如何將有限的上班時(shí)間和精力高效地利用起來？
當(dāng)我們沒有足夠時(shí)間完成要求的任務(wù)時(shí)，我們常常被建議說要“分個(gè)優(yōu)先級(jí)”，好像這就能夠神奇地解決問題似的。但是，在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中，我發(fā)現(xiàn)分優(yōu)先級(jí)的方式收效甚微，部分原因在于做起來太容易。我們先來下個(gè)定義：分優(yōu)先級(jí)是給事務(wù)分等級(jí)的過程，比如要占用我們時(shí)間的人，未處理清單上的內(nèi)容，收件箱里的郵件等等，要把他們按重要性排列。雖然有時(shí)會(huì)難下判斷，但大多數(shù)情況下只是直接依靠感覺做出排列。當(dāng)看到會(huì)議請(qǐng)求，未處理清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然后我們就可以把不同的事情進(jìn)行比較，并排好次序。
問題來了。排完優(yōu)先級(jí)后，我們還是按照時(shí)間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會(huì)把不那么重要的事項(xiàng)放在“以后”來做。但是從來沒有所謂的“以后”。未完成清單從來沒有底的。
我們的時(shí)間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進(jìn)入到某個(gè)階段，我們所擔(dān)負(fù)的責(zé)任讓我們永遠(yuǎn)無法滿足所有要求，不管我們加多久班，干得多賣力。想要見我們的人排到了門外，排到了街上。我們的未完成清單長(zhǎng)得都拖到了地上，我們的收件箱從來沒有清空的時(shí)候。
讓我們?cè)S多人犯的錯(cuò)誤是幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力，加班時(shí)間更長(zhǎng)，用“更聰明”(不管到底怎么個(gè)聰明法)的方式工作，希望有一天能把清單上的事情都做完，但到頭來是一場(chǎng)空。
關(guān)鍵點(diǎn)在于，排優(yōu)先級(jí)是必要但不充分的。重點(diǎn)在下一步上，鑒別歸類。處理突發(fā)事件的醫(yī)務(wù)人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需治療，還有哪些已經(jīng)沒救了。對(duì)我們普通人來說，鑒別歸類意味著不要只關(guān)注最重要的事項(xiàng)，而把不那么重要的事情放到“以后”來做，而是主動(dòng)忽略占大比例的那些未及重要性門檻的事情。
■第一步要把事物重新組織一下。
把滿滿的收件箱，沒做完的工作清單，還有排在門外的失望人群視作失敗，這沒有任何幫助。這種觀點(diǎn)會(huì)推動(dòng)我們更努力工作，希望有一天能完成任務(wù)，但這是無用功。這場(chǎng)戰(zhàn)斗我們?nèi)绾味即虿悔A，因?yàn)樵诼殬I(yè)的某一個(gè)階段，不管我們?nèi)绾瓮渡硎聵I(yè)，我們所面臨的潛在挑戰(zhàn)總是超出我們能力所及。所以，收件箱，工作清單還有排隊(duì)的人群恰恰是成功標(biāo)志，證明人們需要我們的時(shí)間和關(guān)注。最終的勝利不是贏得一場(chǎng)戰(zhàn)斗的勝利，而是一場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)的勝利：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事情，而是清單上全部都是重要事情，而你完成了。不是處理完所有排隊(duì)人群的.問題，而是把真正重要的人的問題處理完。
■下一步就是停止使用錯(cuò)誤工具。
我們?cè)?ldquo;時(shí)間管理”和“個(gè)人生產(chǎn)力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰(zhàn)術(shù)上有效，但是在戰(zhàn)略上進(jìn)行鑒別歸類時(shí)就沒用了。記�。喝蝿�(wù)不是要列出清單，而是決定哪些可以刪除，并且堅(jiān)持執(zhí)行。
■最后，我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題，因?yàn)檫@部?jī)H僅是個(gè)認(rèn)知過程。
主動(dòng)忽略一些事情，拒絕一些人會(huì)產(chǎn)生一系列情緒，極大地影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處，但只有我們關(guān)注它的情緒維度，我們通過基本理性干預(yù)來控制工作流程的努力才會(huì)有效。
這個(gè)過程可能當(dāng)下就在進(jìn)行。剛才當(dāng)你讀到上面說的“不是真正重要的人”時(shí)，你很可能會(huì)退縮，覺得這也太無情了。我讀到這里時(shí)也打退堂鼓，而且這還是我寫的!這個(gè)反應(yīng)是可以理解的，也正解釋了為什么我們會(huì)在那些不值得的人身上花費(fèi)時(shí)間和注意力。在有效地進(jìn)行鑒別歸類和成為“混蛋”之間有清晰界限，而我們中的許多人生怕跨過這條線，但是其實(shí)還離得遠(yuǎn)呢。
要進(jìn)行有效地鑒別分類，我們需要加強(qiáng)管理這些擔(dān)憂和其他相關(guān)情緒的能力(這里是管理不是壓抑)。正如USC的神經(jīng)學(xué)家Antonio Damasio所寫的(也正如每個(gè)人自己經(jīng)歷的)那樣，情緒會(huì)“產(chǎn)生對(duì)于目標(biāo)事實(shí)的偏見，甚至干擾做決策的支持機(jī)制(比如工作記憶)，從而影響有效決策的制定。但這正是我們?cè)谥鲃?dòng)忽略一些事物時(shí)所發(fā)生的。處在鑒別歸類核心的決定會(huì)產(chǎn)生我們無法完全駕馭的情緒。
當(dāng)我們面對(duì)無法完成的工作要求時(shí)，我們會(huì)感到焦慮，害怕，后悔，甚至氣憤。但是我們常常沒有充分意識(shí)到或者接觸到這些情緒，以便有效利用。它們?cè)谖覀兊淖灾饕庾R(shí)水平之下產(chǎn)生，無可避免的影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在壓力下時(shí)，我們無法意識(shí)到這種影響，失去了做出符合需求的最佳選擇的機(jī)會(huì)。
加強(qiáng)情緒管理是一個(gè)復(fù)雜的任務(wù)，但是我們可以采取以下步驟進(jìn)行：
■調(diào)整思維模式來體現(xiàn)情緒的重要性，體現(xiàn)情緒在理智思考和決策制定時(shí)的重要性。我們的想法會(huì)影響我們的經(jīng)歷。
■更關(guān)心自己的身體。定期運(yùn)動(dòng)，保持充足睡眠已經(jīng)被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。
■參與一些需要專注力的日常事務(wù)。冥想，寫作，和其他反饋性的活動(dòng)能夠加強(qiáng)我們控制思想的能力，幫助我們更敏銳的感知情緒，并對(duì)我們的經(jīng)歷形成新的看法，從而幫助我們理解情緒的含義。
■增加我們描述情緒的詞匯量——指的就是字面意思。擴(kuò)大詞匯量來描述自己的情緒，不但能幫助我們更好地與他人交流，也幫助我們更好地了解我們自己。
我們的最終目標(biāo)是通過不舒適的方式來變得更舒適——要能夠意識(shí)到進(jìn)行鑒別歸類會(huì)產(chǎn)生困難情緒，這樣我們就能面對(duì)沒完沒了的未完成清單，爆了的收件箱，還有排隊(duì)想要獲得我們關(guān)注的人們。和善但是堅(jiān)定的說“不“。
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