高職院校信息化建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施論文
1高職院校信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對組織機(jī)制建設(shè)
高校信息化項(xiàng)目建設(shè)必須有一個(gè)合理的組織管理結(jié)構(gòu)，才能夠應(yīng)對各類風(fēng)險(xiǎn)。高職院校成立的學(xué)校信息化項(xiàng)目建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理組織機(jī)構(gòu)，由專門責(zé)任部門、各部門負(fù)責(zé)人以及院系信息員組成。在信息化項(xiàng)目的建設(shè)中，由于風(fēng)險(xiǎn)管理組織機(jī)構(gòu)的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)能力還不夠，所以應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力還是比較弱。應(yīng)該按照以下兩個(gè)方面來進(jìn)行治理和調(diào)整。
1.1專設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)
高職院校沒有設(shè)立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，在應(yīng)對突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，顯得手忙腳亂，方寸全無，這既耽誤了應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的有利時(shí)機(jī)，也耗費(fèi)了人力和財(cái)力。風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)由法人代表任組長，統(tǒng)籌管理項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組另設(shè)專職副組長信息科科長1名，直接領(lǐng)導(dǎo)小組開展工作，審計(jì)處長，財(cái)務(wù)處長，信息科成員及招標(biāo)采購小組為成員，分別負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的日常事務(wù)的管理工作，對信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)進(jìn)行預(yù)測和把握，制定好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)對各個(gè)部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對任務(wù)分配，協(xié)調(diào)統(tǒng)一作戰(zhàn)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組密切跟蹤項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)程中，每一時(shí)期、每一階段項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程的各種風(fēng)險(xiǎn)不確定因素。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組依據(jù)權(quán)限和職責(zé)要求對這些風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行處置，一些簡單、明確的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)可由項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組直接處置，而對那些有重大風(fēng)險(xiǎn)事件項(xiàng)目則形成請示，提交項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組做出決議。
1.2成立三個(gè)工作組共同應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)
高職院校在信息化項(xiàng)目的建設(shè)中，不僅沒有細(xì)分項(xiàng)目工作組，并且工作組的權(quán)責(zé)還不夠分明。學(xué)院應(yīng)該成立專門的信息化項(xiàng)目建設(shè)“領(lǐng)導(dǎo)小組”、“實(shí)施小組”、“監(jiān)理小組”，這三個(gè)小組各有任務(wù)，權(quán)責(zé)分明，相互制約。領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)對項(xiàng)目建設(shè)總體方向的準(zhǔn)確把握，對整個(gè)項(xiàng)目有明確的規(guī)劃，對項(xiàng)目的重大事項(xiàng)有決策權(quán)，對項(xiàng)目各個(gè)事項(xiàng)有組織協(xié)調(diào)的義務(wù)。實(shí)施小組主要由專業(yè)技術(shù)人員組成，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體建設(shè)工作。監(jiān)理小組主要負(fù)責(zé)對施工質(zhì)量、施工進(jìn)度以及項(xiàng)目在施工過程中出現(xiàn)的各類問題進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，并要積極向領(lǐng)導(dǎo)小組反應(yīng)施工情況。這樣一來，在信息化項(xiàng)目遇到風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，監(jiān)理小組發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題，然后直接將情況反映到領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組在制定好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施后，對風(fēng)險(xiǎn)的重大決策由領(lǐng)導(dǎo)小組直接向各個(gè)部門發(fā)號如何應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的命令，這樣保證了風(fēng)險(xiǎn)問題的迅速解決，減少了風(fēng)險(xiǎn)帶來損失的幾率。
2高職院校信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施
根據(jù)對高職院校校園網(wǎng)項(xiàng)目各類風(fēng)險(xiǎn)的評估結(jié)果，我們依照風(fēng)險(xiǎn)評估順序分別對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對措施做進(jìn)一步的分析和探討。
2.1財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對
財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目的危害性極大，一旦發(fā)生對項(xiàng)目的影響非常巨大。所以，我們應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎應(yīng)對此類風(fēng)險(xiǎn)，解決控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不能盲目操作，需要綜合考慮各個(gè)方面：首先要在成本預(yù)算初期預(yù)留一定風(fēng)險(xiǎn)儲(chǔ)備金，避免在特殊情況下項(xiàng)目進(jìn)展過程受阻，產(chǎn)生更多的預(yù)算外成本；其次，在項(xiàng)目開展過程中要協(xié)調(diào)好各子項(xiàng)目的進(jìn)行速度，避免顧此失彼和重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象導(dǎo)致財(cái)政支出的浪費(fèi)。
2.2質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對
學(xué)院對信息化項(xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對重點(diǎn)是提高項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，加強(qiáng)質(zhì)量管理，建立有效的質(zhì)量管理體系。首先由監(jiān)理組織對信息化項(xiàng)目的各個(gè)階段進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。其次，由審計(jì)監(jiān)查部門制定出信息化施工質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，其中包括對設(shè)備的型號和性能要求，對系統(tǒng)的效果要求，以及各工作人員的操作規(guī)范、權(quán)限和職責(zé)。第三，建立培訓(xùn)機(jī)制，提高實(shí)施人員的操作技能，在一定程度上規(guī)避由于信息化項(xiàng)目實(shí)施人員的操作技能欠缺而導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。
2.3規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對
在項(xiàng)目開始之前，高職院校應(yīng)該根據(jù)每個(gè)階段的要求、目標(biāo)等具體情況仔細(xì)選擇項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)及負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除了指定總體規(guī)劃之外，還要預(yù)計(jì)項(xiàng)目在每個(gè)階段可能遇到的問題，同時(shí)制定出應(yīng)急措施和解決辦法。在項(xiàng)目的開發(fā)過程中，領(lǐng)導(dǎo)小組制定的項(xiàng)目計(jì)劃必須明確各階段實(shí)施的重點(diǎn)，并研討確定可管理的各子任務(wù)階段的目標(biāo)，避免項(xiàng)目范圍的蔓延，以便迅速地推進(jìn)項(xiàng)目，更快地取得效果。采用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施來應(yīng)對規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)的具體做法為回避整體目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。如規(guī)劃和決策不切實(shí)際，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，很可能信息化項(xiàng)目要導(dǎo)致失敗，還會(huì)造成更大的損失，在確定不能找出其它有效方法來消除此風(fēng)險(xiǎn)的極端情況下。繼續(xù)項(xiàng)目的實(shí)施只會(huì)造成更大的浪費(fèi)，應(yīng)馬上中止或取消項(xiàng)目，回避風(fēng)險(xiǎn)。
2.4項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對
項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生多數(shù)與項(xiàng)目資金是否到位緊密相連，所以學(xué)校要保證資金的暢通，領(lǐng)導(dǎo)小組要對項(xiàng)目每個(gè)階段進(jìn)行預(yù)算，將項(xiàng)目資金按預(yù)算安排至各個(gè)階段，在上一個(gè)階段結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)小組要及時(shí)對資金進(jìn)行核算，將盈余移至下一個(gè)施工階段，若有資金缺口，除了彌補(bǔ)缺口外，還應(yīng)該及時(shí)查清問題的所在，以便吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行下一個(gè)階段的施工。
2.5信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對
技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是極不希望發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，通過控制、調(diào)整規(guī)劃，可以進(jìn)一步減少風(fēng)險(xiǎn)或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。首先，由于該校是由項(xiàng)目相關(guān)的多個(gè)部門共同擬定業(yè)務(wù)需求，技術(shù)人員需分別與每個(gè)部門確認(rèn)需求分析，加上由于學(xué)校是新合并而成，人員崗位調(diào)動(dòng)較大，溝通協(xié)調(diào)困難。所以在項(xiàng)目過程中的信息化項(xiàng)目需求可能發(fā)生變化。加強(qiáng)部門間的及時(shí)溝通，從而減輕風(fēng)險(xiǎn)。其次，是小型機(jī)；開發(fā)、測試環(huán)境用Linux操作系統(tǒng)，生產(chǎn)環(huán)境用AIX操作系統(tǒng)；開發(fā)、測試環(huán)境在開發(fā)、測試環(huán)境與生產(chǎn)環(huán)境不同，因?yàn)樾畔⒒O(shè)備在開發(fā)、測試用的是PC服務(wù)器，生產(chǎn)環(huán)境局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，生產(chǎn)環(huán)境在廣域網(wǎng)及局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行。再次，由于新系統(tǒng)流程改變了收發(fā)文件、學(xué)生入學(xué)后的信息采集方式，且涉及面廣，培訓(xùn)等涉及的人員及工作量大。針對流程再造風(fēng)險(xiǎn)，通過學(xué)校網(wǎng)站等進(jìn)行告知，并組織對涉及的人員進(jìn)行新系統(tǒng)操作培訓(xùn)。提前采取應(yīng)對措施，減輕或降低風(fēng)險(xiǎn)。尋求有力的技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移或分擔(dān)。為預(yù)防引進(jìn)高新技術(shù)設(shè)備或者新技術(shù)應(yīng)用出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，可購買技術(shù)服務(wù)，尋找第三方技術(shù)支持。有關(guān)設(shè)備維護(hù)等可選擇網(wǎng)聯(lián)設(shè)備維保服務(wù)，將設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。
2.6領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對
高職院校校園項(xiàng)目在開展信息化項(xiàng)目的建設(shè)時(shí)，必須要有一個(gè)固定的領(lǐng)導(dǎo)小組對其進(jìn)行規(guī)劃、指導(dǎo)和決策。領(lǐng)導(dǎo)小組要明確高校信息化項(xiàng)目建設(shè)中各參與者在項(xiàng)目中的責(zé)任，任務(wù)和參與的方式，積極鼓勵(lì)參與者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。領(lǐng)導(dǎo)小組必須合理評估項(xiàng)目的阻力、工作量，并合理設(shè)定各個(gè)階段的項(xiàng)目目標(biāo)。建立一個(gè)專業(yè)素質(zhì)較高，值得信任的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和分層授權(quán)結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)小組給項(xiàng)目小組充分的授權(quán)，核心的項(xiàng)目小組由最高領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一調(diào)度指揮，并根據(jù)項(xiàng)目組織和管理存在的局部問題適時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充項(xiàng)目組織規(guī)定。通過風(fēng)險(xiǎn)減輕措施，一方面加強(qiáng)管理，減少低級操作失誤，另一方面落實(shí)匯報(bào)、檢查制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，使風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。如加強(qiáng)變更審批管理，通過加強(qiáng)管理監(jiān)控來有效降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生和及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)影響。
3高職院校信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控
第一，監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展與風(fēng)險(xiǎn)處理過程。在高職院校信息化項(xiàng)目的推進(jìn)過程中，信息化項(xiàng)目的'情況變化，也就是項(xiàng)目推進(jìn)過程和項(xiàng)目環(huán)境變化可能會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理過程與預(yù)期情況產(chǎn)生差別，期間項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)增大或衰退，所以在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、施工小組和監(jiān)理小組還要對風(fēng)險(xiǎn)處理過程進(jìn)行有效監(jiān)控，核對風(fēng)險(xiǎn)控制情形是否有利于高�？傮w建設(shè)目標(biāo)，核對風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施情況和預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)控制成效的是否基本一致。要求從風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控過程中及時(shí)獲取反饋意見，發(fā)現(xiàn)那些隨著項(xiàng)目推進(jìn)而變化的或者新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求變化來改良和細(xì)化風(fēng)險(xiǎn)處理措施。良好的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施能為高校信息化項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組及時(shí)提供風(fēng)險(xiǎn)警報(bào)信息，有助于調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，以在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)做出有效決策。第二，風(fēng)險(xiǎn)處理標(biāo)準(zhǔn)化。高職院校的信息化的領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該通過識別和評估對該項(xiàng)目的重要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入了解，并通過與其它高校信息化項(xiàng)目相關(guān)工作人員進(jìn)行交流來了解在高校信息化項(xiàng)目過程中的常見重要風(fēng)險(xiǎn)和處理方法。然后將經(jīng)常采用的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方法制定成標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)包括，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組該采取的決策，施工小組對項(xiàng)目的補(bǔ)救方法等，這樣使得若再發(fā)生相同或類似的風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)校各部門不至于出現(xiàn)混亂的狀態(tài)，各個(gè)部門通過標(biāo)準(zhǔn)化的風(fēng)險(xiǎn)處理方法，第一時(shí)間采取屬于自己的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對任務(wù)，這樣節(jié)省了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對事件，降低了風(fēng)險(xiǎn)損失�？偠灾�，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控貫穿于整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程，主要是以風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和應(yīng)對措施為依據(jù)，根據(jù)實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展變化情況，充分利用可用于風(fēng)險(xiǎn)控制的各類資源來進(jìn)一步完善風(fēng)險(xiǎn)管理程序，獲取更好的風(fēng)險(xiǎn)管理效果。同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控也是一個(gè)連續(xù)的過程，我們應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)管理過程中引入不斷調(diào)整、持續(xù)改進(jìn)的思想。在信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的同時(shí)，還應(yīng)該關(guān)注實(shí)際整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程要根據(jù)情況變化，不斷地監(jiān)控、反思、分析、總結(jié)和改進(jìn)，從而逐漸提高高校的信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理水平。
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