商務(wù)英語信函的寫作原則

時(shí)間：2023-03-15 15:13:44 商務(wù)英語我要投稿

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商務(wù)英語信函的寫作原則

　　在商務(wù)英語寫作中,信函是常見的文章類型。無論是考試需要還是工作要求,為達(dá)到通過信函有效溝通的目的,有必要掌握寫好國際商務(wù)信函的原則。以下是小編為大家整理的商務(wù)英語信函的寫作原則，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

商務(wù)英語信函的寫作原則

　　商務(wù)英語信函的寫作原則篇1

　　一、商務(wù)英語信函的寫作原則

　　寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸

　　實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務(wù)信函有以下幾個(gè)方面的寫作原則：

　　1、禮貌原則(courtesy)

　　禮貌不僅僅是指有禮而已,為了使商務(wù)英語文書更具禮節(jié),撰寫者還應(yīng)避免過激、冒犯和輕視的用詞。

　　2、體諒原則(consideration)

　　體諒原則強(qiáng)調(diào)對(duì)方的情況而非我方情況，要將對(duì)方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將信息傳遞給對(duì)方。

　　3、完整原則(completeness)

　　在信函寫作中,信息完整很關(guān)鍵,所以商務(wù)信函中應(yīng)包括所有必需的信息。

　　4、清楚原則(clarity)

　　清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則.必須將自己的意思清晰地表達(dá)出來,以便對(duì)方準(zhǔn)確理解。

　　5、潔原則(conciseness)

　　要求我們用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)用簡(jiǎn)短、易懂、直接、樸素的英語, 要避免重復(fù)、羅嗦。

　　6、具體原則(concreteness)

　　使所表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)確而又生動(dòng)。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時(shí)，比如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)等等，盡可能做到具體。

　　6、正確原則(correctness)

　　正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標(biāo)準(zhǔn)、敘述恰當(dāng)、數(shù)字精確、以及對(duì)商業(yè)慣用語的正確理解。

　　二、商務(wù)英語信函中的禮貌表現(xiàn)

　　(一)、商業(yè)信函中的積極禮貌表現(xiàn)

　　按照布朗和列文森的禮貌理論，積極禮貌策略就是說話人為了滿足聽話人對(duì)積極面子的需求而采取的措施。積極面子是指希望得到別人的肯定和贊許。為保住對(duì)方的積極面子不受損害，說話人有必要使用積極禮貌策略。在商務(wù)信函中積極的禮貌表現(xiàn)主要體現(xiàn)為四種策略：贊美、展示人情味、避免不和與聲稱關(guān)系近。

　　1、贊美

　　贊美策略是一種滿足聽話人積極面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。在商務(wù)英語信函中,經(jīng)�？滟潓�(duì)方是很有必要的,但千萬別變成一味奉承、吹捧。即使對(duì)方的商譽(yù)、產(chǎn)品、技術(shù)等方面確實(shí)值得贊許，也要注意把握尺度,不可濫用溢美之詞。過了頭的贊揚(yáng)、恭維透著虛偽，給人一種言不由衷的感覺,反而顯得不禮貌。所以，在寫作信函時(shí)，既要在遵循禮貌原則( Politeness Principle) 中盡量多贊譽(yù)對(duì)方的贊譽(yù)準(zhǔn)則(Approbation Maxim) ，又要做到恰如其分地夸獎(jiǎng)對(duì)方。下面就是一個(gè)在自然而不夸張的語氣中透出贊美之情的好例子:

　　We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following : …

　　(經(jīng)檢查,貴方產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格都使我方很滿意。因此,決定向貴方定貨,具體的款項(xiàng)如下: …)

　　2、展示人情味

　　中國人很重感情，人們互相關(guān)心，互相理解。尤其當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)往往會(huì)向?qū)Ψ奖磉_(dá)親切或同情之意，并且會(huì)表示一定的理解和美好的祝福，例：

　　We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.

　　(本月3日來函和保險(xiǎn)單復(fù)印件已經(jīng)收到，我們對(duì)貴公司所遭受的損失深表同情。)

　　3、避免不和

　　避免不和在商務(wù)信函寫作中，主要表現(xiàn)為當(dāng)寫信人不同意對(duì)方的觀點(diǎn)或不愿滿足對(duì)方的要求或請(qǐng)求時(shí)，為了不造成對(duì)對(duì)方的直接否定，維護(hù)對(duì)方的積極面子，在回信時(shí)寫信人要避免直陳不同的意見。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　4、聲稱關(guān)系親近

　　在商業(yè)信函中，寫信人可以通過聲稱自己與對(duì)方有親密的關(guān)系，或從對(duì)方的立場(chǎng)考慮某一建議來向?qū)Ψ絺鬟f友好之情，這種方式就是“聲稱關(guān)系親近”策略。

　　例：In view of our longstanding business relationship that we make you such an offer。

　　(鑒于咱們之間長久的貿(mào)易伙伴關(guān)系，我們特向貴方報(bào)價(jià)如下。)

　　(二)、商業(yè)信函中的消極禮貌表現(xiàn)

　　在布朗和列文森的理論體系中，消極禮貌策略主要是說話人意欲部分地滿足聽話人的消極面子而采取的措施。消極的禮貌表現(xiàn)在商務(wù)信函中主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：減緩語氣、表示敬意、道歉。

　　1、減緩語氣

　　減緩語氣策略指的是當(dāng)寫信人向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、要求或批評(píng)時(shí)，寫信人運(yùn)用一定的表達(dá)方式來減輕或緩和語氣，使言語的強(qiáng)制力變小，從而減弱對(duì)對(duì)方消極面子的威脅的方法。

　　Excuse me, I was wondering if you could possibly send us your latest sample machine?

　　(貴方可否將貴公司的最新的機(jī)器樣品郵寄一份給我們公司?)

　　2、表示敬意

　　表示敬意策略指寫信人運(yùn)用謙卑的語言來降低自己或抬高對(duì)方的身價(jià)使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現(xiàn)出寫信人對(duì)收信人的尊重。寫信人通過抬高對(duì)方的身份，降低自己的身份，表明自己對(duì)對(duì)方消極面子的維護(hù)和尊重，從而避免與對(duì)方潛在的沖突，實(shí)現(xiàn)與對(duì)方成功交流的目的。

　　“You-attitude”的表達(dá)方式：

　　“You-attitude” (‘您為重’) 準(zhǔn)確地說,是體現(xiàn)在態(tài)度上的。寫信人應(yīng)時(shí)時(shí)從對(duì)方立場(chǎng)出發(fā)，處處持為對(duì)方著想的態(tài)度，尊重、體諒、贊譽(yù)對(duì)方,盡量使對(duì)方受益。在此基礎(chǔ)上，盡可能以自然為前提,恰當(dāng)?shù)厥褂谩澳恪�、“我”�?/p>

　　3、道歉

　　道歉策略指的是當(dāng)交際中的一方冒犯了另一方時(shí)，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，此來維護(hù)被冒犯一方的面子并且彌補(bǔ)冒犯的后果進(jìn)而恢復(fù)雙方之間的和諧關(guān)系的'方式。主要有兩種方式：直接道歉和間接道歉。

　　3.1 直接道歉

　　為了維護(hù)對(duì)方的面子，并且彌補(bǔ)對(duì)對(duì)方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉承認(rèn)自己的過失，請(qǐng)求對(duì)方諒解，并表示愿意進(jìn)行賠償，進(jìn)而促使雙方步入正常的交際軌道。一般地，使用這種方法的信函都是投訴處理函(表接受)。如：

　　We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assure you that care will be taken in the execution of your further orders.

　　(對(duì)由此錯(cuò)誤帶給貴方帶來的麻煩,我們非常抱歉,并保證:在履行貴方今后的定單時(shí),一定謹(jǐn)慎小心。)

　　3.2 間接道歉

　　間接道歉指的是道歉者向?qū)Ψ降狼福姓J(rèn)自己的過失，但傾向于降低己方的過失程度或提供理由說明過失并非是故意的，以減輕責(zé)任。與第一種方式不同的是寫信人在維護(hù)收信人的消極面子的同時(shí)，也對(duì)自己的積極面子有所照顧。如：

　　We regret to advise that we are unable to make an offer for the time being owing to heavy demands. A cable to this effect has been sent today to you. However, we shall not fail to inform you whenever a fresh supply becomes available.

　　(由于當(dāng)前對(duì)該商品的需求量較大，暫時(shí)謙難發(fā)盤;因此，已于今日致電貴方，告知此意，一俟有新貨可供，當(dāng)即奉告，此復(fù))。

　　三、外貿(mào)函電中合理表達(dá)禮貌應(yīng)注意的幾個(gè)方面

　　1、注意保持交際雙方地位的平等

　　在外貿(mào)函電中，交易雙方的談判應(yīng)盡量建立在平等互利的基礎(chǔ)上，為表示禮貌而過分謙卑的言辭會(huì)適得其反，令對(duì)方對(duì)你的能力產(chǎn)生懷疑。

　　2、注意話語的選擇是否具有親和力

　　每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。多用一些簡(jiǎn)單明了的語句，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。

　　3、注意話語中的各種信息在不同人文背景下的解讀

　　禮貌具有受文化因素(如歷史、地理、生活方式、宗教信仰等)制約的特點(diǎn)，不同的文化團(tuán)體有不同的文化價(jià)值觀，他們對(duì)禮貌的敏感度存在差異，對(duì)表示禮貌的方式方法有不同的了解。因此，在商務(wù)英語信函的寫作中，我們要注意根據(jù)不同的文化背景來解讀其含義。

　　總之，在商務(wù)英語信函的寫作過程中，不僅要靈活運(yùn)用各種禮貌原則，提高禮貌的表達(dá)手段和技巧，還要仔細(xì)考慮各種國際商務(wù)交往中的特定語境因素，合理運(yùn)用各種語用策略，使禮貌的表達(dá)更加貼切得體，從而使對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)得以更順利地進(jìn)行。

　　四、商務(wù)信函中禮貌用語的重要性

　　隨著全球經(jīng)貿(mào)一體化的不斷推進(jìn)，國際貿(mào)易的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。禮貌用語在國際商務(wù)活動(dòng)中起著重要的作用，它能營造一種尊重對(duì)方、尋求合作的氣氛，使對(duì)方樂意與我們合作，從而有助于在競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。如一封彬彬有禮的書信，得體脫俗的談吐，能使我方在對(duì)方的心目中樹立起一種正直、熱情、有良好文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限的商機(jī)。隨著中國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，商業(yè)信函已經(jīng)成為人們?cè)诮?jīng)濟(jì)交往中不可缺少的一種重要的手段。人們只有在商業(yè)信函中使用一定的禮貌策略，才能在商業(yè)交往中成功地達(dá)到交際目的。

　　在國際商務(wù)交往中，在以信傳情達(dá)意中，雙方通過努力塑造良好形象，爭(zhēng)取并保住新老客戶，以求更好的經(jīng)濟(jì)效益。商務(wù)信函不僅是用來溝通的媒介，更是建立友誼、吸引客戶的手段。而寫好一封商務(wù)英文信，禮貌原則是必須注意的，因?yàn)檫@直接關(guān)系到你寫的信是否有正面效應(yīng)，或者說是否成功。所以，學(xué)習(xí)有禮貌的、得體的英語語言，是必要的。因此，在日常的商務(wù)活動(dòng)中，我們應(yīng)注意商務(wù)信函中禮貌用語的使用，商業(yè)信函才會(huì)起它應(yīng)有的作用——通過英語的媒介作用起到發(fā)展貿(mào)易、增進(jìn)友誼的作用。

　　商務(wù)英語信函的寫作原則篇2

　　1、策略原則

　　即盡量減少他人付出的代價(jià)，增加對(duì)他人的益處。這一原則較為適用于當(dāng)我們?cè)谙騽e人發(fā)出動(dòng)作時(shí)。根據(jù)這一原則可以得出以下兩個(gè)結(jié)論。

　　首先，就祈使句而言，提供比要求要禮貌一些。如：have some more sugar 就比clean up the floor 要禮貌。

　　其次，在表示請(qǐng)求時(shí)，間接比直接要禮貌一些。所以根據(jù)禮貌由淺至深的程度，直接的祈使句不如普通的疑問句禮貌，普通的疑問句又不如首先提出“是否可以做出請(qǐng)求”的疑問句禮貌。例如： pass me the sugar. can you pass me the sugar?

　　can i probably ask you to pass me the sugar?

　　這三句話的禮貌程度是逐步加深的。請(qǐng)求越來越不明顯，從而給聽者更大的拒絕的自由。

　　2、慷慨原則

　　即盡量減少對(duì)自己的益處，增加自己付出的代價(jià)。這一原則較為適用于當(dāng)我們自己要發(fā)出動(dòng)作時(shí)。當(dāng)發(fā)出提供性的.動(dòng)作時(shí)，直接比間接禮貌，如： let me set the table.

　　i was wondering if i could possibly set the table. 當(dāng)發(fā)出請(qǐng)求時(shí)，間接比直接禮貌。如： i want to borrow your car. could i possibly borrow your car?

　　3、稱贊原則

　　即盡量減小對(duì)聽者的批評(píng)，增加對(duì)聽者的贊揚(yáng)。這一原則一般分為兩類，一是否定式稱贊——間接的批評(píng)別人反而說好話。如： -do you like my dress?

　　-well, yes, but it’s not my favorite.

　　另外是夸大式稱贊，一般出現(xiàn)在較正式的場(chǎng)合。如：thank you so

　　var cpro_psid ="u2572954"; var cpro_pswidth =966; var cpro_psheight =120;

　　much for inviting us. we had an absolutely wonderful time.

　　4、謙虛原則

　　即盡量減小對(duì)自己的贊揚(yáng)，增大對(duì)自己的貶低。同稱贊原則一樣，謙虛原則也是分為否定式和夸大式。如： -you did brilliantly!

　　-yes, did i? 或well, i thought i did not do too badly.

　　5、考慮原則

　　即盡量減少聽者的不快樂，增加聽者的快樂。這一原則主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：

　　首先是委婉語的應(yīng)用。在談到可能會(huì)造成聽者不快的話題時(shí)，可盡量使用委婉語，以盡量避免出現(xiàn)消極結(jié)果。如說she has a lovely figure 是禮貌的，而直接說she has a beautiful breast則是不禮貌的。