企業(yè)制定規(guī)章制度的14個要點
規(guī)章制度之于企業(yè)的意義無疑企業(yè)的"內(nèi)部憲法"，無規(guī)章制度則企業(yè)的用人管理喪失了根本。但實務(wù)中，部分企業(yè)對規(guī)章制度認識不明、對規(guī)章制度的設(shè)計也存在諸多疏漏之處。本篇采用全景解析的模式，為企業(yè)如何設(shè)計合理合法的規(guī)章制度提供意見。
一、規(guī)章制度的制定主體
對規(guī)章制度的制定主體，目前勞動法、公司法中均未明確規(guī)定，僅籠統(tǒng)地說明制定規(guī)章制度的主體是用人單位，但從《公司法》第三十八條、第四十七條規(guī)定來看，公司制單位的規(guī)章制度的制定主體是股東會和董事會，即公司的意思機關(guān)是公司規(guī)章制度的合法主體。推而廣之，非公司法人企業(yè)由其實際控制人制定規(guī)定制度，合伙企業(yè)由其合伙人協(xié)議制定，個人獨資企業(yè)和個體工商戶由出資人或者負責人制定。
同時對規(guī)章制度制定主體中存在著"單位職工共決制"和"共議單決說"，前者是依據(jù)《勞動合同法》第四條，規(guī)章制度由單位和職工共同參與制定，后者依據(jù)是《公司法》第十八條第三款，這兩點的矛盾目前存在爭議，有待于立法的明確。但一些地方性規(guī)定中對此作出了明確，建議企業(yè)制定規(guī)章制度時須參考本地地方性規(guī)定。
二、規(guī)章制度的生效
規(guī)章制度要用于實務(wù)管理，還必須履行一定的生效程序，即民主程序和公示程序。公示程序是指用人單位規(guī)章制度必須告知職工，滿足員工對規(guī)章制度的知情權(quán)。但法律并未規(guī)定公示的方式，實務(wù)中單位可以采用告知確認書、規(guī)章制度培訓(xùn)、員工手冊簽收等方式履行告知義務(wù)，但一定要注意保留告知相關(guān)證據(jù)，防止因告知舉證不能造成不必要損失。
民主程序目前法律的規(guī)定有所松動，最高院《關(guān)于審理勞動爭議適用法律若干問題的司法解釋四意見稿》第七條，"勞動合同法施行后，用人單位制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項，未經(jīng)勞動合同法第四條規(guī)定的民主程序，不能作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)"。但正式頒行的《解釋四》中已刪除此項規(guī)定。各地對未經(jīng)民主程序的規(guī)章制度一般采取保留的態(tài)度，只要規(guī)章制度內(nèi)容合法，即可作為仲裁或法院處理勞動爭議的依據(jù)。
三、規(guī)章制度的內(nèi)容約束
《勞動合同法》第四條以不完全列舉的方式概括了規(guī)章制度的內(nèi)容，但規(guī)章制度的內(nèi)容并非隨意制定，而是受到三個方面的約束：首先是職工本人的約束，規(guī)章制度內(nèi)容違反法律法規(guī)，侵犯職工利益時，職工可以據(jù)此解除勞動合同并要求單位支付經(jīng)濟補償金;二是勞動合同或集體合同的約束，企業(yè)管理中有三個層級，第一層是勞動合同管理職工個體，第二層是集體合同規(guī)定全體職工基本條件，第三層是規(guī)章制度統(tǒng)領(lǐng)管理，但三個層次的有位階順序，規(guī)章制度的內(nèi)容不能與勞動合同、集體合同相沖突，否則其內(nèi)容不能得到認可;最后規(guī)章制度的內(nèi)容還收到工會的約束，工會如認為企業(yè)規(guī)章制度內(nèi)容違反法律規(guī)定可以向企業(yè)提出建議要求修正。
四、規(guī)章制度的違法救濟
規(guī)章制度的違法救濟沿承《勞動法》規(guī)定的行政、司法兩種救濟手段。行政救濟中，單位規(guī)章制度違法的，勞動行政部門有權(quán)依法予以責令改正并進行處罰。司法救濟途徑體現(xiàn)在規(guī)章制度對職工的約束力，如規(guī)章制度違法，在勞動爭議處理中，法院或仲裁部門可以不作為審理勞動爭議案件的依據(jù)，則企業(yè)依據(jù)規(guī)章制度作出的懲處措施也就不能得到認可。同時員工也可以以規(guī)章制度違反法律法規(guī)、損害勞動者權(quán)益為由解除勞動合同，并要求單位支付經(jīng)濟補償金。
五、規(guī)章制度與違規(guī)解除
一般來說，單位單方解除行為中，依據(jù)《勞動合同法》第三十九條第二項"嚴重違反用人單位規(guī)章制度"作出解除行為是比較常見的，也是單位解除行為中最簡便的一項。但采用這種解除方式需要注意兩點：一是"嚴重程度"的認定，企業(yè)可以在規(guī)章制度中將違反規(guī)章制度分為兩個層次，一般違反和嚴重違反，同時規(guī)定一般違反累計為嚴重違反，并就一般違反的類型和嚴重違反的類型予以明確化，從而防止因嚴重程度不明而導(dǎo)致企業(yè)違法解除;二是規(guī)章制度中多采用概括性約定、類型化約定的方式，企業(yè)管理中不能事無巨細均能在規(guī)章制度中體現(xiàn)，故針對規(guī)章制度采用概括性、類型化規(guī)定，可以在一定程度上防止規(guī)章制度未能明確規(guī)定的行為，如約定"造成企業(yè)損失超過1000元的視為嚴重違反規(guī)章制度"，就是從損失數(shù)額的角度囊括各類損失行為。
六、招錄入職制度
招錄入職是企業(yè)員工管理的第一道關(guān)口，招錄入職的風(fēng)險點在于三點：1、防止招錄廣告出現(xiàn)就業(yè)歧視，目前司法實踐中已經(jīng)出現(xiàn)因就業(yè)歧視員工索賠的案件，因此需要單位制定招錄廣告時細加斟酌，防止出現(xiàn)年齡、身份、性別、地域、學(xué)歷等就業(yè)歧視;2、把好入職體檢關(guān)，企業(yè)可以在招錄中注明員工必須提交正規(guī)醫(yī)院出具的體檢報告，并將體檢報告作為錄取條件之一，防止因員工身體羸弱產(chǎn)生后續(xù)糾紛;3、明確錄用條件。錄用條件是單位試用期解除員工的重要依據(jù)，如錄用條件不明則單位不能行使錄取解除權(quán)，因此必須通過錄用條件確認書或者錄用條款等方式明確錄用條件。
七、勞動合同管理制度察
勞動合同管理制度是企業(yè)規(guī)章制度中一項重點，勞動合同管理立足于勞動合同訂立、變更、解除、終止、勞動合同監(jiān)控五個方面。勞動合同管理最主要就是規(guī)范化，目前圍繞勞動合同存在的爭議包括雙倍工資、無固定期限勞動合同、違法變更、不當解除和違法終止，因此企業(yè)一方面要注意勞動合同管理的合法合規(guī)性，另一方面要做好勞動合同的日常監(jiān)測工作，將勞動合同管理中出現(xiàn)的風(fēng)險及時發(fā)現(xiàn)、及時處理，避免矛盾的長期累積，造成對企業(yè)不利的后果。
八、薪酬制度
薪酬制度的制定要注意薪酬的構(gòu)成和薪酬的激勵性兩個要件，薪酬的構(gòu)成可以采用"三結(jié)合"的模式，短期薪酬與長期薪酬的結(jié)合、固定薪酬與浮動薪酬的結(jié)合、法定薪酬與約定薪酬的結(jié)合，一方面節(jié)省企業(yè)薪酬開支，另一方面采用薪酬激勵員工工作;薪酬的激勵性，要做好薪酬的市場調(diào)查和薪酬層次分配，市場調(diào)查立足于制定有行業(yè)、區(qū)域競爭力的薪酬數(shù)額，吸攬優(yōu)秀人才;薪酬層次分配，著力于建立薪酬的內(nèi)部競爭體系，激勵員工上進心，保持企業(yè)發(fā)展活力。
九、崗位制度
當前的崗位制度中，調(diào)崗是一大難題。企業(yè)可以采用崗位合同和競聘上崗相結(jié)合的制度實現(xiàn)合法的崗位調(diào)動。具體操作方法是將勞動合同期限分割為若干個崗位合同期限，崗位合同期滿，實行競聘上崗制度，如不能競聘上的，則重新調(diào)換崗位，重新訂立崗位合同。采用此種方式單位可以將崗位變更轉(zhuǎn)換為崗位合同的履行，避免了崗位變動的協(xié)商一致風(fēng)險。
但需要主要這種體制實行有一個前提，即績效考核的明確和公開性，不論是崗位合同還是競聘上崗其所依據(jù)的`都是職工績效考核的結(jié)果，因此企業(yè)實行浮動崗位制度的前提是必須建立明確、透明的績效考核制度。
十、病假管理制度
病假管理制度是針對患病員工所設(shè)定的特殊制度，實務(wù)管理中病假員工的管理存在虛假病假、小病大治、泡病假的現(xiàn)象，制定病假管理制度可以從三個方面考慮：一是制定嚴格的病假申請程序，并納入單位規(guī)章制度。病假申請實行審批制度，按照病假長度設(shè)置不同審批權(quán)限。未履行病假申請程序的，視為曠工;二是采用銷假審查制度，患病員工銷假應(yīng)當向單位提交相關(guān)醫(yī)療票據(jù)、診斷證明、病歷等材料留備審查。對虛假病假的認定可以采用復(fù)檢或電話回訪方式。復(fù)檢可以要求患病員工治愈后到單位指定醫(yī)院復(fù)查，驗證是否存在虛假病假;也可以要求員工提供診治醫(yī)生電話，通過電話回訪調(diào)查，防止員工弄虛作假。三是將虛假病假視為嚴重違反規(guī)章制度予以解除，增加員工泡病假的成本。
十一、考勤制度
考勤直接關(guān)系員工上下班時間、加班、位工資發(fā)放、員工管理等諸多內(nèi)容，但目前考勤制度中存在幾個誤區(qū)：
1.各類考勤方式共存，未能明確以何種標準確定工作時間。當前考勤方式多樣，包括電子考勤、門禁卡、指紋機、考勤單不一而足，對此應(yīng)當明確以那種方式作為工作時間的計算標準，如以門禁記錄作為統(tǒng)計工作時間的依據(jù)，規(guī)定門禁間隔時間為工作時間，則可以明示工作時間的計算方式，大大減少因工作時間不明引發(fā)的糾紛;
2.休息時間規(guī)定不明。有些單位規(guī)定每天工作,8小時，但并未規(guī)定中間有1小時休息時間。如此員工可能以為存在1小時加班時間或者因為休息時間內(nèi)發(fā)生事故而追究用人單位工傷責任。實踐中此類案件時有發(fā)生，這就需要我們在考勤制度中明確休息時間，最常見的是將工作時間規(guī)定為8:00-13:00，中間休息1小時，下午14:00-17:00;
3.考勤記錄缺乏簽名確認�，F(xiàn)在用人單位中普遍流行電子考勤、無紙化考勤，對此類考勤制度，筆者建議應(yīng)當首先在規(guī)章制度或者勞動合同中予以明示，并規(guī)定以電子考勤或者其他考勤方式作為工作時間記錄的依據(jù)，同時從控制風(fēng)險角度，還需要將電子考勤記錄定期交由員工簽字，確�？记谟涗浾鎸�、合法、有效。
十二、休假制度
按照法定的休假類型，一般用人單位設(shè)計的休假包括產(chǎn)假、病假、事假、年休假、探親假、婚喪假，這些假期法律對其均有明確的規(guī)定，但并未規(guī)定休假程序，用人單位可以通過休假制度對休假員工予以約束。如規(guī)定事假的審批流程和事由說明，并規(guī)定事假無工資，防止員工無節(jié)制請假;二要完善銷假審查制度，對員工請假類型、請假時間、請假材料在銷假時予以匯總，并建立審查機制，防止員工虛假休假。如產(chǎn)假提供醫(yī)院相關(guān)證明、探親假提供路程車票、事假說明請假事由。
同時需要注意對休假員工實行崗位填補和臨時負責人制度，員工休假導(dǎo)致一定時間期崗位空缺，對此可以考慮短期性用工，如招聘勞務(wù)派遣工、非全日制用工，也可以采用臨時負責人制度，管理崗位設(shè)立正副職，正職休假，副職負責的方式緩解崗位空缺，保障公司正常運轉(zhuǎn)。
十三、員工懲處制度
員工懲處是用人單位規(guī)章制度的重點，員工懲處制度的設(shè)計要注意三點：一是過錯累計制度，可以建立警告、記過、記大過、解除等階梯式的懲處方式，三次警告相當于一次記過，三次記過相當于一次記大過，三次記大過視為嚴重違反規(guī)章制度予以解除。如此既能保障員工工作條件的寬松，不會苛責員工，又能保障懲處制度的運作，真正起到震懾員工的作用;二要預(yù)先規(guī)定員工損失賠償計算方式。對員工因個人原因造成公司損失的，法律規(guī)定不明確，用人單位可以在規(guī)章制度中規(guī)定哪些情況下員工造成的損失需要承擔賠償責任，并規(guī)定損失賠償?shù)挠嬎惴绞�。如物流企業(yè)，可以規(guī)定員工因故意造成運輸車輛損毀的賠償責任，并規(guī)定以交警部門確定的責任范圍承擔損失賠償責任;三要明確員工懲處的執(zhí)行部門和幫助人，一般來說員工懲處是由人力資源部門或者行政管理部分負責，但這些部門可能并未員工的直接管理者，對員工實行懲處可能導(dǎo)致員工的抵觸，因此建議用人單位建立懲處幫助人制度，由員工的直接上級或者所在部門負責人和人力資源部一起負責員工懲處的實施，化解員工懲處的抵制情緒。
十四、離職制度
當前企業(yè)的離職制度過多羅列法律條款，將勞動合同法中關(guān)于離職的規(guī)定羅列作為企業(yè)處理員工離職的依據(jù)，這種操作方式有失柔性，筆者建議設(shè)立柔性離職操作模式：
1.建立離職談話制度，針對離職員工由部門主管或者HR進行離職談話，了解員工離職的心態(tài)和原因，多通過調(diào)解的方式化解員工矛盾。同時注意收集離職員工對企業(yè)的意見，針對共性意見改善企業(yè)管理方式;
2.建立離職員工信息登記制度。奉行"好馬也吃回頭草"的理念，將離職員工看做企業(yè)的資源，定期對離職員工進行回訪，了解離職員工的狀態(tài)，認識到離職員工對企業(yè)熟悉、工作熟悉的特點，把握好離職員工這一特殊的人力資源;
3.設(shè)立離職員工幫助制度，對離職員工的幫助包括提供再就業(yè)信息、辦理社保檔案轉(zhuǎn)移等，通過幫助制度一方面可以緩和員工的沖突心理，便于協(xié)商解決雙方糾紛;另一方面也可以建立離職員工對企業(yè)的感情，方便員工后期的回歸和商業(yè)合作。
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