如何管理外貿(mào)公司
如何很好的管理外貿(mào)公司呢？趕緊看看吧，以下是CN人才小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！
（一）組成人員
老板——追過程，求結(jié)果
望遠鏡——追求結(jié)果的同時，注重培育良好業(yè)務(wù)員良好的操作習(xí)慣；
外貿(mào)助理——做輔助、盯過程、勤匯報
平面鏡——協(xié)助業(yè)務(wù)員做好后勤工作，及時向老板匯報操作進展；
外貿(mào)業(yè)務(wù)員——強有力地正確執(zhí)行
顯微鏡——把事情做細，從小處入手，精細的做好每一件事情！
阿里客戶專員：幫助監(jiān)督過程、協(xié)調(diào)各部門、引導(dǎo)、激勵；
共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經(jīng)濟收入）！
（二）崗位職責(zé)與操作規(guī)范
——業(yè)務(wù)員
1.準(zhǔn)備報價單：
A 報價單采用文本形式，其優(yōu)點文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。
B 報價單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過詳細分析，最后確定。爭取同一產(chǎn)品能有針對不同地區(qū)或特點客戶的多種報價，如一般來講中東和東南亞地區(qū)的客戶對價格特別敏感，要求第一次報價就有競爭力，而美國的客戶對產(chǎn)品的附加值和服務(wù)比較關(guān)心，報價時就要考慮這部分的成本，同時要向客戶說明。
2.準(zhǔn)備電子樣本、圖片：由于您公司的產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品圖片攝影已非常專業(yè)，因此我們將對其進行掃描處理，當(dāng)然如有需要我們還可進行拍攝。您公司需對每份產(chǎn)品進行詳細表述，產(chǎn)品描述應(yīng)該包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、最小定單量、關(guān)鍵人、價格、國際認(rèn)證和技術(shù)參數(shù)等信息。
3.準(zhǔn)備實物樣本：需由設(shè)計和生產(chǎn)部門配合，每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品，便于寄樣。
4.接收客戶詢盤：具體操作人員每天至少三次收發(fā)email (早中晚各一次)，出差時請指定有關(guān)人員代為接收和處理查詢。
5.詢盤回復(fù)：
a.確保回復(fù)每一個查詢，不要覺得希望不大就忽略查詢，重要的是和潛在的買家建立良好的溝通，而不是立即有訂單。
b.及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內(nèi)完成，盡量爭取在兩小時內(nèi)完成，同時要確保報價準(zhǔn)確，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發(fā)出。
c.回復(fù)時盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強調(diào)優(yōu)勢所在,完整填寫公司名稱、創(chuàng)辦年份、總資產(chǎn)、年銷售額、獎項、聯(lián)系人、電話和傳真等，讓買家感覺我們是一家很正規(guī)的公司。
6.詢盤整理：由第三方提供專業(yè)的客戶管理工具。具體操作人員每天在買家發(fā)出查詢后, 第一步：接收和評級, 將所有詢盤按A、B、C、D級進行分組保存，第二步：建立買家數(shù)據(jù)庫：
定期向買家發(fā)送市場資訊，行業(yè)動態(tài)，公司新聞；
隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看；
新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品；
出差拜訪客戶；利用買家數(shù)據(jù)庫找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時間溝通；
參加商展；利用買家數(shù)據(jù)庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面；
利用買家數(shù)據(jù)庫寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問候及正常性商務(wù)問候；
利用買家數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)計工作；了解客戶源實力，地域，性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。
注：
A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。
B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。
C級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。
D級：意向不明確，但也有可能成交。
如果需要，每月由具體操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給企業(yè)營銷負(fù)責(zé)人。
7.客戶跟進：按ABCD級進行。
A級：每周2次；
B級：每周一次；
C級：每半月一次；
D級：每月一次；
1) 將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會認(rèn)識的客戶）放入CRM客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來自阿里巴巴的郵件查詢。
2) 每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒有和您聯(lián)系過，問過產(chǎn)品，如果以前有過聯(lián)系，當(dāng)時的進展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進行更有效的后續(xù)跟進；如果該客戶以前沒有聯(lián)系過，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。
3) 系統(tǒng)地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動，通知客戶，有可能的`話盡量邀請客戶去會展現(xiàn)場面談。
4) 經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來發(fā)直郵給所有問過產(chǎn)品的買家。
5) 常發(fā)新產(chǎn)品附件給買家。
6) 從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件。
TEL電話：針對A級客戶了解詳細的情況；
FAX傳真：傳真查詢用傳真回復(fù)（12小時以內(nèi)）；
POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設(shè)計一個反查詢表格隨信件一起發(fā)過去。
8. 客戶要求寄樣品：
a. 電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因為速度快而且成本為零，還有樣本可隨時更新。
b. 真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費，快件費倒付方式，如果客戶對產(chǎn)品確有誠意，他會主動提出到付，這樣的客戶希望很大，關(guān)鍵就取決于樣品質(zhì)量了。如果樣品量大，可以讓買家先由T/T方式匯到貴司帳號。
——外貿(mào)助理
1. 建立產(chǎn)品樣品圖片庫并編號登記供業(yè)務(wù)員人員更新產(chǎn)品信息，防止圖片引用沖突。
2. 為業(yè)務(wù)員開通并分配外貿(mào)管理軟件子帳戶，新人員上崗要及時開通軟件帳戶。員工離職立刻將帳戶凍結(jié)，轉(zhuǎn)移該帳戶下的客戶資源并分配給其他業(yè)務(wù)員，提醒業(yè)務(wù)員做好客戶跟進、解釋工作。
3. 新人員上崗培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容為外貿(mào)軟件日常操作。產(chǎn)品信息發(fā)布和更新，引導(dǎo)外貿(mào)人員使用公司統(tǒng)一外貿(mào)報價模板。將新同事介紹給其他外貿(mào)同事和其他部門同事。做好配合。
4. 協(xié)助外貿(mào)人員制作公司統(tǒng)一對外宣傳電子模板、電子報價單、產(chǎn)品目錄，做好備份和更新工作。
5.組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，接待阿里巴巴服務(wù)人員，組織外貿(mào)人員座談，將操作問題及時反饋出來，并做好記錄。當(dāng)收到阿里巴巴外貿(mào)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)時，及時將培訓(xùn)內(nèi)容通知外貿(mào)業(yè)務(wù)員，無特殊情況一律參加培訓(xùn)。管理培訓(xùn)信息報告老板。
6.監(jiān)督與匯報：通過外貿(mào)軟件監(jiān)督外貿(mào)業(yè)務(wù)員日常操作情況。每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況和相關(guān)數(shù)據(jù)匯報老板，包括一周跟進的客戶，重點客戶情況等等（見附件）；
7.營造良好的工作和學(xué)習(xí)氛圍，要與每個業(yè)務(wù)員保持相對獨立關(guān)系，不搞小團體，向老板負(fù)責(zé)。
——老板
關(guān)注結(jié)果的同時，更加關(guān)注過程。
1.每周（原則上是每周三和周六下午）抽時間聽取外貿(mào)助理匯報外貿(mào)人員操作情況，包括新客戶開發(fā)、重點客戶跟進、外貿(mào)人員操作中遇到的困難，及時做批復(fù)。
2.定策略，包括報價策略，產(chǎn)品規(guī)劃和開發(fā)，為外貿(mào)人員提供好的外貿(mào)配套條件，創(chuàng)造良好的溝通氛圍。
3.組織人員對業(yè)務(wù)和產(chǎn)品不熟悉的業(yè)務(wù)員進行產(chǎn)品培訓(xùn)、工廠實習(xí)。
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