外貿(mào)信函技巧：細致取勝
外貿(mào)業(yè)務員的第一也是基本工作莫過于書寫一封外貿(mào)商務信函了。但是如何寫好一份商務信函呢，如果得到客戶的關注呢，如何才會不被客戶當作垃圾郵件刪掉呢?這就需要大家在平時的工作中仔細觀察，用心思考。以下是一些個人的經(jīng)驗。希望對各位 外貿(mào)人員有用。
雖然一封寫得比較有煽動性和有看點的郵件有助吸引客戶眼球并最終勾引客戶興趣，但由于每個人閱讀的習慣和興趣不同，A認為不錯的文字可能B看了不對胃口，所以說我們所能做的也就是根據(jù)回復率不斷調(diào)整我們信函表達的方式和內(nèi)容以爭取提高廣大客戶的回復率，但有一點很清楚，我們并無法保證哪種方法是最好的，我們所做的只是提高概率，就象買彩票，單式和復式的中獎概率是不一樣的，但你買復式就一定會中獎么?未必。因為發(fā)這種信函的時候很多非人為因素并非我們能控制得了的--好幾道工序是需要老天保佑的：
首先是我們的郵件不要被他們的郵件服務器BLOCK為SPAM郵件。(其實被列為SPAM也是我們很多郵件的最終下場，雖然避免群發(fā)郵件，盡量不要在第一封信時以HTML格式發(fā)送或是不要添加附件等小技巧可以避免被列為SPAM，但來自中國的郵件還是很容易被國外的服務器列為垃圾郵件)，其次是客戶不要看了郵件標題就直接刪除郵件(簡單直接的`標題對有些客戶來說他看了產(chǎn)生興趣直接就打開了，但有些客戶可能一看就是當垃圾郵件刪除，這個標題的優(yōu)劣以否不好說，客戶的愛好也是蘿卜青菜的，各有所好，也不好把握，只能靠運氣由他們選了。)，再次就是看你這封信信的人是否在公司里有決定權，如果他不關心的內(nèi)容可能他就當垃圾隨手刪掉了，所以說在這個過程中運氣也滿重要的。因此，我個人覺得郵件式的開發(fā)客戶模式用一句話歸結起來就是要在RIGHT TIME IN A RIGHT WAY TO A RIGHT PERSON WITH A GOOD LUCK。
RIGHT TIME：什么時候發(fā)信有關系么?答案是肯定的，而且關系很大。一般來說周一不適合發(fā)信，因為通常周一客戶的郵箱會充滿業(yè)務信件或是垃圾郵件，這時候他處理郵件就沒那么認真了，也許隨便掃一眼就拖進垃圾箱了;對時差相差較大的客戶比如歐洲和中東印度的客戶比較適合在下午發(fā)信，他們可以在工作時間內(nèi)馬上看到信，這對提高他們的回復率至關重要。一般來說發(fā)信的時間最好集中在周二周三周四會比較好，周五由于臨近周末，客戶需要處理的事情會比較多，可能比較忙，這時候客戶可能也不會那么認真看你的業(yè)務推薦信了，所以發(fā)信一定要注意把握時間，這是有效提高回復率的有效手段。
RIGHT WAY：首先保證第一封推薦函一定不要群發(fā)。在我們平時以純EMAIL方式進行開發(fā)業(yè)務的電子商務過程中，搜尋客戶的方式可能有N種，但如何讓客戶看了你的廣告函后回你信好象也沒有人敢可以絕對保證他能做到----但事實上并沒有一種方式可以保證你的目標客戶一定會理你，我們只能盡量寫一封比較對大眾胃口的推薦信以提升客戶去看信的欲望及打開信后耐心看完信的興趣并讓客戶了解介紹的內(nèi)容后產(chǎn)生某些想法---想法是客戶回信的動力，回復才是硬道理。當然，一封寫得再驚天地泣鬼神的信發(fā)過去如果被服務器列為SPAM那也等于零;如果通過了服務器但客戶一看標題感覺有垃圾郵件的味道不看直接刪除的也等于零;客戶看了以后沒什么感覺那基本上也宣布等于零;只有客戶看了感覺有點價值，雖然沒有馬上回復但歸檔處理，理論上說這還有點搞頭，因為等他有需要的時他腦海里想起你后還會翻出來聯(lián)系聯(lián)系;當然，唯一有意義的就是客戶看了你大作之后直接回復你。所以適當?shù)馗鶕?jù)回復率調(diào)整信函的內(nèi)容和方式也是滿重要的，記得第一封信最好不要寫得太長或是太官樣文章，最好有點新意不要跟別人發(fā)的廣告信一樣沒創(chuàng)意，那誰都不會有興趣看下去的。
RIGHT PERSON：你的信誰看了最有效，這是你發(fā)信前要考慮的問題，最好直接找到這個人而不是泛泛地指TO WHOM WHO WILL CONCERN，當然如果找不到該家伙的實際姓名只好直接稱呼MR+職務了;不過強烈建議聯(lián)系的時候最好能夠搜到他的名字和他的個人郵箱，這樣會大大提高信的回復率。如果真的找不到這個家伙的郵箱和個人郵件那只好退而求其次發(fā)到該公司的INFO郵箱讓他們公司負責處理郵件的人轉了，比如你發(fā)到該公司INFO郵箱里給MR.MANAGING DIRECTOR or MR.GENERAL MANAGER的信，如果內(nèi)容看起來不是那么SPAM的話一般人家也會根據(jù)你信上稱呼的職務幫你轉的。不過這時候能幫你忙的就是信的內(nèi)容了，如果你能在信中提到幾句他們公司的實際的東西往往會讓你的信避免列為SPAM的下場，可以說RIGHT PERSON 是提高回復率這一環(huán)里最重要的一步，找到這個可以自己做決定的人才有辦法以最直接的方式打開局面進行順暢的業(yè)務溝通，最好你能在發(fā)信之前弄到這個人的名字還有其個人郵箱。
外貿(mào)信函是外貿(mào)的人員的開始，也是外貿(mào)人員的成功之路。一名優(yōu)秀的外貿(mào)人員，一定是位出色的外貿(mào)信函書寫者。祝大家好運。
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