外貿(mào)英語之如何寫一封優(yōu)雅的英文郵件
如果你也需要寫一封優(yōu)雅的英文E-mail給老板或是客戶，不妨一起來學(xué)習(xí)一下吧。本篇是CN人才小編為大家收集整理關(guān)于如何寫優(yōu)雅郵件內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助，歡迎閱讀。
一、克服恐懼甩開胳膊去寫
曾經(jīng)很長一段時(shí)間，我非常痛恨寫英文郵件，特別是那些工作場(chǎng)合的正式郵件。那時(shí)，我有一個(gè)擁有英文文學(xué)碩士學(xué)位的老板，他有語言潔癖癥，對(duì)郵件中語氣和語法的要求有近乎完美主義的變態(tài)。于是乎，他手下所有的人都患上了英文郵件恐懼癥。
老板在郵件中用“appreciate”, 我們就不敢用“thank you”;老板說郵件里不允許有任何錯(cuò)誤，我就將郵件反反復(fù)復(fù)檢查三十遍，才戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地發(fā)出去，眼睛盯著屏幕太用力都成了斗雞眼，卻因太緊張將“regarding”寫成了“regarding to”。于是領(lǐng)教了老板前無古人后無來者的“咆哮體”。
工作中的強(qiáng)迫癥蔓延到生活中，讓家人和朋友無法忍受，當(dāng)我下定決心辭職的時(shí)候，竟是身邊的人最歡呼雀躍。
后來有段時(shí)間，我兼職給朋友改英文郵件，郵件令人發(fā)指的“中文英說”的程度，讓自己的英文水平急劇下降。就像長期聽跑調(diào)的人唱歌，保準(zhǔn)你一開口也找不到原調(diào)在哪兒。
后來，治好我“郵件恐懼癥”的是我慈祥又寬容的美國導(dǎo)師。他從不對(duì)我寫的郵件指手畫腳，當(dāng)我發(fā)現(xiàn)自己的錯(cuò)誤而無地自容時(shí)，他卻安慰我說“沒事兒，我都能看懂的。”實(shí)在遇到錯(cuò)得太離譜兒看不懂時(shí)，他反而“請(qǐng)教”我，弄得像是他理解能力有限似的。
治好了“恐懼癥”，我開始甩開胳膊寫東西，當(dāng)敢于表達(dá)時(shí)，再來糾正錯(cuò)誤、積累正確的語句和用法，才發(fā)現(xiàn)水平提高的很快。
二、多使用禮貌用語禮貌得體
國人說英語，常給人不禮貌的感覺。并非我們故意如此，而是無意為之。
在美國，排隊(duì)在咖啡館點(diǎn)餐，若你對(duì)服務(wù)員說“I want a large latte!” 服務(wù)員定會(huì)在心里鄙視你一番。
這句話翻譯成中文并未有什么不妥，大意是“我想要一杯大杯拿鐵”�？捎⑽牡母杏X就沒那么禮貌了，頗有點(diǎn)兒 “哎，給老子來杯拿鐵”的味道。
若你留意，一般英語為母語的人會(huì)這么點(diǎn)餐：“Can I have a large latte?”用can引導(dǎo)的疑問句馬上把談話的氛圍渲染的彬彬有禮。
寫郵件的時(shí)候也一樣。我導(dǎo)師的著作被翻譯成中文在國內(nèi)出版，有一天收到一封來自中國的郵件。來信的人，本無惡意，針對(duì)導(dǎo)師書中關(guān)于中國的內(nèi)容有些不同意見，想和導(dǎo)師探討。
但也許是英文水平有限，通篇充滿了“I want let you know…” , “you must notice that…”, “you have to know…”(這些話的語氣，都充滿了一種“你小子啥也不懂，我告訴你啊…..”居高臨下的語氣)。
連我導(dǎo)師這樣一個(gè)低調(diào)、慈祥的老頭兒，都有一種想往他頭上砸板磚的沖動(dòng)，就更別探討什么學(xué)術(shù)問題了。
所以，一封禮貌得體的郵件，不僅能讓看的'人舒服，還能提升你在對(duì)方眼中的形象，特別是在商務(wù)信函中，能提高溝通的效率，減少因誤會(huì)引起不必要的麻煩。
三、如何讓一句生硬的英文變成禮貌用語，下面是幾點(diǎn)訣竅：
1. 若要向?qū)Ψ奖磉_(dá)請(qǐng)求、質(zhì)疑、觀點(diǎn)時(shí)，盡量將陳述句改為疑問句。
例如，上面那個(gè)給我導(dǎo)師寫郵件的同學(xué)，如果他將 “I want let you know…”(我要讓你知道)這樣欠揍的句型，稍稍修改為 “May I say that…”，或許故事的結(jié)局就大不一樣了。
再比如，若你向?qū)Ψ教岢稣?qǐng)求，選擇疑問句型，可以彰顯出你的謙和和修養(yǎng)。例如你要去某地做個(gè)演講，你希望會(huì)議組織者為你準(zhǔn)備PPT、打印演講提綱等東西，你可以在提出要求之后，寫上一句“Would you be able to arrange there items for me?”(請(qǐng)問您能幫我安排好這些物品嗎?)看了這樣的郵件，保準(zhǔn)對(duì)方在為你賣力時(shí)，心里是沒有草泥馬奔跑的。
當(dāng)然，上述原則不適用于對(duì)方粗魯無禮不可理喻，或者你比閱件者level(等級(jí))高n倍的情形。在這些情形下，你大可不必考慮語氣、用詞或語法，大喇喇地把你郵件甩出去吧。我想即使你寫的是中文，對(duì)方也會(huì)屁顛顛去找個(gè)翻譯的。
2.適當(dāng)?shù)墓ЬS、感謝和祝福很必要。
這世上沒有人不愛聽好聽話，這是放之四海而皆準(zhǔn)的真理。在郵件中適當(dāng)放入一些這樣的話，讓對(duì)方心里暖洋洋并樂滋滋地為你賣力，何樂而不為?
當(dāng)然太多的恭維話又會(huì)顯得自己太卑微，可能對(duì)方會(huì)輕瞧你。但這個(gè)“度”如何把握，卻是我這篇文章幫不了你的地方，這只能根據(jù)實(shí)際的情況，自己斟酌了。這就像人生，讀再多的“心靈雞湯”，也替代不了你自己去這花花世界走上一遭。
一般恭維話、感激語和祝福放在郵件的最后一部分，在你提出要求或說完正事兒之后。有幾句經(jīng)典句型，使用頻率頗高，不妨拿去背背：
A.We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend.
(我們非常感激你為我們提供的服務(wù)，有您這樣的客戶和朋友是我們的運(yùn)氣。)
注：appreciate后面直接接名詞或名詞性短語，若要接if引導(dǎo)的從句，記住要在if前加it, 即“appreciate it if…”這是英文為母語的人都會(huì)常常犯的錯(cuò)誤。
B.We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness.
(我們?cè)谥ゼ痈缙陂g，非常感激您在百忙之中抽出時(shí)間陪我們參觀。再次感謝您的熱情款待，您讓我們?cè)谥ゼ痈缍冗^了如此令人難忘和特別的時(shí)光。同時(shí)請(qǐng)代我向您的家人表達(dá)我們的謝意。)
C. I wish you and your family happy, healthy and prosperous in the coming year!
(祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身體健康、事業(yè)興旺!)
D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!
(在這個(gè)特別的日子里，非常想念你。祝你度過一個(gè)快樂的圣誕節(jié)!)
3長話短說再斟酌句型
國人寫英文，長得像火車，一甩一大段，寫到最后主謂賓都分不清楚�？脆]件的人，不得不先做語法句型劃分練習(xí)，隨后才能將意思猜出一二。
例如，我曾碰到過這樣一封郵件，它寫道：
“With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……”
這封毫無語法和句型可言的郵件，若被起草者的初中英語老師看到，估計(jì)會(huì)羞愧地撞墻吧。
所以“地道”郵件要避免寫你拿不準(zhǔn)的長句，而代之以簡(jiǎn)短句。先保證句子的正確性，再來斟酌句型的優(yōu)美。
另外，避免使用“in the principle of ”(本著什么原則)、“give enough energy to hold meeting”(給予足夠的能量去開會(huì))這樣中式的思維。
上面那段話，若要保持原意，使用簡(jiǎn)短句，可稍作修改為
“A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants' requirements…”
(為與會(huì)者安排了五星級(jí)酒店的住宿。并且我們竭盡所能為與會(huì)者提供各種美食。所有準(zhǔn)備的食物和飲料都是健康、干凈、安全的，滿足所有與會(huì)者的要求……)
4莫要造詞換用描述表達(dá)
造詞的一個(gè)“罪魁禍?zhǔn)?rdquo;就是電子詞典。很多中文聽起來很溜的詞，其實(shí)英文里是不用的。
例如，若你查“權(quán)力尋租”， 電子詞典會(huì)顯示“power rent-seeking”。這個(gè)詞頻繁地出現(xiàn)在國人寫的論文、郵件、文章中，我曾經(jīng)也對(duì)這個(gè)詞的正確性深信不疑。
直到有一天，我一個(gè)美國朋友問我這是啥意思，我才知道人家是根本不用的。
還有一個(gè)詞“undertaking”(經(jīng)營者)，相信學(xué)法律的人對(duì)這個(gè)詞很熟悉，甚至我們的法條翻譯中也頻頻使用它。但我問了很多美國法學(xué)教授和學(xué)生，他們都不認(rèn)為這是一個(gè)正確的用法。
如何避免造詞?我的寫作老師告訴我，若你對(duì)一個(gè)詞(特別是翻譯過來的詞)的正確性拿不準(zhǔn)的時(shí)候，不妨用描述性的話去解釋它，就像字典里解釋一個(gè)詞一樣。
例如，“權(quán)力尋租”就可以寫成“one (e.g. Government’s employee) uses her public power to gain her private interest”。雖說啰嗦些，但至少可以避免歧義。
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