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如何提高商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作
一、培養(yǎng)基礎(chǔ)英語(yǔ)寫(xiě)作能力
轉(zhuǎn)變英語(yǔ)學(xué)習(xí)觀念，培養(yǎng)基礎(chǔ)英語(yǔ)寫(xiě)作能力是提高商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作能力的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。為此，必須抓好以下三個(gè)環(huán)節(jié):
1.不斷通過(guò)寫(xiě)作練習(xí)培養(yǎng)英語(yǔ)語(yǔ)法的應(yīng)用能力，重視掌握有關(guān)詞匯的用法，以便能運(yùn)切實(shí)用有關(guān)語(yǔ)法和詞匯去寫(xiě)作。這是英語(yǔ)寫(xiě)作的基礎(chǔ)。
不僅要記住語(yǔ)法規(guī)則，更重要的是要通過(guò)做各種各樣的寫(xiě)作練習(xí)，以達(dá)到在寫(xiě)作中能正確運(yùn)用有關(guān)語(yǔ)法規(guī)則。要記住英語(yǔ)單詞的漢語(yǔ)意思，更重要的是要通過(guò)閱讀在上下文中準(zhǔn)確掌握英語(yǔ)單詞的用法。單詞的用法(主要是實(shí)詞的用法)主要包括：?jiǎn)卧~的確切意思-包括其情感意義、文體色彩等;它與有關(guān)同義詞或近義詞的區(qū)別;它的習(xí)慣性搭配。這樣，學(xué)習(xí)者才能在寫(xiě)作中避免那些盡管語(yǔ)法上沒(méi)有什么錯(cuò)誤、用詞卻有明顯錯(cuò)誤的現(xiàn)象。
2.通過(guò)大量閱讀逐漸培養(yǎng)英語(yǔ)思維，并掌握一些寫(xiě)好句子的技巧，以便在把句子寫(xiě)正確的同時(shí)，不斷培養(yǎng)用地道的英語(yǔ)把句子寫(xiě)好的能力。
結(jié)合提高閱讀能力，大量閱讀各類題材的英語(yǔ)文章，有意識(shí)地逐漸培養(yǎng)英語(yǔ)思維，并把它用于寫(xiě)作。在閱讀過(guò)程中要注意:不要死扣每句英語(yǔ)的漢語(yǔ)意思，而應(yīng)著重獲取作者所要傳遞的信息;對(duì)于相對(duì)簡(jiǎn)易的、與日常生活或所學(xué)專業(yè)有關(guān)的文章，應(yīng)注意某些意思的英語(yǔ)表達(dá)方式，尤其要注意與漢語(yǔ)有明顯不同的表達(dá)方式，注意其用詞、詞序、搭配等，以便將來(lái)寫(xiě)作時(shí)有效地模仿，使寫(xiě)出的句子地道化。掌握英語(yǔ)句子的寫(xiě)作技巧，恰當(dāng)運(yùn)用各種類型的句子。
3.了解一些英語(yǔ)段落、篇章的組織和寫(xiě)作知識(shí)。所寫(xiě)段落與篇章均要力求連貫(coherence)和銜接(cohesion)。篇章的用詞和句式在文體上一般要保持一致(unity)。
二、商務(wù)英語(yǔ)文體特點(diǎn)
要提高商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作水平，除了要有扎實(shí)的英語(yǔ)基本功，還要對(duì)商務(wù)英語(yǔ)文體特點(diǎn)有充分的認(rèn)識(shí)，準(zhǔn)確的區(qū)別不同體裁商務(wù)英語(yǔ)的風(fēng)格特點(diǎn)，從而寫(xiě)出滿足不同商務(wù)目的的要求的商務(wù)文件。不同的商務(wù)環(huán)境相對(duì)應(yīng)的不同的商務(wù)活動(dòng)也是不相同的，了解商務(wù)英語(yǔ)語(yǔ)言的共同特點(diǎn)、風(fēng)格、語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)而且清楚認(rèn)識(shí)在不同商務(wù)活動(dòng)中商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的具體特點(diǎn)和要求。它包括構(gòu)思、起草、修改3個(gè)階段。
1.構(gòu)思階段
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作在此切斷必須考慮三個(gè)文體：(1)寫(xiě)作目的-通知、請(qǐng)求、說(shuō)服、存檔;(2)寫(xiě)給誰(shuí)-客戶、上級(jí)、同事、下屬;(3)字?jǐn)?shù)要求;(4)形式結(jié)構(gòu)-計(jì)劃或建議報(bào)告、商務(wù)函件、備忘錄、電子郵件。明確這些要求后，需要考慮語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)，采用那種陳述順序-直接順序、間接順序、直接于間接混合順序。
2.起草階段
起草階段，是將構(gòu)思階段在頭腦中形成的想法以書(shū)面文字的形式呈現(xiàn)出來(lái)。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的最終目的是為了獲的讀者的支持、信任和好感。而且還要注意禮貌用詞，例如使用褒義詞、適當(dāng)?shù)念^銜、不帶任何性別、種族和年齡偏見(jiàn)的詞等。
作為專門用途英語(yǔ)的商務(wù)英語(yǔ)，因其特殊目的，希望通過(guò)最有效的溝通提供給合作者更容易理解的清楚具體的信息。其信函在詞匯選擇上，遵循3c原則:
(1)conciseness(精簡(jiǎn))。在復(fù)合詞與簡(jiǎn)單詞之間、長(zhǎng)詞與短詞之間，應(yīng)選擇簡(jiǎn)單詞或短詞;在詞組與單詞之間，選擇單詞，盡量不使用不必要的介詞詞組;
(2)clarity(明白)。要準(zhǔn)確傳達(dá)商務(wù)交流的內(nèi)容，必須避免使用模棱兩可的詞語(yǔ)或表達(dá)方式，這樣才能使信函意義明確，不被誤解，表達(dá)思想才能夠更突出。避免在同一信函或其他寫(xiě)作中使用同一詞。避免使用“if”，“hope”，“but”等表示疑問(wèn)的詞。在日期表達(dá)上，涉及到具體某月，均使用那個(gè)月的具體名詞，如“January，F(xiàn)ebruary，…”。避免用“instant， ultimo，approx”等不確定詞語(yǔ)。另外避免將日期寫(xiě)成如“5/4/1995”類似的形式，因?yàn)閷?duì)于英國(guó)習(xí)慣是4月5日，而美國(guó)習(xí)慣是5月4日。
(3)Courtesy(禮貌)。盡量使用表示肯定的詞匯，少用否定詞，因?yàn)榉穸ㄔ~給人一種否定的印象，或者還有指責(zé)對(duì)方的意思肯定對(duì)方時(shí)用詞多用“you”，“your”，少用“I”，“we”，“us”，“our”，此種方式即“以客戶為中心的‘You—attitude’”表達(dá)形式，因?yàn)椴还苣愕哪康氖翘峁┬畔�、說(shuō)服別人還是增進(jìn)友誼，最能打動(dòng)人。
3.修改階段
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作在修改階段，力求句子簡(jiǎn)潔明了，段落清晰完整如上文所述。
完成商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作過(guò)程在商務(wù)寫(xiě)作中，還應(yīng)注意所選詞語(yǔ)的禮貌性，講話要婉轉(zhuǎn)客氣。的第一階段是寫(xiě)出高水平商務(wù)英語(yǔ)的前提。提高商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作能力的關(guān)鍵是把握商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的三個(gè)基本原則-簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、完整以及商務(wù)活動(dòng)應(yīng)遵循的語(yǔ)用策略-禮貌、合作�？傊�，商務(wù)英語(yǔ)的文體決定了商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本原則;簡(jiǎn)潔-才能提高效益;準(zhǔn)確-才能避免延誤;完整-才能顯示邏輯思考能力。
由于教育背景和工作經(jīng)歷的不同而寫(xiě)作風(fēng)格各異，但他共同遵循的寫(xiě)作宗旨是明晰扼要，其商務(wù)文稿要力求開(kāi)門見(jiàn)山，扣住主題，思路清楚，層次分明，內(nèi)容具體而完整�，F(xiàn)代商業(yè)寫(xiě)作做到這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。要走出寫(xiě)作風(fēng)格的誤區(qū):一是避免使用套話。二是少用大詞多用小詞。用簡(jiǎn)單的言詞交流思想，使人感到親切，書(shū)面語(yǔ)向口語(yǔ)化過(guò)渡。然而寫(xiě)作的口語(yǔ)化并不意味著要用俚語(yǔ)或行話，因?yàn)樗鼈兊挠梅ㄊ怯芯窒扌缘模茈y用得恰到好處，弄不好讓人感覺(jué)隨意無(wú)禮，容易產(chǎn)生費(fèi)解和誤解。時(shí)代的發(fā)展變化促使語(yǔ)言更新由繁到簡(jiǎn)，這不免引起一些人的抱怨，他們認(rèn)為這是“稀釋”了英語(yǔ)。競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的社會(huì)，人們惜時(shí)如金，那個(gè)人會(huì)愿意聽(tīng)您咬文嚼字，仔細(xì)去揣模字里行間的文學(xué)色彩，欣賞書(shū)面語(yǔ)措詞如何地道。
由上可見(jiàn)，不同文體的英語(yǔ)語(yǔ)言有不同的使用標(biāo)準(zhǔn)、禮貌標(biāo)準(zhǔn)以及傳達(dá)含義的約束化表達(dá)方式，只有了解和掌握現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)詞匯的文體特征和應(yīng)遵循的要求，才能處理好對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)中的各類商務(wù)寫(xiě)作，使相關(guān)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展下去。
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