寫商務(wù)英語信函注意事項(xiàng)
在國際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，為了通過發(fā)送商務(wù)信函達(dá)到有效交流，傳達(dá)友好情感，增加商務(wù)合作機(jī)會(huì)的目的，商務(wù)信函必須在風(fēng)格和語言上發(fā)生變化。現(xiàn)代商務(wù)信函的主要文體特征可以概括為以下五點(diǎn): 內(nèi)容的清晰性、表達(dá)的簡(jiǎn)潔性、詞語的專業(yè)性、風(fēng)格的正式性、措辭的禮貌性。因此我們要將商務(wù)信函本身的特點(diǎn)和英語的語言特點(diǎn)結(jié)合起來，分析和總結(jié)其翻譯思路和技巧。
一、內(nèi)容的清晰性
發(fā)送商務(wù)信函的目的在于建立商務(wù)往來關(guān)系，就某一細(xì)節(jié)進(jìn)行商討，努力達(dá)成共識(shí)，以便促進(jìn)一項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)的開展。要達(dá)到這些目的，首先必須保證閱讀者能夠清楚了解寫信人的意圖，迂回或閃爍其辭的話語會(huì)讓讀信人產(chǎn)生不信任，甚至?xí)岩蓪?duì)方的語言表達(dá)能力，對(duì)進(jìn)一步開展商務(wù)活動(dòng)很不利。模棱兩可的話輕則阻礙讀信人對(duì)信函意思的理解，重則會(huì)對(duì)發(fā)函方造成不必要的損失。例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此處bimonthly 有歧義，可以是twice a month 或者once two month. 故讀信人就迷惑了，可以改寫為We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.
翻譯要保留原文的清晰度相當(dāng)重要。由于在較為正式的場(chǎng)合中，為了將一概念定義完整和清楚，英文常常用關(guān)聯(lián)詞將幾個(gè)短句并在一起形成一個(gè)長句，而中文無法照樣只用一句話來翻譯，即使這樣譯了也很難達(dá)到通順和自然。這時(shí)，我們就采取將長句按特定的事情發(fā)展的順序拆分成兩個(gè)或兩個(gè)以上的小句子的方式來翻譯。必要時(shí)還要增加或省略一些詞語，讓整段文字結(jié)構(gòu)更合理、內(nèi)容更清楚。例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一個(gè)介詞with 來分界，譯為“合同價(jià)格是以運(yùn)費(fèi)計(jì)算，裝運(yùn)時(shí)運(yùn)費(fèi)的增減均屬買方。賣方則承擔(dān)至交貨地的全部運(yùn)費(fèi)”。在原文中with 分句是一個(gè)狀語，翻譯時(shí)采用中國人平鋪直敘的思維方式，用分述的方式把這個(gè)句子拆成兩句，清楚地表達(dá)了原文的語言信息。
是不是一封書信只要包含了全部關(guān)鍵信息就可以成為一封好的書信了呢? 擬信人還應(yīng)注意語言組織的條理性，或按事情發(fā)展的先后順序，或按各要素的重要性排序編寫。東扯一句，西扯一句的寫法必定會(huì)影響文章的清晰度。
二、表達(dá)的簡(jiǎn)潔性
簡(jiǎn)潔就是用最精煉的語言來表達(dá)意思，在商務(wù)信函中言簡(jiǎn)意賅就是為了方便高效率溝通與工作。能用一個(gè)字表達(dá)的不用一個(gè)詞組，能一個(gè)詞組講清的事就不用講成一句話。商務(wù)信函不用因顧及禮貌而開頭就說“I hope you are well”( 近日可好?) ，天氣也從不在此中提及。我們用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容詞雖然可以表達(dá)友好、滿意、歉意等感情，但只是在十分必要的情況下才出現(xiàn)。中國人在寫英文信函時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些不必要的重復(fù)，比如: “true facts”、“next time in the future”這樣的詞語讀者能懂，但是會(huì)對(duì)這種不地道的說法嗤之以鼻。
中文就簡(jiǎn)潔這一點(diǎn)在很多情況下具有優(yōu)勢(shì)，商務(wù)信函中最能體現(xiàn)這一優(yōu)勢(shì)的是一些客套而必要的敬語，比如: “we are looking forward to your early reply”，翻譯成中文就五個(gè)字: “盼早日回復(fù)”; “with all kind regards，I remain”，中文為“祝好”。像“regards”、“wishes”這一類詞，都不用按照原意翻譯，祝好的英文句子大多用中文的俗語代替。
三 、詞語的專業(yè)性
商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)這一特定的領(lǐng)域所使用的應(yīng)用文形式。擬寫和閱讀此種信函的人都是從事商務(wù)工作的個(gè)體。在以職業(yè)劃分的團(tuán)體環(huán)境中，通常存在為方便業(yè)內(nèi)人士交流但外行不懂的語言。這種語言包括專門為定義一個(gè)專業(yè)概念而發(fā)明的詞匯，普通詞匯在某一特定領(lǐng)域的特定意思，以及由一組詞匯的每個(gè)單詞的開頭字母組成的縮寫單詞。我們稱上述這些語言為行話( jargon) 。要將商務(wù)英語信函翻譯得既專業(yè)又得當(dāng)，要求翻譯工作者掌握足夠的商務(wù)知識(shí)。涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、金融學(xué)、國際貿(mào)易等領(lǐng)域的概念的意思和英文縮寫這兩種。不懂金融學(xué)的人會(huì)把“bank balance”和“insurance policy”分別翻譯成“銀行平衡”和“保險(xiǎn)政策”，而正確的譯文是“銀行余額”及“保險(xiǎn)單”; 沒有接觸過國際貿(mào)易的人也不會(huì)知道“CIF”( 成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)) ，“D/P”( 付款交單) ，“T /T”( 電匯) 。因此，懂得商務(wù)英語的行話是翻譯相關(guān)信函的基本要求。根據(jù)字面意思翻譯出來的.文字根本無法傳達(dá)商務(wù)信息。
四、風(fēng)格的正式性
Peter Newmark 在他編著的《翻譯教程》中提到，提筆寫譯文之前，翻譯者必須通讀文章，了解原文的背景、基調(diào)、作者的態(tài)度和行文風(fēng)格，以便合理自然地組織語言，表達(dá)目標(biāo)信息。商務(wù)信函以商務(wù)活動(dòng)為背景，書信內(nèi)容自然是采取較為正式的風(fēng)格表達(dá)。
這種正式性首先表現(xiàn)在措辭專業(yè)考究，感情色彩適中。在很多情況下，商務(wù)信函偏向于用名詞表達(dá)某一動(dòng)作的執(zhí)行，一種狀態(tài)的持續(xù)，或者用名詞代替形容詞來表達(dá)某種感情和態(tài)度; 其次，一件事情的完成大多用被動(dòng)句來表述; 最后，用完整的長句說明事項(xiàng)。其中第三點(diǎn)在內(nèi)容的清晰度上已用實(shí)例說明過，這里就第一和第二點(diǎn)看一個(gè)例子。例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L /Cextension will be inevitable. As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to it. 我們可以清楚地看到英語在正式場(chǎng)合的習(xí)慣用法: 頻繁使用被動(dòng)語態(tài)表示一件事的執(zhí)行，但我們不能把原文第一句翻譯成“如果信用證通知書被盡早傳真過來”，而應(yīng)譯為“如果貴方盡早將信用證通知書傳真過來”。這樣更符合中文的表達(dá)習(xí)慣; 后面說到“如不那樣做，難免會(huì)出現(xiàn)延遲裝船和延長信用證的有效期的現(xiàn)象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”這樣的名詞詞組來表達(dá)既精煉又正式，但是中文翻譯出來不得不加一些語言，還要把表示動(dòng)作的名詞換成動(dòng)詞來譯。另外，“this is a matter of great importance”的講法也只有在相當(dāng)正式的場(chǎng)合才用，屬于定語后置，翻譯過來形容詞放在名詞前面“這是件很重要的事情”，或簡(jiǎn)而言之“事關(guān)重要，敬請(qǐng)留意”。
五、措辭的禮貌性
在商務(wù)信函中，禮貌是行文必須遵守的原則。信頭注明的收信人如果是對(duì)方公司的高層人物，必須在其名字后或下一行寫出其職位或官銜。正文起頭的稱號(hào)也較為講究。在公司內(nèi)容傳遞的信函中，上級(jí)可以直呼下級(jí)的名字，表現(xiàn)出職位差別，也可以表達(dá)親切之意。同事之間的交流也可以直呼其名，顯出合作親密。而進(jìn)行貿(mào)易往來的不同公司之間則要嚴(yán)格按照“先生、女士、總經(jīng)理、董事長閣下”等稱呼。在稱呼前最常用的形容詞是“dear”，直譯為“親愛的”。但是鑒于商務(wù)活動(dòng)和雙方關(guān)系的正式性，我們將它譯為“尊敬的”更恰當(dāng)。“謝謝”、“請(qǐng)您”、“不勝感激”幾乎在每封商務(wù)信函中都出現(xiàn)，這是為了引起讀信人的好感和認(rèn)同，以促成對(duì)方按照自己的意圖完成相關(guān)的事項(xiàng)，或者對(duì)對(duì)方已經(jīng)完成的某項(xiàng)工作表示肯定。我們將“Thank you for your inquiry of September 9th about our SH035 automatic coffee - maker.”翻譯為“感謝貴方于九月九日對(duì)我方SH035 型自動(dòng)咖啡壺的詢價(jià)”。“感謝”按照原英文句子的順序譯在句首。但對(duì)另一種表達(dá)“Early reply is highly appreciated”則不能用中文的被動(dòng)句翻譯，而應(yīng)譯為“承蒙早日回復(fù)，不勝感激”。此中加入了英語原文中沒有的詞語“承蒙”，以解決改變句型后不通順的問題。在某項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)開展過程中，對(duì)方有可能出現(xiàn)做得不盡人意的時(shí)候，無論是出于有意還是無意，如果筆者想激發(fā)對(duì)方做出對(duì)自己有意義的舉動(dòng)，切忌指責(zé)對(duì)方或持居高臨下的態(tài)度。
這里來對(duì)比兩種不同的寫作態(tài)度:
A: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail.顯然你置我方將報(bào)告以掛號(hào)信的形式寄回的要求于不顧。
B: We did request that you return the report by registered mail.
我們確實(shí)作出過請(qǐng)你將報(bào)告以掛號(hào)信的形式寄回的要求。
顯然第二種說法讓人更能接受。因?yàn)榫渥邮峭ㄟ^非常委婉的形式提醒讀信人責(zé)任過失在于讀信方，“did”這一關(guān)鍵詞起到澄清寫信方已將事情闡述清楚的作用，因此，雖然這一助詞沒有實(shí)在的詞匯意義，但卻具有強(qiáng)烈的語法意義，必須在譯文中體現(xiàn)出來，這里我們用“確實(shí)”來表達(dá)。
不難發(fā)現(xiàn)，懂得一門語言，不等于懂得在某特定的環(huán)境和場(chǎng)合中恰當(dāng)?shù)厥褂眠@門語言。作為中國的涉外商務(wù)人員，能流利地用英語表達(dá)意思只是維持正常工作的基本要求之一，要寫得一手地道的、專業(yè)的商務(wù)英語信函是利用函電從事商務(wù)活動(dòng)的前提。要寫出高質(zhì)量的商務(wù)英文信函必須將本文提出的五個(gè)特征有效合理地結(jié)合起來，靈活運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，恰當(dāng)?shù)亟M織語言。
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