是紅頭部分標題部分、標題前面發(fā)文機關名稱、發(fā)文機關署名這三個地方要一樣。
第十二個要素是成文日期，是公文生效時間，是黨政機關公文生效的重要標志。署會議通過，或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。正文日期由漢字改為阿拉伯數字，年份應該標全稱，月日不標序位。
第十三個要素是印章。公文加蓋印章是體現公文效力的表現形式，是公文生效的標志，也是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁�。印章用紅色，不得出現空白印章。聯合下發(fā)文件所有的聯署行文機關均須署名并加蓋印章，按照這個規(guī)定下發(fā)文的時候所有單位都要加蓋印章，但是我建議大家不管下發(fā)文還是上行文，聯合行文的所有單位、所有文件都要加蓋印章，這避免了以后有些文件說不清楚、解決糾紛打官司打不明白。當公文排版后所剩空白處不能容下印章時，可以采取調整行距、字距的措施解決。最標準的話，印章的上邊緣距離正文最后一行在一行之內，印章的下邊緣和成文日期的下邊緣是相切的，這是最規(guī)范的。這里要注意一下，成文日期是居右空四個字，原先是空兩個字。發(fā)文機關署名是以成文日期為準，居中排布，兩個單位聯合發(fā)文的，原先是成文日期放在中間，一邊一個印，現在成文日期是跟在最后一個單位。不管是幾個單位聯合發(fā)文，成文日期始終是右面空4個字，始終是跟在最后一個單位的下面，這些單位的印章不能互相交叉，排列順序是從左到右、從上到下，要與紅頭的順序是一樣的，順序不能發(fā)生錯誤。下面介紹一下兩種不加蓋印章的編排方式，不加印章的用途主要是轉發(fā)上級機關的文件，轉發(fā)上級機關的不能把上級機關的印章給套下來，只能落他的署名和成文日期，這種情況下就要用這種編排方式。這種時候發(fā)文機關署名和正文間空是一行，成文日期和發(fā)文機關署名，看他倆誰的長，誰的長誰居右空兩個字，另一個以他居中。第十四個要素是附注，是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如果有附注，居左空兩字，加圓括號編排在正文日期的下一行。請示公文應該在附注處標明聯系人姓名和電話。凡是公開的文件，標注一個時間公開發(fā)布，如果大家看到文件標注是公開發(fā)布的，到相應的政府網站都能查到這個文件。
第十五個要素是附件，是公文正文的說明或者參考資料。附件應該另頁編排，并在版記之前與公文正文一起裝訂。附件后面原來是有一個冒號，現在冒號取消，用三號黑體字，它的標題和正文要求是一樣的。這里面注意一下，有些單位把附件放在版記后面了，這個是錯的，附件一定要在版記的前面，或者是在版記的前一頁，或者跟版記在同一頁，不能在版記的后面。如果附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號，并在其后標注附件二字及附件順序號。
第十六個要素是抄送機關，除了主送機關外需要執(zhí)行公文內容的其他機關，應當使用機關全稱或規(guī)范化簡稱或者同類型機關簡稱。還有翻印的例子，如果你要翻印上級文件，上級同意翻印的，要標注出來翻印機關，還有翻印日期。
第十七個要素是印發(fā)機關和印發(fā)日期，它是公文的授印機關和授印日期。印發(fā)機關是前面紅頭機關的辦公部門。印發(fā)日期一般跟前面的行文日期是同一天，有的可以晚一天兩天。
第十八個要素頁碼，我給大家介紹一句話，公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁都不編排頁碼。按照文件的規(guī)定，不管你正文的內容是多是少，版記都應該放在偶數頁碼上，就是放在雙頁上，不能在單數頁上，有的文件正文就排到四頁，版記怎么竄都竄不上去了，這5時候版記不能在第5頁，第五個空白頁和版記頁就不標注頁碼了。但是你也可以把前面行距拉大讓第5頁有正文，這樣你的文件就都有頁碼了。公文的附件和正文一起裝訂時，頁碼應當重新編排。
前面介紹了公文的十八個要素，下面再介紹兩種特定格式。一種是信函格式，就是函件，發(fā)文字號放在紅線的右邊第一行編排，首頁不標注頁碼，從第二頁開始標注頁碼，發(fā)文機關標識沒有文件兩個字，后面版記這一部分也沒有印發(fā)機關和印發(fā)日期。第二種是紀要，這個用途相對多一些，紀要的名稱根據自己的會議種類來起，紀要規(guī)定標注出席人員、請假人員和列席人員。
三、公文管理
下面簡單介紹公文管理有幾個重要事項。第一個公文確定密級前應當按照公文擬定的密級先行采取保密措施，確定密級后應當按照鎖定密級嚴格管理，絕密級公文應當有專人管理。很多單位有很普遍的現象，起草公文的時候不注意密級，不知道該不該加密，很多就在互聯網上起草，起草完事了，報告給領導了或者在這個過程中想起來應該保密，才想起采取保密措施，使用保密電腦，大家一定要非常注意，涉密的文件開始不采取保密措施的話可能已經泄密了，如果泄密，誰起草誰的責任，起草的時候就應該想這個文件保不保密，如果是保密的，一定不能在互聯網上起草，單位如果有單獨處理文件的電腦，要在那個電腦上處理，如果沒有，就應該在內網起草，也不能通過QQ郵件等傳送。上級的文件如果是涉密的，咱們起草文件一定要跟他同等級的加密，這樣就不會出現保密問題。大家還要注意，就是密碼電報，見到密碼電報的時候一定要特別注意，因為密碼電報的保密是一個系統(tǒng)，它不是單個文件的保密，密碼電報一定不能出事。另外，公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定，不能自己擅自解密，不能擅自復印。
第二條是公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行，需要變更的，應當經過發(fā)文機關批準。比如讓你傳達到軍級的，副市長和下面級別的一定不能給;讓你開會傳達，你就不能把這個文件復印傳達，這個大家要注意。
第三條就是匯編機密級、秘密級公文應當符合有關規(guī)定，并且經過本機關負責人批準。這塊大家注意，能不復印就不復印，復制匯編的公文按原件管理。
第四條是公文的撤銷和廢止，它由發(fā)文機關、上級機關，或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規(guī)規(guī)定確定，公文被撤銷的視為自始無效，公文被廢止的，致廢止的日期失效。
第五，涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀，有些市委要求原件返回市委的，不能自己隨意銷毀，大家要注意盡量把涉密文件盡快返回到辦公室文件管理部門統(tǒng)一銷毀或者清退。
第六，不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀，銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定進行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷，個人不得私自銷毀，不得留存涉密公文。
第七條，機關合并時全部機關公文應當隨之合并管理，機關撤銷時需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定提交檔案管理部門，工作人員離崗、離職時所在機關應當督促其將暫存借用的公文按照有關規(guī)定移交和清退。
下面大致介紹一下幾種常用文件的基本寫法：
第一類是通知，通知是最常用的公文，作用最多，數量最多，適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬的公文，傳達下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知的類型，第一是批轉型通知，是用以傳達外機關單位文件;第二類型是事項型通知，用于布置工作、安排開展活動、解決實際工作中某些問題、發(fā)布各種政策、告知召開會議等;第三類型是任免通知，按人員管理權限，由上級機關決定任免人員，用通知形式向指定范圍公布。通知的寫法，第一是轉發(fā)型通知，可以直接轉發(fā)不提要求，也可以除了轉發(fā)外結合實際工作再提一點要求。第二種是事項型通知，一般分為緣由、事項兩部分。緣由部分說明文件起草的依據、目的和意義，事項部分把要布置的工作或需要周知的內容分條列項闡述清楚，一般寫明目的、要求措施辦法等。第三類是任免通知的寫法，一般就寫任免的依據、人員姓名、職務即可。
第二文種是請示，請示是機關經常使用的一種上行公文，用于向上級機關請求指示批準事項，多用于機構設置、審定編制、人事任免、重要決定重大決定、大型項目安排等。請示在寫作，第一要注意不能將請示寫成報告，或者寫成請示報告，請示報告這是錯誤的。請示的正文要包括緣由、事項和結語三部分。緣由是請示事項所要求的理由即依據，請示事項要符合法規(guī)、符合實際、具有可行性和可操作性，請示的結語如果規(guī)范的話都是特此請示、請予批復，或者特此請示。請示有四條基本要求：第一個要求就是一文一事，請示需要領導進行批復研究同意還是不同意，如果一個文請示兩件事、幾件事，弄到一起的話，可能會影響文件辦理。第二個要求是單頭請示，就是一個件一個主送機關。第三個要求是不能越級行文。第四條是不能抄送下級。
第三個文種是報告，是使用頻率較高的行政公文之一，適用于向上級機關匯報工作、答復上級機關的詢問。報告一般分工作報告、情況報告和答復報告。工作報告用于下行機關向上級機報告某一階段的正常工作，有總結性報告和專題性報告兩種。情況報告用于將本地區(qū)、本單位突然發(fā)生的重大事項或者在一定范圍內帶有傾向性的事項及時向上級機關報告。答復報告有的是答復上級對群眾來信中反映問題的提問，有的是上級批示下級查辦或者詢問有關情況后、下級辦理完需要書面答復。
最后介紹一下紀要的寫法，紀要是會議的工具，適用于記載傳達會議情況和一定事項，主要用于指導下級機關和單位執(zhí)行會議議決事項。會議紀要要想寫好，首先要充分熟悉會議情況和材料，把握會議精神，然后按照會議紀要特定的結構寫法要寫作。紀要的正文一般包括兩部分，第一部分是前言也是導語，這一部分基本概述會議的基本情況，主要介紹會議的召開單位、時間地點及主要議題，有的還要交代召開會議動因和目的、主要領導同志的活動情況、以及會議產生的意義和作用等。第二、紀要的主體部分，是會議紀要的核心，要求準確簡明地寫出會議討論的問題及結果，會議議決的事項，今后工作的指導思想、指導步驟，采取的措施等。大家要注意，不能把領導講話原封不動地或者基本不動地變成會議紀要，要把主要的、對工作有具體要求的，一條一條寫出來。還有大家要重視會議紀要，對于歷史查詢等經常有很重要的作用。會議紀要一般發(fā)參會單位，個別雖然沒有參會，但確實涉及的，發(fā)文也應該發(fā)到。今天大致就講到這里，歡迎大家會后繼續(xù)交流，謝謝。
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