商務(wù)英語信函格式范文

商務(wù)英語信函格式范文1

　　商務(wù)信函寫作格式，署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　英文商務(wù)信函的書信格式

　　top part of a business letter

　　日期：date: 23 december

　　地址：mr. james green

　　sales manager

　　bbb plc

　　55-60 old st, london e6 6hg

　　稱謂：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

　　body part of a business letter

　　標(biāo)題(可以不要)

　　3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

　　(1)please let me know if this is convenience.

　　i look forward to hearing from you.

　　best wishes

　　yours sincerely,(signature)

　　ms. gillian janes

　　personnel nanager

　　(2)please phone us to confirm the details.

　　we look forward to receiving your comments.

　　yours faithfully

　　(signature)

　　for ms. gillian jones

　　personnel manager

　　中文商務(wù)信函的寫作格式

　　如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。

　　(1)開頭

　　開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　(2)正文

　　信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括：

　�、傧蚴招湃藛柡�;

　�、趯懶诺氖掠�，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復(fù)等等;

　�、墼撔乓�進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的'想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆�求等。如果既要向�(qū)Ψ皆儐�，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;

　�、芴岢鲞M(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結(jié)尾

　　結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)�！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬�！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

　　(4)署名

　　署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

商務(wù)英語信函格式范文2

　　如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。

　　(1)開頭

　　開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　(2)正文

　　信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括：

　�、傧蚴招湃藛柡�;

　�、趯懶诺氖掠�，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復(fù)等等;

　　③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆�求等。如果既要向�(qū)Ψ皆儐�，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;

　�、芴岢鲞M(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結(jié)尾

　　結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)�！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬�！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

　　(4)署名

　　署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的`偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

商務(wù)英語信函格式范文3

　　Dear Sir or Madam

　　I am senior from the Department of BusinessAdministration of Beijing University. I am writing theletter in purpose of applying for admission into youresteemed institution/your recently advertised position for a staff member.

　　I am sure that I am qualified for it. First, enclosed with this letter is my resume, which furtherdetails my previous academic qualifications and work experience. Second, not only do myqualifications and experience make me a perfect candidate for it, my cheerful personality iswell suited to studying in your prestigious university/working as a staff member. Last, myhobbies include sports and music.

　　Words fail me when I try to express my heartfelt gratitude to the help you rendered me. Yourprompt and favorable attention to my inqquiry would be highly appreciated.

　　Yours sincerely,Li Ming

　　附注：

　　一、商務(wù)英語電子郵件的格式

　　常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：

　�、賹懶湃薊mail地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語。⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

　　其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

　　二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則

　　商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

　　準(zhǔn)確原則

　　由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。

　　簡潔原則

　　簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。

　　在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

　　另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard。

　　例1 It is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in France.

　　例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.

　　例3 Hope you can accept it.

　　例1中的兩個單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

　　完整原則

　　商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪�含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的.溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。

　　清楚原則

　　商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：

　　例1 We will deliver your goods soon.

　　例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

　　禮貌原則

　　商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

　　例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

　　例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

　　三、結(jié)語

　　隨著國際商務(wù)活動的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時，電子商務(wù)的普及，往往會讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

商務(wù)英語信函格式范文4

　　From: X X X

　　To: X X X

　　Date: X X X

　　Subject（主題）：

　　Dear Ms. Cunningham:

　　You and your company have been recommended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your company provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire about establishing business cooperation between you and my company, China Merchandise Company.

　　China Merchandise Company is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one of our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your company and ours.

　　I look forward to receiving your catalog and doing business with you in the future.

　　Sincerely yours,Mai Yang

　　Manager

　　常用表達(dá)方式

　　說明如何了解對方，請求提供產(chǎn)品信息：

　　We recently learned about your company through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.

　　介紹自己的實(shí)力：

　　We are a Chinese export company with clients around the world.

　　請求實(shí)質(zhì)性磋商：

　　I will contact you within a week to schedule an appointment.

　　這個只是個例子

　　如果你需要對方快速回信你可以在信的末尾寫上I'm looking forward to hearing from you

　　需要注意的是總體格式一般都是靠左頂格寫，如上，無需和中文書信一樣空兩格，這是目前最流行的.格式

商務(wù)英語信函格式范文5

　　商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用

　　摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進(jìn)行。因此,商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類相關(guān)信息。

　　關(guān)鍵詞：商務(wù)英語對外貿(mào)易商務(wù)英語函電作用通訊方式

　　一、商務(wù)英語函電和對外貿(mào)易的概述

　　1、商務(wù)英語函電商務(wù)英語函電是在對外貿(mào)易活動中以英語為載體而相互進(jìn)行的商務(wù)函電往來;商務(wù)英語是一種有獨(dú)特語言風(fēng)格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當(dāng)今全球運(yùn)用最廣的語言，因此英語成為對外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務(wù)英語。商務(wù)函電是指在對外貿(mào)易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

　　商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。商務(wù)英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運(yùn)、保險、付款、索賠等。在商務(wù)英語函電的寫作中應(yīng)注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準(zhǔn)則：求同準(zhǔn)則、委婉準(zhǔn)則、德言行一致準(zhǔn)則。商務(wù)函電的公函，其寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強(qiáng)，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內(nèi)容滲入公函的.趨勢，這也促進(jìn)了其格式的自由化。在商務(wù)函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運(yùn)用方面也簡潔化了。一方面，函電中應(yīng)省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風(fēng)格簡潔化了。

　　2、對外貿(mào)易對外貿(mào)易是特指國際貿(mào)易活動中的一國或地區(qū)同其他國家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動。這是立足于一個國家或地區(qū)去看待它與其他國家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動。有時也被稱為國外貿(mào)易。

　　對外貿(mào)易的分類：

　　1、按交易內(nèi)容，對外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。

　　2、按貨物移動方向，對外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進(jìn)口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易。

　　3、按交易對象，對外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。

　　4、按運(yùn)輸方式，對外貨物貿(mào)易可分為海運(yùn)貿(mào)易、陸運(yùn)貿(mào)易、空運(yùn)貿(mào)易、多式聯(lián)運(yùn)與郵購貿(mào)易等等，可以說形式多樣。

商務(wù)英語信函格式范文6

　　摘要：國際商務(wù)活動中進(jìn)行有效的英語交流需要使用商務(wù)英語信函來進(jìn)行相關(guān)的書寫與記錄工作，因?yàn)樯虅?wù)英語信函自身的特定問題格式，在進(jìn)行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區(qū)別一般的英語信函。本篇文章主要是依據(jù)商務(wù)英語中獨(dú)特的語言條件，來進(jìn)行有關(guān)英語寫作方面的原則講解，通過一些經(jīng)典例子，來分析和研究有關(guān)商務(wù)英語信函書寫時，需要遵循的寫作技巧。

　　關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；語境；修辭

　　一、商務(wù)英語信函

　　二、商務(wù)英語語境

　　想要對商務(wù)英語語境進(jìn)行充分的理解，就需要先對語境一詞的含義有所了解。在國內(nèi)和國外的學(xué)者，對于商務(wù)英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時代的遷移在潛移默化的發(fā)生改變。唯一不變的就是對于語境這個詞具有相當(dāng)復(fù)雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關(guān)的社會環(huán)境與微觀條件下有關(guān)的語言環(huán)境進(jìn)行統(tǒng)一。根據(jù)大量的文獻(xiàn)資料，能夠總結(jié)出語言環(huán)境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內(nèi)容作用。社會環(huán)境對于物質(zhì)情景和時代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環(huán)境，諸如人文狀況、政治氣候、社會制度、時代思潮等。社會環(huán)境同整個社會所蘊(yùn)含的經(jīng)濟(jì)文化背景的關(guān)系密切，所以，在商務(wù)英語中，有關(guān)語境的概念也需要包含以上內(nèi)容，但是不僅僅是簡單的包含，需要有更深層次的需要，同國際貿(mào)易在發(fā)展變化的進(jìn)程等相結(jié)合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現(xiàn)在不同的交際、價值觀、思維中的沖擊。

　　對于商務(wù)而言，進(jìn)行微觀語言環(huán)境的交流就要求密切的關(guān)注自身包含的特定人群，進(jìn)行不同場合內(nèi)的不同話題的交際。不同與宏觀的社會環(huán)境，需要結(jié)合寫信者自身的商務(wù)方面的文化背景，能夠更多的消除地域內(nèi)存在的巨大差異。因此，要求我們在今后進(jìn)行商務(wù)英語信函書寫時，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關(guān)跨文化的發(fā)展觀點(diǎn)，持續(xù)不斷的'增加自身的商務(wù)英語的書寫應(yīng)用能力，通過不斷的交流溝通與時俱進(jìn)。

　　三、商務(wù)英語語境的修辭

　　想要在進(jìn)行更準(zhǔn)確地商務(wù)英語信函書寫工作，就要同商務(wù)自身所處的語境結(jié)合，通過得體的修辭進(jìn)行目的的表達(dá)。第一點(diǎn)，需要對修飾有充分的認(rèn)識。對于修辭的概念，目前的大部分人都認(rèn)為僅僅是一種有關(guān)語言運(yùn)用方面的技術(shù)。實(shí)際上，有關(guān)修辭的概念，最早出現(xiàn)在古典流派中，并一直延續(xù)至今。有學(xué)者認(rèn)為，修辭就是根據(jù)不同的目的進(jìn)行精心的安排，也就是對語言進(jìn)行選擇的過程。為了將所要表達(dá)的內(nèi)容更加得體與精準(zhǔn)的進(jìn)行表達(dá)，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運(yùn)用方面的藝術(shù)和規(guī)律。在《英文修辭》一書中，有關(guān)與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現(xiàn)出來的技巧和表現(xiàn)，還能夠?qū)Ω鞣N詞匯和句型的結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)的使用說明。

　　在一定程度上而言，通過商務(wù)活動自身的特點(diǎn)，如交際和談判特性，導(dǎo)致商務(wù)活動的表達(dá)具有更加精準(zhǔn)的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復(fù)雜的藝術(shù)，利用修辭進(jìn)行言語的活動，能夠?qū)⒄Z境進(jìn)行更多的適應(yīng)，能夠?qū)⑹褂玫恼Z言進(jìn)最大程度的約束。修辭的運(yùn)用不能夠脫離一個整體的使用環(huán)境。進(jìn)行商務(wù)英語信函時，一定要嚴(yán)格的對商務(wù)英語使用的語境進(jìn)行把握，也就是說在使用信函進(jìn)行商務(wù)英語的書寫時，一定要注意考究的修辭，將兩者進(jìn)行有效的結(jié)合。

　　四、語境論的應(yīng)用

　　根據(jù)不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠?qū)⑺�要表達(dá)的內(nèi)容更完整的發(fā)揮出來。修辭結(jié)合語境，能歐股成功的將商務(wù)英語信函的寫作藝術(shù)進(jìn)行修飾。使用得當(dāng)?shù)拇钆�，能夠更好的體現(xiàn)商務(wù)英語的內(nèi)涵。這也要求商務(wù)人員能夠從兩個層面達(dá)到要求。

　　第一，使用得體的搭配進(jìn)行詞句的應(yīng)用。在造句時，一定要將商務(wù)英語的語言特色進(jìn)行突出的表達(dá)。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據(jù)合理的英語結(jié)構(gòu)規(guī)律，進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫，表達(dá)一定要合情合理，清晰流暢。

　　第二，認(rèn)真思考商務(wù)英語的常變因素。如國際社會背景、交際內(nèi)容等。通過對商務(wù)英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規(guī)范性。要想達(dá)到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。

　　關(guān)于修辭得體，需要考慮進(jìn)行不同語境下的商務(wù)英語應(yīng)用時，使用者的語氣是否恰當(dāng)。一般來講，對于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時，具有的全面的感受。通過語境學(xué)的內(nèi)容，可以看出，在商務(wù)英語的表達(dá)上，僅僅依靠單詞或表達(dá)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要進(jìn)行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當(dāng)包括兩方面：自然和客氣。

　　事實(shí)上，商務(wù)環(huán)境是隨時都在變化的，因此在實(shí)踐的交流中也不會僅僅是對于商務(wù)內(nèi)容的表達(dá)，還有一些層出不窮的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態(tài)度，切實(shí)的考慮到對方的出境，能夠表現(xiàn)出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對方的要求，可以用被動語態(tài)（You have earned  commission.你已經(jīng)獲得了的傭金）來代替生硬的主動語態(tài)（We allow you  commission）。這一語氣更能夠體現(xiàn)出對方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對于對方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態(tài)度。只有使用更加得體又合乎情理的表達(dá)，才能夠更加到位的進(jìn)行溝通，既符合自身位置，又體現(xiàn)自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。

　　五、總結(jié)

　　綜上所述，隨著科技的發(fā)展，商業(yè)模式也在不斷的變化。對于今后，需要自身在進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫時，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項規(guī)章法律，通過規(guī)范程序化的國際貿(mào)易，來進(jìn)行更加豐富的發(fā)展。不同的貿(mào)易話題需要進(jìn)行不同的貿(mào)易措辭來溝通。根據(jù)變化的話題來進(jìn)行有效的結(jié)合，從而書寫出來的商務(wù)英語信函能歐股更具有時代特點(diǎn)，抓住其中的使用規(guī)律和語言風(fēng)格，能夠更好的獨(dú)立進(jìn)行寫作書寫，將修辭藝術(shù)使用的別具匠心，能夠更好的實(shí)現(xiàn)國際商務(wù)間的有效交流。對于商務(wù)英語的推進(jìn)作用，在目前的國際間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，在我國進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，都具有較為明顯的獨(dú)特作用。

商務(wù)英語信函格式范文7

　　面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件??很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務(wù)文件。此篇文章主要論述了商務(wù)英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應(yīng)社會、科技以及商業(yè)的發(fā)展,從而清晰、準(zhǔn)確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強(qiáng)個人的寫作風(fēng)格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運(yùn)用強(qiáng)有力的溝通詞語,創(chuàng)建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。

　　商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實(shí)力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。

　　因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。

　　一、讀者

　　了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。

　　二、遣詞

　　簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的.團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。

　　三、造句

　　句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因?yàn)槭煜�劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應(yīng)切成兩到三個短句為宜。最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。標(biāo)點(diǎn)超過四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。表達(dá)三個乃至更多觀點(diǎn)時使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有空白的間隔。

　　四、分段

　　信函、備忘錄和報告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內(nèi)是最好的。電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。

　　五、外觀

　　外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字號。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機(jī)會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習(xí)語起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。

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