如何用郵件應對客戶不回復

　　第一次接到詢盤，外貿(mào)該怎么回盤呢?回盤之后如果客戶不回復外貿(mào)該怎么辦呢?本篇是CN人才小編為大家收集整理的以郵件應對客戶不回復方法，希望對大家有所幫助，歡迎閱讀。

　　第一次報價

　　Thank you for your inquiry of xx. We are pleasure that you are interested in our products XXXXX and XXXX. we are the first and largest company which specialized in xxx in China, have more than x years experience in handmade production. http://

　　We’ve sent the products’ photo in the attachment and detailed information of the product below:

　　For the payment:Western Union…..

　　For the Shipment : DHL, …..

　　We look forward to receive your reply.

　　Sincerely,

　　【郵件應對方法一】Dear XXX, (過幾天，沒回復)

　　Wish everything well with you!

　　We are in receipt of your letter dated Aug 10 , and as requested send you a catalogue for more information . We hope they will reach you and will help you make selection.

　　Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.

　　Wish we will promote business as well as friendship

　　【郵件應對方法二】Dear XXX,(兩周內(nèi))

　　Good morning! Have a nice day. Hope you have got a wonderful weekend! For several days no news from you, my friend. Now I am writing for reminding you about our offer for item of xx dated xx xx according to your relative inquiry. Have you got (or checked) the prices or not? May we know if this project still active for us?Any comments by return will be much appreciated. It will be our big pleasure if we have opportunities to be on severice of you in near future.

　　【郵件應對方法三】Dear xxx, (最后的絕招)

　　I have sent you email many times before but have not received any reply from you so I am guessing the emails have not reached you.

　　Could you please drop me a short note if you receive this message, please tell me if you have any interest in our products? I don’t want to keep bothering you if you don’t have any interest

　　【郵件應對方法四】Dear XXX, (在兩個月內(nèi)可以適當追加的)

　　Now I am writing for keeping in touch with you for further business.If any new inquiry, welcome here and I will try my best to satisfy you well with comptetitive prices as per your request.By the way, how about your order (or business) with item xxx? If still pending I would like to offer our latest prices to promote an opportunity to cooperate with each other.Thanks and best regards

　　【郵件應對方法五】問不回復的原因找答案：

　　Glad to contact you again! Have you kindly check my offer? Hope they are workable for your market! Sorry that we still don’t receive any information from you. I would apprreciate for your any comment about our offer, including price, quality, sercive. No matter if it is positive answer, It is great help for us to meet your requirement. Waiting for your favorable reply soon!

　　【郵件應對方法六】新品報價：

　　Good day! My quotation of digital photo frame you might have received and considerated. could you kindly advise your comments at your earlier convenience? If the products isnot your are expecting,pls advise me your details requirement, I will re-offer asap. I am of service at any time!

　　【郵件應對方法七】進一步聯(lián)系：

　　Dear xxx, Wish you have a nice day! May I ask whether you have received my quotation? Now I am sending it again,if you have any other ideas. Please feel free to contact me. We will do much better if you can give any advices to us. I am waiting for your reply ASAP. Best regards

　　【郵件應對方法八】加強聯(lián)系：

　　Dear sir Have you received our quotation of …, if you have any further question,please don’t hesitate to contact us. We are waiting for you comment about our quotation.

　　We hope that we can establish a good business relationship with you in the nearest future. Your prompt reply will be appreciate.

　　想象一下，你發(fā)送了一封詢問詳細問題的郵件給老板，結果只得到了一個字的回復：“不”。

　　她生氣了嗎?你的問題冒犯到她了嗎?或者僅僅是她很忙?當我和各種機構組織合作研究溝通這個課題的時候，員工和經(jīng)理都認為的最普遍問題是，通過郵件溝通情感或者敏感話題時遇到的挑戰(zhàn)。因為郵件缺乏傳達情感的基本方式，比如聲調和面部表情。

　　但是，在很多情況下，使用郵件溝通是不可避免的。所以我們怎樣能夠既達成溝通的需要，又能避免在郵件中因措辭而造成的潛在情緒陷阱?

　　基于研究成果，這里給出5條實用的建議：

　　1理解人們是如何解讀郵件的

　　人們經(jīng)常會誤解郵件中所表達的情緒。但是，是什么造成了這些誤讀呢?一個原因是，人們總是傾向于從自己的情緒出發(fā)點解讀郵件信息，而忽略了發(fā)送者的實際意圖。試想一下這封郵件：“這個一份很好的草圖，但是我認為我們還可以繼續(xù)優(yōu)化它�！� 如果這封郵件來自同事，這看起來他非常愿意合作。而如果它來自于上級，看起來就很像是批評。

　　除了相對地位以外 (高職位的人發(fā)送的郵件通常更容易被人們負面地解讀)，還有一些語境因素也需要考慮：認識時間的長短 (我們熟悉的人發(fā)來的郵件更容易被積極地解讀)，過往相處的歷史，和個體的性格特性 (負面的人更傾向于負面地解讀信息)。

　　要避免誤解，首先我們要站在接收者的立場上，揣測他們可能是怎么解讀你的信息。這樣做可以幫助你在誤會發(fā)生前避免它。

　　2行為模仿

　　通過郵件傳達情緒的最佳方式是什么呢?表情符號?詞匯選擇?感嘆號?正確答案不止一個。合適的表達將是基于上下文語境的。例如，你可能不會發(fā)送一個笑臉符號給一個有著正式商務溝通文化的客戶公司。同樣的，你也不會給關系親密的同事發(fā)送過于正式的郵件。

　　行為模仿是一種在各種情景下都很有效的策略。也就是說，選擇相似的表情符號，措辭，以及俚語/行話跟你的溝通對象進行交流。研究發(fā)現(xiàn)，在基于文本交流的溝通的早期階段，使用模仿行為，美國，荷蘭和泰國談判者提升了30%的效果。模仿的過程增進了信任，因為人們傾向于和相似的人產(chǎn)生共鳴。

　　3直接表達你的情緒

　　雖然模仿行為是有效的，它仍然是一種微妙的策略，可能引起潛在的情緒上的模棱兩可。避免困惑的最簡單方案就是，在郵件清楚地表達你想要傳達的情緒。

　　最近和我合作的一個媒體組織良好的詮釋了這種方式。我要求員工提供一個他們認為很糟糕的郵件范例，其中一位員工提供了如下一封來自于經(jīng)理的郵件：

　　“商業(yè)需求介紹需要重做。我確定那是客戶做的，你能處理好的 (笑臉)。良好的祝愿，[經(jīng)理的名字]�！�

　　我作為一個局外人 (我也是猜測經(jīng)理的意圖)，這封郵件看起來是措辭小心，以避免冒犯雇員。但是，這位員工有不同的感受，他解釋到：“她其實知道那個糟糕的商業(yè)需求介紹是我寫的，但她卻說她很確定是客戶做的簡介，我可以做好的， 然后在結尾加上一個小笑臉符號。所以整體上看起來還是是居高臨下的調侃的語氣。”

　　如果這位經(jīng)理避免這樣委婉的說法，直截了當?shù)谋磉_她的意思，也許誤解的可能性會降低。例如，如果她這樣說：

　　“我很滿意你目前的工作。但是我認為這個商業(yè)需求介紹還可以改進。你介意重新做一下嗎?”

　　這會大大減少員工凌磨兩可的感受，從而避免員工從自己的情緒揣測信件。

　　但是，就算直接表明情緒的效果非常好，人們很少會愿意這么做。紐約大學(NYU)的研究表明，很多人過度自信于他們在郵件中準確表達情緒的能力。舉個例子來說，說一個從不請假的同事早退，你可能覺得看起來很明顯，打趣的意味遠遠大于正兒八經(jīng)地追究。但是那位同事可能會特別在意被看成懶惰，會感到受傷或者被冒犯。

　　4策略性地使用打字錯誤

　　盡管明確表達感情可以讓你想表達的情感展示地更為清楚，但這并不意味著人們會相信你所表達的情緒。出于策略需要，人們經(jīng)常會有意的展示并非他們真實體驗的情緒。例如：談判者會假裝生氣以獲得讓步，銷售人員會假裝激動以獲得銷售額(你真的相信銷售員在郵件中所說的，他見到你激動到顫抖?)這種策略在上面媒體公司經(jīng)理的信件中的效果非常不理想。

　　既然在郵件中，偽裝非常容易，你可以一直編輯情緒表達，直到“完美”狀態(tài)。那么你怎樣才能讓你表達的情緒看起來更真實一些呢?

　　答案是做一些讓你的信息看起來不是經(jīng)過“精心雕琢”的事情。和大多數(shù)商務建議相反，在真實性非常重要的情況下，郵件中可以出現(xiàn)少許打字錯誤。打字錯誤讓人覺得真實可信是因為他讓你看起來不那么刻意。如果人們試圖給我留下好影響，怎么會有打字錯誤呢?

　　尤其是當你級別很高時，偶爾一些小錯誤能使你看起來更加平易近人。表達真實還是能力你需要慎重地考慮。在一定的情形下：更真實的情感(使用一些打字錯誤)，能力(完全沒有失誤)，哪個更重要呢?

　　5透露個人信息

　　郵件的好處之一是，它更能產(chǎn)生直接有效的工作交流，避免了面對面溝通中可能會有的閑聊。實際上，在閑聊中透露一些個人信息，可以迅速建立熟悉度和信任感，有益于潤滑社交互動。對郵件協(xié)商的研究顯示，正時協(xié)商前人們之間簡短的相互介紹，可以顯著地改善談判成果。如果你們的互動是長期的，全面的展示自己可以降低誤解，增加所展現(xiàn)情緒的可信度。

　　考慮到企業(yè)組織溝通在不斷進化，如何有效使用郵件溝通還有很多值得不斷學習。但是，這里已經(jīng)有一些我們可以明顯改善的地方。現(xiàn)實中，我們都有同樣的缺點：我們太過于專注在自身和我們自己的目標上，而沒能充分考慮其他人的愿景。通過以上這些方式連接你和你郵件的接收者各自的溝通愿景，通過明確的信息和建立互信，會幫你確保有效地溝通。

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