已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用中的問(wèn)題及對(duì)策研究
現(xiàn)行文件是指國(guó)家、省、市各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)制發(fā)的正在執(zhí)行的政策性、法規(guī)性、服務(wù)性、公益性的非涉密文件，是現(xiàn)行有效的文件，就是已經(jīng)生效并正在被執(zhí)行的文件。
摘要：我國(guó)已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)開(kāi)始于2000年，至今為止已有15年的時(shí)間，但是在已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用方面尚存在一些不足。本文在對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)該問(wèn)題的解決對(duì)策進(jìn)行了有效的探討。
關(guān)鍵詞：已公開(kāi)現(xiàn)行文件;對(duì)策;問(wèn)題
在社會(huì)高速發(fā)展的今天，隨著政府公共服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)、服務(wù)質(zhì)量的提升，隨著人們維權(quán)意識(shí)的提高，隨著我國(guó)加入世貿(mào)組織，人們對(duì)信息的需求日益迫切，已公開(kāi)現(xiàn)行文件的優(yōu)化利用意義非凡。隨著人們對(duì)現(xiàn)行文件需求的提升，相關(guān)部門(mén)要及時(shí)總結(jié)現(xiàn)行文件利用方面的問(wèn)題，創(chuàng)新文件利用方法，以最大限度地滿(mǎn)足文件利用需求。
一、已公開(kāi)現(xiàn)行文件的利用問(wèn)題
檔案管理部門(mén)應(yīng)政府政務(wù)公開(kāi)需要開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用服務(wù)，在很大程度上開(kāi)拓了檔案管理工作的新局面，在某種程度上提升了檔案文件的查閱率。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，已公開(kāi)現(xiàn)行文件在利用方面出現(xiàn)了一些問(wèn)題。
第一，“兩熱一冷”現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用的推進(jìn)發(fā)展，在利用方面出現(xiàn)了“兩熱一冷”現(xiàn)象，其中的.“兩熱”指得是實(shí)踐熱和研究熱，“一冷”指得是效果冷。這種問(wèn)題出現(xiàn)的原因是研究者致力于現(xiàn)行文件利用方面的研究和實(shí)踐，致力于利用方法的創(chuàng)新與完善，但是效果不佳。
第二，缺乏創(chuàng)新機(jī)制，影響了文件利用效果。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，雖然檔案管理機(jī)構(gòu)也更新了文件利用方式，將其利用方法擴(kuò)展為閱覽室查閱、電話查詢(xún)和網(wǎng)上查詢(xún)等，但是這些查詢(xún)方式在利用中卻存在按部就班、缺乏變通等問(wèn)題。
第三，文件收集困難。檔案管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)行文件利用已眾所周知，但是檔案管理機(jī)構(gòu)中收納的文件卻往往不能滿(mǎn)足民眾需求，其主要原因是檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)行文件的收集范圍過(guò)于狹窄，數(shù)量不多，質(zhì)量不佳，時(shí)效性不好，影響了利用效果。
二、已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用對(duì)策
針對(duì)上述問(wèn)題，本文從以下幾個(gè)方面對(duì)現(xiàn)行文件的利用對(duì)策進(jìn)行了探討。
(1)完善文件報(bào)送制度，拓展文件收集范圍。文件收集范圍狹窄，直接影響了文件利用效果，為了提升現(xiàn)行文件的利用效率，檔案管理部門(mén)拓展文件收集范圍是基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門(mén)可以以《政務(wù)信息公開(kāi)條例》為依據(jù)優(yōu)化現(xiàn)行文件報(bào)送制度，對(duì)現(xiàn)行文件報(bào)送范圍進(jìn)行明確劃分，通過(guò)通報(bào)、考核、檢查等形式對(duì)文件報(bào)送進(jìn)行有效監(jiān)督。其次，檔案管理部門(mén)要增加文件收集類(lèi)型，一方面要做好紙質(zhì)文件的收集工作，另一方面也要做好電子文件的收集工作，完善現(xiàn)行文件網(wǎng)上接收制度，建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)資源，為現(xiàn)行文件利用提供有效的資源保障。
(2)創(chuàng)新利用方式。利用方式單一是現(xiàn)行文件利用的重要缺陷，為了提升現(xiàn)行文件的利用效率，創(chuàng)新文件利用方式意義非凡。在信息化時(shí)代，現(xiàn)行文件利用方式創(chuàng)新主要通過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)。
第一，完善信息化建設(shè)。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要以本級(jí)政府網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建完善的信息發(fā)布中心，使用數(shù)字化處理方式對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行處理，以便需求者能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源檢索到相關(guān)的文件信息。一方面實(shí)現(xiàn)了文件檢索的方便、快捷，另一方面也保證了文件利用的現(xiàn)行性與時(shí)效性。
第二，拓展現(xiàn)行文件查閱渠道。檔案管理部門(mén)要以多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，在現(xiàn)場(chǎng)查閱之外，拓展現(xiàn)行文件查閱渠道，例如：現(xiàn)行文件預(yù)約查詢(xún)、委托代理查詢(xún)、自助查閱、函電查閱等，在最大程度上滿(mǎn)足需求者對(duì)現(xiàn)行文件的查閱需求。
第三，延伸服務(wù)范圍。各級(jí)檔案管理部門(mén)均要建立基層閱覽點(diǎn)，通過(guò)開(kāi)展文件下鄉(xiāng)、文件進(jìn)工廠、文件進(jìn)社區(qū)等活動(dòng)最大限度地延伸文件利用范圍;同時(shí)還可以在農(nóng)村或者社區(qū)設(shè)立現(xiàn)行文件閱覽點(diǎn)，為農(nóng)民、外來(lái)務(wù)工者和社區(qū)居民提供相關(guān)文件，以滿(mǎn)足基層群眾對(duì)文件的需求，將文件利用范圍群眾化、社會(huì)化。
(3)文件利用中心數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的提升，網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍的拓展，檔案管理機(jī)構(gòu)閱覽室中的人數(shù)日益減少。面對(duì)這樣的情況，檔案管理部門(mén)要以發(fā)展的眼光，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的合理應(yīng)用，建立數(shù)字化的文件利用中心。該文件利用中心的建立要以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)，以互聯(lián)網(wǎng)為工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。目前，我國(guó)辦公條件正在逐漸向著無(wú)紙化方向發(fā)展，該現(xiàn)象為檔案的無(wú)紙化傳輸提供了有效的保障。各級(jí)黨政部門(mén)可以利用該系統(tǒng)將數(shù)字化的現(xiàn)行文件傳輸至文件利用中心，文件利用中心以數(shù)字化的形式將文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游墨I(xiàn)資源，以供社會(huì)公眾利用。
三、結(jié)語(yǔ)
已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用是社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨，目前，在現(xiàn)行文件利用方面尚存在文件收集困難和利用方式單一等問(wèn)題。該問(wèn)題的解決需要以多媒體、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)為平臺(tái)，通過(guò)完善文件報(bào)送制度和文件利用中心數(shù)字化解決文件收集困難等問(wèn)題，通過(guò)創(chuàng)新利用形式解決利用方式單一等問(wèn)題。
參考文獻(xiàn)：
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