外貿(mào)英語函電寫作技巧

時(shí)間：2021-06-18 10:43:03 外貿(mào)英語我要投稿

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外貿(mào)英語函電寫作技巧

　　一、英文信函的信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標(biāo)志、通信地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。很多公司都會(huì)印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時(shí)，一定要注意為信頭留出足夠的空間。對(duì)于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。

外貿(mào)英語函電寫作技巧

　　如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。

　　二、英文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但行中間該加標(biāo)點(diǎn)的地方，還是不應(yīng)省略。門牌號(hào)碼與街道名稱之間不加標(biāo)點(diǎn)，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號(hào)分開。

　　三、英文商務(wù)信函中稱呼的書寫有講究在英文信函書寫中稱呼是對(duì)收信人的尊稱語。一般位于信內(nèi)地址下方空一行;有Attention時(shí)也一樣，位于Attention下面空一行。稱呼后面一般用逗號(hào)(英式)，也可以用冒號(hào)(美式)。如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“Dear Sirs,”(英式)或“Gentlemen:” (美式)。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不過這兩種稱呼應(yīng)盡量避免使用，因?yàn)槿藗冇X得它們不能顯示足夠的友好。在寫信給特定的組織時(shí)，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的'稱呼。

　　如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。

　　1.商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。

　　2.寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

　　另外，稱呼中還可以出現(xiàn)頭銜、職位、職稱、學(xué)位等，例如：Dear prof. David Schiller, Dear Dr. John Smith。

　　四、商務(wù)信函中主題不能忽略

　　書寫商務(wù)信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來說如果信內(nèi)有Reference Number，就不一定再寫Subject。

　　Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

　　INVOICE 12345

　　Re: Invoice 12345

　　Subject: Invoice 12345

　　五、寫出恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾敬辭

　　幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì)用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個(gè)字母要大寫，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。