商務(wù)電話英語注意事項(xiàng)

　　在日常生活或是工作學(xué)習(xí)中，許多人都有過寫商務(wù)英語的經(jīng)歷，以下是小編收集整理的商務(wù)電話英語注意事項(xiàng)，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　電話是最迅速的聯(lián)絡(luò)工具，尤其在今天，一切都國際化，因此國際電話也逐漸普遍。一旦拿起話筒怎樣接聽越洋而來的電話呢?應(yīng)該說些什么?這時(shí)候電話英語的重要性可想而知。如果你不會講，豈不是太糟糕! 假如你能夠把基本的電話英語學(xué)會了，電話英語何所恐懼?起初幾句可能無法隨心應(yīng)答，但是再繼續(xù)說下去以后，自然就會流暢起來。我們通常認(rèn)為：如果要學(xué)習(xí)英語，就得學(xué)習(xí)完美的英語，講一口字正腔圓，毫無文法錯誤的英語。這種近乎苛求的學(xué)習(xí)態(tài)度，愈增加學(xué)習(xí)的困難。

　　初學(xué)者雖然在文法上的表現(xiàn)不是很正確，發(fā)音也有點(diǎn)兒走音。但最起碼的交談，或彼此之間的交流，仍然可以獲得某種程度的溝通。打電話以英語交談時(shí)，只要牢記與善用下列四點(diǎn)就可以暢行無阻：

　　1、Speak clearly. (清楚地說)

　　2、Speak slowly. (不慌不忙地說)

　　3、Don’t hesitate to speak. (不躊躇不猶豫地說)

　　4、Write down the message. (把慨要記在便條紙上)

　　一接到說英語的電話，首先應(yīng)說：“Hello”，這一句話相當(dāng)與中國的“喂!喂!”。順利地說出：

　　1、“Hello”，這是電話英語的第一步�！癏ello”說出后，接著就是報(bào)姓名。

　　2、This is 姓名 Speaking(是某某人在說話) 電話英語的基本構(gòu)造如上，但也可以省略、簡潔地回答。事實(shí)上在電話中往往使用最簡潔語句來表達(dá)�？梢灾苯诱fThis is 姓名，Speaking省略。也有人省略[This is]，而說成：姓名speaking. 以上無論哪一種省略說法，都少不了“通名報(bào)姓”，電話里誰在答話?誰來電話?這才是最重要的。

　　才是電話常識。在商業(yè)電話方面，如果你是營銷部的人，不妨說：“營銷部的某某人” ：

　　Sales department, 某某speaking. 如果公司有電話總機(jī)，總機(jī)小姐或者接電話的人就可以這樣說：

　　公司(企業(yè))名(如 IBM), May I help you? (IBM總部，我能幫你做什么?) 通常如上的說法就可以，一切講究時(shí)間、效率，所以在談話的同時(shí)又要顧慮到別的電話隨時(shí)都可能打進(jìn)來，因此閑話少說，接電話，訊即導(dǎo)入事情核心。

　　3、“May I help you?”這是詢問對方意見，最直截了當(dāng)?shù)脑儐柗椒�，在英文會話來說，這是一定的基本語句。這樣的回答，會讓對方覺得你很有禮貌。接聽了電話以后，還要說些客套話。在某種意義來說，善于說話的人們，往往會在打招呼的客套話身上下點(diǎn)兒功夫，使聽者產(chǎn)生好感。 先打招呼，說句客套話，然后才進(jìn)入主題，這是電話英語或者是英語會話的一定程序。也是對話、會話所不可或缺的。如：

　　早晨(上午) Good morning. (早安!)

　　午后(下午) Good afternoon. (午安!)

　　黃昏(晚上) Good evening. (晚安!)

　　“Hi.”在好朋友或親近的人時(shí)，都可以使用。在掛斷電話時(shí)，最后應(yīng)該道別一聲。如：

　　Good-bye. (再見!)

　　Bye-bye.

　　See you later. 此外還可以說一些復(fù)雜的句子以結(jié)束會話，如：

　　Take care. (小心照顧自己)

　　Have a nice weekend. (祝周末愉快!)

　　Have a good trip. (祝旅行愉快!)

　　Enjoy your vacation. (祝假期快樂!)

　　附：在中國，雖然電話已經(jīng)十分普及了，但由于缺乏用電話的常識和訓(xùn)練，不能形成有效交流的案例比比皆是。由于雙方看不到彼此的身體語言，對于使用英語的外國人來說，進(jìn)行電話交流有一定的難度。所以要最大程度地使用或理解一些暗示語，即通過聲音線索去抓住對方的 支持、贊同或反對的態(tài)度、感情很重要。

　　一般的電話禮儀還有如下一些注意事項(xiàng)：

　　商務(wù)或公務(wù)電話都不宜太長;

　　電話交談時(shí)聲音不要太大：一是不必要，二是會遭人白眼;

　　如果接到一個別人的電話，一般要主動提出可以幫助傳遞口信兒，大多數(shù)人會寫下一張留言條;

　　接聽電話時(shí)，需知道對方是誰，并詢問對方單位名稱及所屬部門，詳細(xì)弄清一切，給被指名來接聽電話的人以便利;

　　接到陌生人的電話，在不了解對方的動機(jī)、目的是什么時(shí)，接話人不可直來直去地告訴對方，同時(shí)也應(yīng)為別人保密;

　　當(dāng)對方要找的人不在時(shí)，請不要隨便傳話，或說出不在者行蹤;

　　在電話中傳達(dá)事情時(shí)，應(yīng)重復(fù)重點(diǎn)，對于數(shù)字、日期、時(shí)間等，應(yīng)再次確定以免出錯，并報(bào)上自己的姓名，以表明負(fù)責(zé);

　　1分鐘單詞速記 Vocabulary

　　extension (n.)電話分機(jī)

　　transfer (v.) 轉(zhuǎn)接

　　contact (v. / n.) 聯(lián)系 / 聯(lián)系 人

　　consensus (n.) 共識

　　partnership (n.) 合伙關(guān)系

　　voicemail (n.) 語音訊息

　　available (adj.) 有空的

　　availability (n.) 空檔

　　approval (n.) 批準(zhǔn)

　　review (v.) 審查

　　feasibility (n.) 可行性

　　事前準(zhǔn)備 Preparing for the Call

　　在撥打商務(wù)電話前，別忘了先確認(rèn)以下事項(xiàng)，讓整個溝通更流暢、順利喔！

　　1.搜集你所需要的資訊(對方的名字與電話號碼、行程表、筆跟紙)。

　　Gather all the information and supplies you might need (name and number of the person you need to speak to, a calendar, a pen, and paper).

　　2.確定你處在一個安靜且舒服的環(huán)境。

　　Make sure you are in a quiet and comfortable environment.

　　3.記下你這通電話要完成的任務(wù)。

　　Make notes about what you need to accomplish with the call.

　　accomplish (v.) 完成

　　實(shí)際撥打 Making the Call

　　實(shí)際撥打電話時(shí)，又有什么該注意的重點(diǎn)呢？趕緊接著看下去吧！

　　1.在一開始就介紹你自己/提醒對方你是誰。

　　Introduce yourself/remind the person of who you are at the beginning.

　　remind (v.) 提醒

　　beginning (n.) 開頭

　　2.表達(dá)你的感激之情，感謝對方抽空跟你說話。

　　Express gratitude. Thank the person for taking time out of their busy day to talk to you.

　　gratitude (n.) 感激

　　3.確認(rèn)對方是有空可以講電話的。

　　Make sure the person you’re calling is available to talk.

　　4.清楚表明這通電話的目的。

　　State the purpose of the call. Be clear and get to the point.

　　purpose (n.) 目的

　　clear (adj.) 清楚的

　　5.重述這通電話的重點(diǎn)，確認(rèn)雙方在溝通上有共識。

　　Summarize the important parts and ensure both parties reach an agreement.

　　agreement (n.)意見一致

　　6.客氣地結(jié)束這通電話。別忘了要先說再見再掛電話。

　　End the call politely. Do not forget to say good bye before hanging off.

　　情境模擬 Scenario Application

　　看完撥打商務(wù)電話注意事項(xiàng)，接著試著將這些方法運(yùn)用到句子當(dāng)中吧!

　　Albert: Hello, my name is Albert. I am one of your partners. May I speak to Joe?

　　Albert: 你好，我是Albert，是你們的一位合作伙伴，請問我可以跟Joe通話嗎?

　　Switchboard: I’ll connect you to number 851

　　總機(jī): 我?guī)湍�轉(zhuǎn)接到分機(jī)851。

　　Albert: Thank you for taking the time to contact us. Have I caught at a bad time to call?

　　Albert: 謝謝你愿意抽空與我說話。請問是否有打擾到你呢?

　　Joe: No, it’s fine.

　　Joe: 不會我剛好有空。

　　Albert: This call is in regard to the meeting we discussed the other day.

　　Albert: 我打來是為了前幾天我們討論關(guān)于會議的事。

　　Joe: I will attend your meeting but I need to check my schedule first.

　　Joe: 我會參加你的會議但我得先確定我的時(shí)間。

　　Albert: No problem. Once you’ve confirmed your availability, please send over your information so that we can give you the itinerary for the day.

　　Albert: 沒問題。一旦你確定了你可以的日期，發(fā)個傳真告訴我具體情況。那樣我們就可以給你回復(fù)當(dāng)天的日程安排。

　　Joe: Will do.

　　Joe: 沒問題。

　　Albert: Please don’t hesitate to contact me should you have any questions.

　　Albert: 如有任何問題，歡迎聯(lián)絡(luò)。

　　掛斷電話前的禮貌也不可忽視，確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒，并且不管多忙都要體貼地、親切地對待聽筒及來電方。

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