麥肯錫如何做好職場(chǎng)溝通培訓(xùn)
應(yīng)該這么說(shuō)，麥肯錫的內(nèi)部溝通，沒(méi)有什么與眾不同的。但麥肯錫校友在他們多年的工作經(jīng)驗(yàn)中，積累了很多管理內(nèi)部溝通的有效方法，不妨加以運(yùn)用。那么，麥肯錫是如何做好職場(chǎng)溝通的呢?不妨看看。
麥肯錫是如何做好職場(chǎng)溝通的
讓信息流動(dòng)起來(lái)
信息對(duì)團(tuán)隊(duì)的重要性就如同汽油對(duì)汽車(chē)引擎的重要性一樣，沒(méi)了它，你的車(chē)就會(huì)熄火。
我曾提到過(guò)著名的“蘑菇種植法”：在黑暗的環(huán)境下，不斷地施肥，然后看看出現(xiàn)了什么。大多數(shù)人都沒(méi)有意識(shí)到，蘑菇法是雙向的，它也可能使你的上司蒙在鼓里。不論你往何處施肥，蘑菇法都是不能結(jié)出果實(shí)的。想要使團(tuán)隊(duì)更有效率，你就得保持信息的通暢。
要保證團(tuán)隊(duì)至少知道項(xiàng)目框架，重大的項(xiàng)目尤其如此。讓團(tuán)隊(duì)都在“消息圈內(nèi)”，有助于團(tuán)隊(duì)成員了解自己的工作對(duì)最終目標(biāo)的意義。反之，當(dāng)人們感覺(jué)自己生活在真空時(shí)，他們就會(huì)感到自己被集體疏離，士氣也會(huì)受挫。假如保證團(tuán)隊(duì)成員知道最新的信息，他們會(huì)給你及時(shí)的反饋。至少，他們比你更貼近事實(shí)。有效的信息流動(dòng)有助于你更快地認(rèn)識(shí)問(wèn)題(或機(jī)遇)。
要讓你的上司跟上團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展。不要以為將上司蒙在鼓里，她就不干預(yù)你工作了。當(dāng)上司知道一切由她控制時(shí)，會(huì)有種滿(mǎn)足感。如果事情脫離了她的控制，要讓她知道問(wèn)題的根源所在，以便她有效地運(yùn)用自己的專(zhuān)長(zhǎng)去處理它。
內(nèi)部溝通有兩種基本方法：一種是傳遞信息(以語(yǔ)音信箱、電子郵件或備忘錄等形式)，另一種是會(huì)議。關(guān)于成功傳遞信息的小竅門(mén)，我們留到下一部分�，F(xiàn)在，先集中討論一下會(huì)議。
會(huì)議是把團(tuán)隊(duì)緊密聯(lián)系在一起的`黏合劑。團(tuán)隊(duì)會(huì)議讓有益的信息充分流動(dòng)，并提供某種程度上的社會(huì)聯(lián)系。團(tuán)隊(duì)會(huì)議提醒那些出席會(huì)議的人，大家都是團(tuán)隊(duì)中的一員。蘇珊娜·托思尼是一位前麥肯錫項(xiàng)目經(jīng)理，她認(rèn)為會(huì)議成功的關(guān)鍵就是確保每個(gè)人都參與。要確保每個(gè)人都參與會(huì)議，要讓團(tuán)隊(duì)會(huì)議成為每個(gè)人工作日程的常規(guī)項(xiàng)目。如果沒(méi)什么可討論了，那就取消會(huì)議(盡可能提前)，大家對(duì)這45分鐘會(huì)另有安排。
蘇珊娜認(rèn)為會(huì)議成功的另外兩項(xiàng)關(guān)鍵因素是會(huì)議議程和領(lǐng)導(dǎo)人。要保證議程的項(xiàng)目最少，以使每個(gè)人都能了解到重要的事件、觀點(diǎn)和問(wèn)題。如果有哪件事可以先擱置下來(lái)，另做安排，那就暫且放下。假如你是會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人，要保證對(duì)會(huì)議各項(xiàng)內(nèi)容的討論盡量簡(jiǎn)明，頻繁開(kāi)會(huì)是可以的，但不要開(kāi)不必要的、冗長(zhǎng)的會(huì)。
還有一種內(nèi)部溝通的獨(dú)特方式：通過(guò)“走來(lái)走去”(learning by walking around)來(lái)學(xué)習(xí)。依我之見(jiàn)，一些很有價(jià)值的談話(huà)就產(chǎn)生于偶遇中—走廊里、飲水機(jī)旁、午飯的路上，在麥肯錫，或者是在客戶(hù)的公司里。四處走走與人交流的過(guò)程中你也許會(huì)大有收獲，沒(méi)準(zhǔn)別人也能收獲頗豐。不要低估隨機(jī)事實(shí)的價(jià)值。
不管選擇怎樣的方式與你的團(tuán)隊(duì)溝通，都要盡量讓交流變得頻繁而且坦誠(chéng)。你可以提高團(tuán)隊(duì)的效率和士氣，讓上司的心情平靜。讓團(tuán)隊(duì)感受陽(yáng)光吧!
有效信息的三個(gè)關(guān)鍵因素
有效的商業(yè)信息有三個(gè)特征：簡(jiǎn)潔、全面、系統(tǒng)。把這三點(diǎn)蘊(yùn)藏在你的語(yǔ)音留言、電子郵件或者備忘錄中，你的信息就會(huì)得以有效的傳播。
一條信息，不論是電子郵件、語(yǔ)音信息、備忘錄或是書(shū)寫(xiě)潦草的記事貼，都是一份匯報(bào)的縮影—向受眾傳遞信息的一種方式。就其本身而論，一條有效的信息和一份有效的匯報(bào)應(yīng)該具有同樣的特質(zhì)：簡(jiǎn)潔，只包括受眾需要知道的要點(diǎn);全面，包括受眾需要知道的所有要點(diǎn);系統(tǒng)，有能將這些要點(diǎn)清晰傳遞給受眾的結(jié)構(gòu)。
1、 簡(jiǎn)潔�？陬^交流中的簡(jiǎn)潔，或者省略，比書(shū)面溝通還要困難。很多商業(yè)人士可以寫(xiě)簡(jiǎn)短的備忘錄，但多少人可以錄一段簡(jiǎn)短的語(yǔ)音留言呢?要想做到這一點(diǎn)，就要在說(shuō)(或者寫(xiě))之前思考。把你的信息縮減到受眾需要知道的三四點(diǎn)。有必要的話(huà)，把這些都寫(xiě)在紙上。有的麥肯錫人在給自己的項(xiàng)目經(jīng)理或者客戶(hù)高管發(fā)語(yǔ)音郵件之前像打草稿一樣把所有的事情都寫(xiě)下來(lái)。我認(rèn)為這樣有點(diǎn)過(guò)了—只要把重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)就可以了。
2、 全面。要保證你的信息包括受眾需要知道的每件事，不要給受眾留有懸念。不要只是告訴你的上司，“我在做X、Y和Z。如果您有任何疑問(wèn)，請(qǐng)通知我�！辈灰獌H僅告訴她你正在做的工作，還要告訴她目前的主要問(wèn)題是什么，你對(duì)它有何想法。不要只是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，這是在浪費(fèi)你們的時(shí)間。如果沒(méi)有什么值得溝通的，那就等等再說(shuō)吧。
3、 系統(tǒng)。要想別人理解你的信息，就要讓它系統(tǒng)化，讓它具有對(duì)聽(tīng)眾來(lái)說(shuō)很容易理解的結(jié)構(gòu)。即便只是在寫(xiě)一頁(yè)的電子郵件或者留30秒的語(yǔ)音留言，簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)也有助于你把信息說(shuō)清楚。信息的系統(tǒng)性可以概括如下：
我們有三個(gè)問(wèn)題，按重要性的順序依次為：
我們的裝飾品價(jià)格過(guò)高
我們的銷(xiāo)售隊(duì)伍辦事不力
我們的裝飾品廠剛剛遭到意外的破壞
有時(shí)候，麥肯錫人在系統(tǒng)化信息方面做得又過(guò)了頭。一位紐約辦公室的項(xiàng)目經(jīng)理曾因按照公司的結(jié)構(gòu)列自己的采購(gòu)清單而“聞名”。還有一位老兄在他妻子的留言機(jī)里留了一段用麥肯錫結(jié)構(gòu)向妻子示愛(ài)的信息。
謹(jǐn)言慎行
如果你不能做到保密，你就不是一個(gè)稱(chēng)職的咨詢(xún)顧問(wèn)。要知道什么時(shí)候說(shuō)什么，什么時(shí)候應(yīng)保持沉默。在這方面不妨偏執(zhí)一點(diǎn)。
在麥肯錫工作的第一周，我和公司里其他的新同事一起參加了一個(gè)短期培訓(xùn)課程。在一個(gè)有關(guān)保密的研討會(huì)上，項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)大家參加討論，他提到在自己女友的公寓過(guò)夜時(shí)，公文包都是鎖著的。對(duì)此我有些震驚。畢竟，如果連女友都不信任，你還能信誰(shuí)呢?(那時(shí)我太年輕，還有些天真。)在麥肯錫工作時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn)后，我漸漸意識(shí)到麥肯錫把保密看得有多重要。
麥肯錫在企業(yè)文化中不斷強(qiáng)化保密的重要性。我們一直把保密牢記于心。在飛機(jī)上，我們絕不會(huì)把客戶(hù)資料從公文包里取出來(lái);我們永遠(yuǎn)不知道是誰(shuí)坐在旁邊—競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、記者，或者是客戶(hù)公司的某個(gè)人。如果我們還需要在那兒工作3小時(shí)，可就要倒霉了。
在辦公室之外，我們從不提客戶(hù)的名字，有時(shí)候即使是在公司里也不提。麥肯錫常常同時(shí)為同一產(chǎn)業(yè)的不同客戶(hù)提供服務(wù)，所以在同事之間也要保密。我們?cè)谟懻摽蛻?hù)時(shí)經(jīng)常用代號(hào)，盡管有時(shí)候用得不太成功。
一位德國(guó)的項(xiàng)目經(jīng)理回憶，他回家的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)了女友(她在另一家咨詢(xún)公司工作)給他的一張便條，說(shuō)代碼A(code A)公司的晚宴安排在慕尼黑飯店(在德語(yǔ)里，Code A 的發(fā)音和“code ah”是一樣的)。實(shí)際上，客戶(hù)的公司叫Coda，打電話(huà)的人用的是客戶(hù)的真名。幸運(yùn)的是女友誤解了來(lái)電人的話(huà)，但他還是心有余悸。
或許你認(rèn)為在處理商業(yè)問(wèn)題時(shí)不需要保密。問(wèn)幾個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題吧：如果你在飛機(jī)上工作，你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手坐在旁邊看到了你的工作，會(huì)發(fā)生什么?如果是你們公司其他項(xiàng)目組的同事看到了呢?如果是你的上司看到了呢?
如果你的工作內(nèi)容是敏感的，要采取幾項(xiàng)預(yù)防措施。不要把重要的文件亂扔，在晚上離開(kāi)辦公室時(shí)要鎖好辦公桌和文件柜。別在你的團(tuán)隊(duì)之外談工作的細(xì)節(jié)(你可以告訴你的另一半，如果她不會(huì)給你的工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的話(huà))。不要把敏感的文件帶到公共場(chǎng)所—敏感意味著競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或記者感興趣的任何事。留心你在電話(huà)里的談話(huà)，在發(fā)傳真、電子郵件和語(yǔ)音信息時(shí)尤其注意，它們都是很容易落入不法分子之手的。
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