- 相關(guān)推薦
商務(wù)英語郵件寫作有哪些需要注意的地方
英語郵件寫作事項(xiàng)
在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)非常發(fā)達(dá)的時(shí)代，郵件溝通是日常生活中必不可少的一部分，郵件溝通能力強(qiáng)，你的事情能得到對(duì)方支持且迅速完成。但是，如果不懂得郵件溝通的技巧，想到什么寫什么，就很可能得到相反的結(jié)果。
01、搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址
發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位（以便稱呼對(duì)方）以及郵箱地址。
To：email接收者郵箱地址；From：email發(fā)送者郵箱地址；CC：抄送； Subject；主題，即這份email的主要內(nèi)容是什么，以上每一項(xiàng)都必須保證完全正確。
但是“Subject”就還好，只需簡單明了地寫清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting 定價(jià)政策會(huì)議；letter of application 申請(qǐng)信。
02、明確郵件目的
一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝（Thanking）、答復(fù)消息（Responding）、表達(dá)歉意（Apologizing）、通知（Announcing）、提醒（Reminding）、確認(rèn)信息（Making Confirmation）、提出要求（Requesting）、詢問原因（Inquiring）、提出建議（Making suggestions）等。
對(duì)于英語基礎(chǔ)不是特別扎實(shí)的同學(xué)來說，適當(dāng)積累一些常用句型，對(duì)提高商務(wù)郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時(shí)多積累的基礎(chǔ)上也可以閱讀一些書籍參考。
03、正文內(nèi)容直奔主題
商務(wù)郵件不需要過多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you。 表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備，接下去再展開具體內(nèi)容。
商務(wù)郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。
04、注意語氣和措辭
除了英語不出錯(cuò)，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級(jí)之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式的表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶溝通則需要用正式用語。
比如提出建議時(shí)，非正式場合可以說“How is ...... for you？”、“Is...... ok for you？”，正式用語則要說成“When would be convenient for you？”
05、檢查拼寫
確保發(fā)送的郵件不要有拼寫錯(cuò)誤，可以先用電腦自動(dòng)檢查一遍，不確定的單詞查字典確認(rèn)。
拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因?yàn)槠磳懚o對(duì)方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護(hù)航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。
英文郵件常用句型：
1.I am writing to confirm /enquire/inform you…
我寫信時(shí)要確認(rèn)/詢問/通知你…
2. I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2。
我寫信來追蹤我們之前對(duì)于第二季度營銷活動(dòng)的決定。
3.With reference to our telephone conversation today…
關(guān)于我們今天在電話中的談話。
4.In my previous e—mail on October 5…
先前在10月5日所寫的信…
5. As I mentioned earlier about…
如我先前所提及關(guān)于…
6.as indicated in my previous e—mail…
如我在先前的信中所提出…
7.As we discussed on the phone…
如我們上次在電話中的討論…
8.from our decision at the previous meeting…
如我們?cè)谏洗螘?huì)議中的決定…
9.as you requested/per your requirement…
按照你的要求…
10.In reply to your e—mail dated April 1，we decided…
回答你在4月1日寫的信，我們決定…
11.This is in response to your e—mail today。
這是針對(duì)你今天早上來信的回復(fù)。
12. As mentioned before， we deem this product has strong unique selling points in china。
如先前所述，我們認(rèn)為這個(gè)產(chǎn)品在中國有強(qiáng)有力且獨(dú)一無二的銷售點(diǎn)。
13. As a follow—up to our phone conversation yesterday， I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement。
追蹤我們昨天在電話中所談，我想答復(fù)你我們合約的一些待解決的議題。
14.I received your voice message regarding the subject。 I’m wondering if you can elaborate i。e。 provide more details。
我收到你關(guān)于這個(gè)主題的留言。我想你是否可以再詳盡說明，也就是再提供多一點(diǎn)細(xì)節(jié)。
15.Please be advised/informed that…
請(qǐng)被告知…
16. Please note that…
請(qǐng)注意…
17.We would like to inform you that…
我們想要通知你…
18. I am convinced that…
我確信…
19.We agree with you on…
我們同意你在…
20.With effect from 4 Oct。， 20xx…
從20xx年10月4日開始生效…
21. We will have a meeting scheduled as noted below…
我們將舉行一個(gè)會(huì)議，時(shí)間表如下。
22.Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only。
請(qǐng)確保個(gè)人信息不會(huì)外泄且只供內(nèi)部使用。
23. I am delighted to tell you that…
我很高興地告訴你…
24.We are pleased to learn that…
我們很高興得知…
25. We wish to notify you that…
我們希望通知你…
26. Congratulation on your…
恭喜您關(guān)于…
27.I am fine with the proposal。
我對(duì)這份提案沒意見。
28.I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22—24 Nov，20xx。
我很高興地告訴你，你已經(jīng)被同意參加20xx年11月22—24日的研討會(huì)。
29.We are sorry to inform you that…
我們很抱歉地通知你…
30.I’m afraid I have some bad news。
我恐怕要帶來一些壞消息。
31.There are a number of issues with our new system。
我們的新系統(tǒng)有些問題。
32.Due to circumstances beyond our control…
由于情況超出我們所能控制…
33.I don’t feel too optimistic about…
我覺得不太樂觀關(guān)于…
34.It would be difficult for us to accept…
我們很難接受…
35.Unfortunately I have to say that， since receiving your enquiries on the subject， our view has not changed。
很不幸地，我必須這么說，自從收到你關(guān)于這個(gè)主題的詢問，我們的看法都沒有改變。
36.We would be grateful if you could…
我們會(huì)很感激如果你可以…
37.I could appreciate it if you could…
我會(huì)很感激如果你可以…
38.Would you please send us…？
可否請(qǐng)你寄給我們…？
39.We need your help。
我們需要你的幫助。
40.We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff。
我們請(qǐng)求你的幫助，將此信息傳達(dá)給你們的員工。
41.We look forward to your clarification。
我們期待你的澄清。
42.Your prompt attention to this matter will be appreciated。
您能立即注意此事，我們將非常感激。
43.I would really appreciate meeting up if you can spare the time。 Please let me know what suits you best。
如果您能抽出時(shí)間，我希望能與你見面，請(qǐng)讓我知道您最適合的時(shí)間。
44.Please give us your preliminary thoughts about this。
請(qǐng)讓我知道你對(duì)于這件事情初步的想法。
45.Would you please reply to this e—mail if you plan to attend？
請(qǐng)您回信如果您計(jì)劃參加？
46.Please advise if you agree with this approach。
請(qǐng)告知是否你同意這個(gè)方法。
47.Could you please let me know the status of this project？
請(qǐng)讓我知道這個(gè)計(jì)劃的進(jìn)度？
48.If possible， I Hope to receive a copy of your proposal when it is finished。
如果可能，當(dāng)你完成提案，我希望能收到一份復(fù)本。
49.I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday。
如果能在下周一前收到您的答復(fù)，我將非常感激。
50.Hope this is OK with you。 If not， let me know by e—mail ASAP。
希望您對(duì)此沒有問題，如果不行，請(qǐng)利用電子郵件盡快讓我知道。
【商務(wù)英語郵件寫作有哪些需要注意的地方】相關(guān)文章：
商務(wù)英語郵件寫作指南07-30
商務(wù)英語郵件寫作常用句子07-22
商務(wù)英語郵件寫作雙重否定07-22
商務(wù)英語催款信郵件寫作07-20
商務(wù)英語郵件寫作常見套用語07-22
商務(wù)英語郵件寫作必備金句07-20
商務(wù)英語寫作必背的句子有哪些08-07
關(guān)于中考寫作需注意的有哪些07-13