檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用研究
檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。
摘要：本文結(jié)合工作實際，簡單闡述對檔案利用工作的理解和認識。
關(guān)鍵詞：檔案;作用;現(xiàn)代化建設(shè)
幾十年的改革開放，使社會主義市場經(jīng)濟得到了深入的推進和發(fā)展，同時，檔案信息資源也得到了很大程度的開發(fā)利用。檔案的利用效益不斷地被挖掘出來，并隨之被逐漸擴大化，從而使得檔案信息的價值及其開發(fā)利用工作也得到了前所未有的關(guān)注。
一、檔案利用工作的理解和認識
檔案工作的社會地位及其社會影響是由其對國家各項事業(yè)的貢獻大小來決定的。應(yīng)當看到，檔案工作由于條件性、服務(wù)性的特點，要想爭得社會各界對其高度重視與贊揚，則同其他工作相比，付出要更加巨大和艱辛。不論哪個國家的檔案工作，都是一定社會歷史、經(jīng)濟、科技、文化發(fā)展的客觀產(chǎn)物，都是因社會對檔案信息的需求所產(chǎn)生的，但又靠著社會對檔案工作的重視而發(fā)展起來的`。因此，檔案工作的生存發(fā)展，以至于其前途和命運，也都是與檔案工作為社會各項事業(yè)的服務(wù)和效益緊密聯(lián)系在一起的。從各地區(qū)各部門的檔案工作實踐來看，也都證明了檔案信息開發(fā)利用工作搞得好壞，與其檔案工作的地位相關(guān)，搞得好就興旺發(fā)達。所以，檔案利用工作與其所創(chuàng)造的社會效益和經(jīng)濟效益，就成了衡量一個單位檔案工作的重要因素或者成效與否的標準。
二、檔案成為服務(wù)性的物質(zhì)資源
(1)檔案利用的目的。就檔案工作的根本目的來說，實質(zhì)上就在于對檔案的利用。通過檔案部門的開發(fā)利用，把檔案價值利用的信息提供出來，為社會主義各項事業(yè)服務(wù)。當然了，它的最終目的還是為了最大限度地實現(xiàn)檔案的潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化。通過這個轉(zhuǎn)化過程，以獲得具有一定社會效益和經(jīng)濟效益的利用效果。
(2)檔案的潛在效益。對于任何一個機關(guān)單位和部門來說，開始注重的主要是其檔案信息資源的數(shù)量和種類、成份等內(nèi)容，特別是檔案的質(zhì)量。有些檔案在當初收集工作時，往往被看做是沒用的，到了若干年之后，其檔案的潛在價值才被顯露出來，并得到開發(fā)利用。這時人們才認識到檔案的“滯后效益”，是促進或推動生產(chǎn)與工作的催化劑。所以，檔案工作要想后期能取得一定的社會效益和經(jīng)濟效益，首先就要對其給予足夠的重視。
(3)科技檔案的作用。一般檔案部門對科研成果檔案的收集保管，總認為可為從事科研的人員提供豐富的“前車之鑒”。事后通過查閱有關(guān)項目的檔案資料，既可驗證科研人員對已有方案的見解性，又可以避免對同一問題、同一項目的重復(fù)進行研究。通過對前人科研記錄的查閱利用，也為如今科研工作節(jié)省時間，并少走了彎路，同時還避免了人財物的浪費，又大大縮短了科研工作的周期。
(4)基建工程檔案的作用。在日常的基建工程中，妥善保管好原始檔案及變更設(shè)計資料、圖紙，也非常重要。如果保管記錄不好，一旦在工程系統(tǒng)中出現(xiàn)問題，沒有檔案或檔案不齊全，那么就會造成極大的被動，甚至造成巨大經(jīng)濟損失。有時在關(guān)鍵時刻，如果檔案部門能齊全完整地把有關(guān)檔案資料提供出來，而施工單位因得到了維修的依據(jù)，這就會使事情變得大不一樣了，不但省去了從設(shè)計院、檔案館提檔及復(fù)印等相關(guān)項費，而且也能使工期得以提前，資金得以節(jié)省。
(5)房屋檔案的作用。而就房屋檔案來說，它是房屋部門資產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，特別是在辦理樓房產(chǎn)權(quán)、物產(chǎn)登記過程中，如果有了齊全完整的檔案資料，才會縮短辦證周期，從而贏得時間，得以順利辦理，減少差錯，提高工作效率。同時，這也可為權(quán)屬單位節(jié)約時間，避免因單據(jù)憑證問題而造成手續(xù)費等方面的經(jīng)濟損失。特別在處理年代長久的歷史房產(chǎn)問題時，其檔案憑證的作用尤為突出。而在房屋拆遷面積勘測及權(quán)屬認證問題時，若沒有原始檔案憑證，則很難避免不必要的口舌糾紛;假若檔案憑證齊全，這才能有效避免國有資產(chǎn)以及個人財產(chǎn)的流失，利益得以維護。
(6)其他檔案的作用。像人口計劃生育檔案、醫(yī)療檔案等，它也是作為日后的記錄憑證，對社會歷史的記錄有一定的作用，對個人起到一定證明作用，特別是醫(yī)療檔案，可判別后期個人病歷的發(fā)展過程及趨勢，為后期治療提供直接參考，少走治療的彎路。任何檔案不論社會效益或經(jīng)濟效益是多是少或明顯與否，最重要的就是對其要有正確的認識。檔案人的艱苦勞動，有了效益與成果，那么檔案信息服務(wù)就要得到社會的認可。各地區(qū)開展檔案創(chuàng)效益的活動及其成果告訴了人們，不斷豐富和改善檔案館(室)藏，也是非常重要的。機關(guān)單位的檔案部門，應(yīng)當結(jié)合本單位工作的性質(zhì)與特點，不斷加強檔案信息資源庫的建設(shè)，以便更好、有效地開展檔案信息利用和服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案作為檔案部門為社會各項事業(yè)服務(wù)的物質(zhì)資源作用。
三、檔案的利用為社會主義各項事業(yè)服務(wù)起著重要的作用
(1)把握檔案利用的主要方向。檔案工作的發(fā)展歷史告訴我們，檔案信息的開發(fā)利用工作是檔案工作的生機活力所在，也是檔案工作的生命線。因此，檔案業(yè)務(wù)部門的工作中心，也就是要緊緊圍繞黨和國家的工作中心，貼近機關(guān)單位生產(chǎn)、工作的熱點和難點，積極主動地開展有針對性的檔案信息服務(wù)。像黨政機關(guān)圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策、機構(gòu)改革、改章建制、換屆改選等工作，都要及時地為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供歷史檔案資料;作為企業(yè)單位，則要圍繞轉(zhuǎn)軌改制、市場調(diào)研、產(chǎn)品開發(fā)、成本核算、技術(shù)改造等工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供各時期的綜合情況和數(shù)據(jù)資料。每個單位的檔案工作都要千方百計地為本單位的中心工作盡心盡力服務(wù)，并想方設(shè)法讓沉睡的檔案信息在本單位的生產(chǎn)與工作中發(fā)揮作用，產(chǎn)生效益，才能激活本單位的檔案工作，凸顯其自身的成效。
(2)轉(zhuǎn)變觀念，充分利用檔案多出效益。讓檔案利用工作創(chuàng)造出顯著的效益出來，首先檔案管理工作者要思想端正。要從思想作風、工作作風上來一個大轉(zhuǎn)變;樹立服務(wù)觀念，走出檔案部門，到各部門和生產(chǎn)一線去，了解檔案的需求，變被動調(diào)卷服務(wù)為主動登門服務(wù)，思想上實現(xiàn)根本性的轉(zhuǎn)變。這才是使檔案多出效益的關(guān)鍵所在。
(3)檔案利用信息要急用戶所急。檔案信息的利用工作，要急領(lǐng)導(dǎo)與各部門之所急、所想，并要結(jié)合加強市場調(diào)研和統(tǒng)計工作，圍繞檔案信息的需求急緩來安排檔案業(yè)務(wù)工作。有些單位檔案利用較好的，常對檔案利用的效果調(diào)查非常關(guān)注，特意建立檔案效果實例手冊，有效促進了檔案利用效果的良性循環(huán)。這樣，檔案人員看到了自己的工作成果體現(xiàn)出來，不僅提高了工作積極性，而且還對其他工作人員進行宣傳教育，增強了做好檔案收集、積累、保管、利用工作的自覺性和積極性。
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