外貿(mào)中常犯的10個(gè)郵件錯(cuò)誤
外貿(mào)中用郵件溝通是家常便飯，但是這其中有十個(gè)錯(cuò)誤你知道嗎?不知道那就來(lái)看下吧!
1)郵件寫(xiě)得過(guò)長(zhǎng)。
客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語(yǔ)表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看?而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來(lái)處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
我問(wèn)過(guò)很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話(huà)說(shuō)，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開(kāi)發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問(wèn)你敢不敢把郵件寫(xiě)得很長(zhǎng)?
2)沒(méi)有明確的主題。
一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。
舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽(yáng)能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國(guó)的Home Depot，盡管可能是通過(guò)貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開(kāi)發(fā)新客人的籌碼!如果我要寫(xiě)一封開(kāi)發(fā)信給美國(guó)的ABC inc(這個(gè)名字是我編的)，我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國(guó)的進(jìn)口商，有做太陽(yáng)能燈系列，希望能試著開(kāi)發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫(xiě)主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫(xiě)給他的主題上首先加上他公司名，表示對(duì)他們公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽(yáng)能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來(lái)，假設(shè)你找對(duì)了人，這個(gè)正是ABC公司太陽(yáng)能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來(lái)了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會(huì)，是不是比原有供應(yīng)商更好?他打開(kāi)郵件的概率會(huì)非常非常大!再說(shuō)了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來(lái)某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件!只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。
3)長(zhǎng)篇大論的公司或工廠介紹。
我現(xiàn)在做buyer，也會(huì)收到工廠和貿(mào)易公司的推銷(xiāo)信。貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開(kāi)發(fā)信實(shí)在寫(xiě)得不咋地，簡(jiǎn)直可以說(shuō)是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪費(fèi)自己時(shí)間。
有朋友會(huì)反問(wèn)，那是不是完全不寫(xiě)呢?我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫(xiě)，但是最好一筆帶過(guò)就可以了�？梢赃@樣寫(xiě)：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話(huà)點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過(guò)來(lái)問(wèn)你各種問(wèn)題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類(lèi)的。
4)愛(ài)炫耀英文水平。
丘吉爾講過(guò)一句話(huà)，大致的意思是，真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡(jiǎn)單的文字表達(dá)出來(lái)，全部用最簡(jiǎn)單的句子，最簡(jiǎn)單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。
其實(shí)把簡(jiǎn)單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡(jiǎn)單化就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來(lái)表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語(yǔ)，能用一句話(huà)寫(xiě)清楚的，絕對(duì)不寫(xiě)兩句。誰(shuí)能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的!
舉個(gè)例子吧，我以前招助理的時(shí)候，會(huì)考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來(lái)模擬一封郵件。內(nèi)容很簡(jiǎn)單，寫(xiě)一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說(shuō)材料不是ABS，而是PP，價(jià)格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購(gòu)原材料并安排生產(chǎn)。
第一個(gè)應(yīng)聘者是這樣寫(xiě)的：
Dear Mike,
This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?
I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!
Looking forward to your reply. Thank you!
Best regards,
Jenny
這封郵件寫(xiě)得好么?老實(shí)說(shuō)還可以，雖然主動(dòng)語(yǔ)態(tài)和人稱(chēng)多了點(diǎn)，但是內(nèi)容都點(diǎn)到了，表達(dá)也算通順，用的詞匯也都是挺簡(jiǎn)單的，不難懂。但是不是有點(diǎn)啰嗦?如果能簡(jiǎn)單一點(diǎn)，是不是更好?我們看看第二位應(yīng)聘者寫(xiě)的email：
Dear Mike,
How are you?
We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.
Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.
Thank you in advance!
Kind regards,
Tommy
這封呢?我個(gè)人覺(jué)得比上一封號(hào)一點(diǎn)，畢竟主動(dòng)和被動(dòng)語(yǔ)態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡(jiǎn)單了一點(diǎn)，點(diǎn)到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”這樣更簡(jiǎn)潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購(gòu)原材料么?所以這是廢話(huà)。缺點(diǎn)是，我個(gè)人感覺(jué)還是啰嗦了一點(diǎn)。
我會(huì)這樣寫(xiě)：
Hi Mike,
Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.
Thanks and best regards,
C
只要做到“簡(jiǎn)潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”，這就是一封好的email了。
5)喜歡用奇奇怪怪的字體。
很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫(xiě)email的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫(xiě)來(lái)寫(xiě)郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒(méi)遇到過(guò)別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。
一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫(xiě)，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
這就很明顯了，客人用大寫(xiě)的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出!可能這封郵件很簡(jiǎn)單，你不太容易忽視，但是如果一封很長(zhǎng)的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的`時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
6)主動(dòng)語(yǔ)態(tài)用得太多。
英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會(huì)充滿(mǎn)We，I之類(lèi)的人稱(chēng)的。相反要多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。比如說(shuō)，我們明天會(huì)寄你樣品。中國(guó)人喜歡說(shuō)We'll send you the samples tomorrow. 這句話(huà)沒(méi)錯(cuò)，語(yǔ)法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說(shuō)。他們通常會(huì)這樣寫(xiě)：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，人稱(chēng)就沒(méi)有了。
7)經(jīng)常會(huì)問(wèn)一些毫無(wú)意義的話(huà)。
比如Do you want our products?這句話(huà)被我列為最傻疑問(wèn)句排行榜第一名。如果客人說(shuō)No，你怎么回復(fù)?那就沒(méi)下文了哦。而且本身你是去推銷(xiāo)的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話(huà)就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說(shuō)是或者否。
還有諸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無(wú)意義的話(huà)。信件的內(nèi)容還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰(shuí)，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
8)喜歡用附件和圖片。
附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國(guó)外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢(xún)價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。
第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使收到客人詢(xún)價(jià)后第一次報(bào)價(jià)，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫(xiě)明。
9)喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接。
很多朋友在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候，總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的!最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫(xiě)郵件的時(shí)候插入這些就沒(méi)問(wèn)題了。
10)語(yǔ)氣過(guò)于生硬。
其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話(huà)溝通是完全不一樣的�？匆痪湓�(huà)“Pls give me reply today.” 這句話(huà)如果面對(duì)面講，客人不會(huì)覺(jué)得有什么問(wèn)題，會(huì)很高興說(shuō)ok，或者no problem;如果電話(huà)里說(shuō)，也不會(huì)有大問(wèn)題;但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)點(diǎn)呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問(wèn)句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么?
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話(huà)在郵件來(lái)往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。
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