淺究新時期基層水利檔案管理措施
檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
摘要：本文以基層水利檔案的主要特征為出發(fā)點，探討提出新時期改進(jìn)基層水利檔案管理的若干措施，希望能為基層檔案工作提供參考。
關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;措施;基層水利檔案
在新時期里，基層水利檔案管理面臨新要求、新挑戰(zhàn)。一方面，基層水利檔案管理的內(nèi)容越來越豐富，工作量不斷增大，傳統(tǒng)的管理方式很難適應(yīng)。另一方面，基層水利檔案管理面臨重視度不夠、缺乏資金投入，檔案的收集與整理工作得不到落實，信息化建設(shè)落后等問題，急需采取有效措施。
一、基層水利檔案的主要特征
基層水利檔案是獨立核算的或由鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織的中小型水利工程管理單位、工作人員等在社會生產(chǎn)與實踐過程中形成的，是具備一定保存價值的原始記錄，涵蓋了水利設(shè)施在設(shè)計、施工、驗收以及土地合同、道路建設(shè)、農(nóng)田水利、測量規(guī)劃、日常維護(hù)等過程中形成的各方面材料，擁有分散性、可塑性、周期性等主要特征。
一是基層水利檔案的分散性，如果站在水利工程建設(shè)與布局的角度，檔案的分散性較強，從水利工程投資、建設(shè)到完工的整個過程都會形成檔案資料，時空跨度很大，如果檔案工作人員沒能及時或提前收集檔案，就極易造成資料分散、丟失。二是基層水利檔案的可塑性，它指得是從基層水利工程建設(shè)的.角度看，檔案資料要經(jīng)歷一個不斷補充、修改和完善的過程，尤其是從最初的工程設(shè)計報告到竣工驗收會發(fā)生很大變化，如果不能一起收檔設(shè)計資料、竣工資料，就會導(dǎo)致檔案失真，檔案價值也被降低，所以它的可塑性較強。三是基層水利檔案的周期性，它指得是水利工程建設(shè)的時間跨度大，周期性非常強，特別是水文勘測資料，其周期性尤為突出。
二、新時期基層水利檔案管理措施
(1)提高認(rèn)識建立制度，提升水利工程檔案工作。基層水利檔案管理的改進(jìn)必須要加大對人員配備、制度建設(shè)、設(shè)備等軟硬環(huán)境的投入。一是加大宣傳檔案管理的力度。在《檔案法》的實施下，整個社會都大大提高了對檔案管理的認(rèn)識。業(yè)主單位嚴(yán)格按照《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、水利部《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》及相關(guān)規(guī)程、規(guī)范文件要求對水利工程檔案進(jìn)行全程指導(dǎo)和監(jiān)督，并形成制度(包括歸檔范圍、要求及檔案資料的收集、整編、查閱等內(nèi)容)，實現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”“協(xié)調(diào)配合”“專人負(fù)責(zé)”的管理模式。二是水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，凡參建單位工程檔案達(dá)不到檔案質(zhì)量要求的，項目法人不返回工程質(zhì)量保證金。
(2)落實檔案收集與整理，提高檔案管理水平。首先，收集水利工程檔案務(wù)必要由始至終，確保檔案完整。在建設(shè)水利工程的最初始階段就應(yīng)落實檔案管理人員職責(zé)，根據(jù)不同水利工程特點，拓寬檔案收集渠道，采取靈活多樣的收集手段，適應(yīng)水利工程檔案管理的要求。對建設(shè)周期較長的水利工程檔案收集，應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握水利工程進(jìn)展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失。其次，水利工程建設(shè)涉及廣泛的內(nèi)容，需要眾多單位參建，所以檔案資料繁多。當(dāng)檔案管理人員在組卷基層水利檔案時應(yīng)重視遵循技術(shù)文件自然形成的規(guī)律和成套性特點，按歸檔范圍內(nèi)容科學(xué)分類、排列、組卷。例如：一是在建設(shè)階段需依據(jù)報批程序整理材料，文字在前、報批圖紙在后。二是在勘測設(shè)計階段需依據(jù)設(shè)計單位、勘測單位形成的水文、地質(zhì)等基礎(chǔ)性資料進(jìn)行專業(yè)整理。三是在施工階段需依據(jù)單位工程、分部及分項工程與施工程序相結(jié)合的原則進(jìn)行專業(yè)的單項整理，包括施工技術(shù)材料、質(zhì)量評定材料、竣工驗收材料等。監(jiān)理單位不僅負(fù)責(zé)收集、整理、編制工程監(jiān)理過程中應(yīng)歸檔的文件材料，與工程建設(shè)同步對施工單位的文件材料、工程檔案(特別是竣工圖)進(jìn)行檢查和審核，并出具有關(guān)該工程檔案的專題審核報告。
(3)加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案的利用率。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為基層水利檔案管理帶來前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)正面迎戰(zhàn)，加強信息化建設(shè)，大力推行縮微、磁介質(zhì)、電子等多媒體形式的檔案，并重視收集、整理、保存建設(shè)過程中形成的各種電子文件，把照片、聲像、紙質(zhì)等檔案資料刻錄到多媒體介質(zhì)上進(jìn)行保存，同時加大對信息的加工、開發(fā)及利用，把檔案的利用深度加大，從而實現(xiàn)資源共享。
利用是檔案的生命，改進(jìn)檔案管理，做好基層水利檔案的收集、整理、保存等也是為利用做準(zhǔn)備。為此，基層水利檔案管理還應(yīng)加大投入數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)站建設(shè)，以數(shù)字檔案為核心形成的數(shù)據(jù)庫，在共享資源的基礎(chǔ)上為利用檔案提供方便，方便相關(guān)單位及人員能在最短時間里找到自己需要的檔案信息，從而把檔案的價值充分體現(xiàn)出來，提高基層水利檔案的利用率。
三、結(jié)語
基層水利檔案管理是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程，作為基層水利部門、水庫管理單位等，務(wù)必要清晰認(rèn)識基層水利檔案的主要特征，并積極采取提高認(rèn)識并增加投入、落實檔案收集與整理、加強檔案信息化建設(shè)等措施加快改進(jìn)基層水利檔案管理，為基層水利事業(yè)的快速健康發(fā)展提供保障。
參考文獻(xiàn)：
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