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一年之計(jì) 從時(shí)間管理做起
有效的管理者知道，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會(huì)受到最稀有資源的制約。在我們稱(chēng)之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時(shí)間。但人們卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。
要提高管理者的有效性，第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形。事實(shí)上，許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來(lái)檢討。至少，有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。
半年之后，他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂，浪費(fèi)在種種無(wú)謂的小事上。經(jīng)過(guò)練習(xí)，他們?cè)跁r(shí)間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。
第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，盡可能將這類(lèi)活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問(wèn)自己下列三個(gè)問(wèn)題。
1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無(wú)助于成果。
將時(shí)間記錄拿出來(lái)，逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問(wèn)：“這件事如果不做，會(huì)有什么后果？”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。
然而許多大忙人，天天在做一些他們覺(jué)得難以割舍的事，比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類(lèi)，不知占去了他們多少時(shí)間。其實(shí)，對(duì)付這類(lèi)事情，只要審度一下對(duì)于組織有無(wú)貢獻(xiàn)，對(duì)于他本人有無(wú)貢獻(xiàn)，或是對(duì)于對(duì)方的組織有無(wú)貢獻(xiàn)。如果都沒(méi)有，只要謝絕就得了。
2.第二個(gè)該問(wèn)的問(wèn)題是：時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果？
我從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)一位管理者，在檢討過(guò)自己的時(shí)間記錄后，還不改變自己的習(xí)慣，將不必親自處理的事交給別人。
只要翻閱一下時(shí)間記錄，他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時(shí)間全用在不必要的事上了，而對(duì)于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過(guò)的事，他卻沒(méi)有時(shí)間來(lái)處理。其實(shí)他如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。
公務(wù)旅行就是個(gè)例子。帕金森教授在《帕金森定律》一書(shū)中指出：要迫使不勝任的上級(jí)主管退休，最好的辦法就是讓他不斷出差旅行。
3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪費(fèi)別人的時(shí)間。
這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來(lái)：去問(wèn)問(wèn)你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠(chéng)懇地問(wèn)他的下屬：“請(qǐng)你想想看，我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？”問(wèn)這樣的問(wèn)題，而且問(wèn)得對(duì)方敢說(shuō)真心話(huà)，才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi)。
許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間，然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題。他們怕因小失大，造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤，也能很快彌補(bǔ)。事實(shí)上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，工作就進(jìn)行得快多了。
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