高校外國專家管理信息系統(tǒng)改進對策研究論文
摘要：隨著國家的信息化發(fā)展和高校外國專家數(shù)量日益增多，各高校信息化管理水平亟待得到提升。按照國家外國專家局要求，各高校已全面啟動外國專家管理信息系統(tǒng)建設(shè)。本文通過對多所高校的調(diào)研，總結(jié)了外國專家管理信息系統(tǒng)的建設(shè)理念、目的、作用及特點。結(jié)合目前高校的外國專家管理信息現(xiàn)狀、建設(shè)要求和效果，提出系統(tǒng)構(gòu)建的功能和內(nèi)容的合理化操作的建議，引出了今后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)多元化外國專家管理信息系統(tǒng)的思考。
關(guān)鍵詞：高校 外國專家 管理信息系統(tǒng) 改進對策
Strategies of Improving the Management Information System of Foreign Experts in Universities
Zhangyun（Shanghai International Studies University，Shanghai 200083，China）
Abstract：With development of national informationization and increasing number of foreign experts in universities， the level of informative management level needs to be promoted. According to the requirement of State Administration of Foreign Experts Affairs， the universities have started the construction of management information system of foreign experts. This paper concludes the concept， target， function and features of the information system through surveying several universities. With current situation of the management， the requirement of the contruction and the eff ect of the system， this paper throws out suggestions on the functions of the system and the system utilization， leading the thinking on diversifi cation of the system via mass data.
Key words：Universities Foreign Experts Management Information System Strategies of Improving
隨著越來越多的外國人才應(yīng)聘進入我國從事各種類型的工作，國家外國專家局為提高工作效率，進一步方便聘請單位辦理各類外國專家證件，于2008年開始使用“外國專家來華工作證件管理系統(tǒng)”。2015年，按照國家外國專家局要求，各高校全面啟動外國專家管理信息系統(tǒng)建設(shè)，且學(xué)校需通過國家外國專家局建設(shè)的“引智工作服務(wù)系統(tǒng)”進行外國專家項目申報工作。國家的信息化發(fā)展不斷倒逼著各高校信息化管理水平的提升。因此，外國專家管理的信息化建設(shè)已受到高校的普遍重視，尤其是在外國專家數(shù)量龐大的國內(nèi)高校中發(fā)展較快。但無論是系統(tǒng)設(shè)計、硬件配置，還是軟件開發(fā)乃至數(shù)據(jù)庫建設(shè)，高校基本上都是根據(jù)自身管理特點獨立建設(shè)，加之每個高校的信息化水平和整體規(guī)劃不一，導(dǎo)致外國專家信息管理系統(tǒng)建設(shè)的水平參差不齊，這就對提高外國專家管理效率帶來了極大不便。
1 外國專家信息化管理下的管理信息系統(tǒng)
外國專家的信息化管理是高校外事信息化管理中的一個重要組成部分。外國專家信息化管理，即把外國專家管理工作信息化[1]，是指外事管理人員借助計算機信息系統(tǒng)，將外國專家的信息以及外國專家項目信息匯總，并對外國專家的基本情況、結(jié)構(gòu)比例、工作情況等信息進行存儲、統(tǒng)計、分析，對項目的申報和結(jié)項進行管理，從而實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的過程。
外國專家信息化管理的系統(tǒng)，也可稱為外國專家管理信息系統(tǒng)，其管理對象應(yīng)為來校講學(xué)的短期外國專家和長期工作的外國專家，管理模塊分為長期外國專家管理、短期外國專家管理、外國專家項目管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，功能包括有信息的存儲、查詢、更新、刪除和上報等。其管理內(nèi)容主要包括：擬聘請外國專家的基本信息和工作內(nèi)容；外國專家經(jīng)費的使用；外國專家工作的成效及成果。
通過外國專家管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)外國專家信息化管理是為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式、業(yè)務(wù)流程和組織方式，重新整合內(nèi)外部資源，提高工作效率、加強服務(wù)。
2 目前高校外國專家管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀
為了更清楚地了解各高校的外國專家管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，使用走訪和調(diào)查問卷的形式，對全國27所高院校進行了調(diào)研。調(diào)研主要就目前各高校是否對外國專家管理使用信息系統(tǒng)，以及已經(jīng)實現(xiàn)或希望信息系統(tǒng)具有的功能進行調(diào)研。經(jīng)過對座談結(jié)果和調(diào)研報告的分析，發(fā)現(xiàn)隨著國際化辦學(xué)的推進和對外國人才需求的增長，各所高校對外國專家信息系統(tǒng)建設(shè)的需求很急迫，也對當前信息系統(tǒng)的功能全面性、實用性和高效性提出了更高的要求。
2.1調(diào)研情況
第一，在這27個調(diào)研對象中，已有70.3%的高校安裝外事管理系統(tǒng)，且在這70.3%的高校中，70%有外國專家管理模塊。這就表明總共大約有一半的高校在外國專家管理中已實現(xiàn)系統(tǒng)的信息化管理
第二，在實現(xiàn)外國專家信息化管理的高校中，我們對這些系統(tǒng)做了進一步地了解。調(diào)研結(jié)果顯示，管理系統(tǒng)中最重要的是六項功能：外國專家邀請管理、外國專家工作許可申請、外國專家項目申報與結(jié)項、外國專家經(jīng)費審核與報銷、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及信息發(fā)布。
第三，按照國家外國專家局要求，學(xué)校需通過外國專家局開發(fā)的兩套系統(tǒng)進行外國專家工作許可申請和外國項目申報工作。然而，由于絕大部分高校的外事系統(tǒng)是由不同的軟件開發(fā)公司開發(fā)和設(shè)計，其系統(tǒng)內(nèi)的信息與版式不一致，無法做到與國家外國專家局的系統(tǒng)進行對接。這就導(dǎo)致了學(xué)校在申請外國專家許可證或外國專家項目時，信息需要重復(fù)輸入，使得管理工作重復(fù)而又繁瑣，希望能通過實現(xiàn)對接來提高工作效率。
第四，除了以上六個外國專家管理系統(tǒng)中已實現(xiàn)的重要功能之外，在調(diào)研結(jié)果中，有些高校還提出一些希望實現(xiàn)的'必要功能。例如，希望能集成對外合作交流處所有相關(guān)業(yè)務(wù)板塊以及與校內(nèi)其他系統(tǒng)進行對接的大數(shù)據(jù)。
第五，在有些還未安裝外國專家管理系統(tǒng)的學(xué)校中，超過半數(shù)的學(xué)校計劃安裝外國專家管理系統(tǒng)。這不僅是為了順應(yīng)國家外國專家局要求，更是為了保障信息的儲存、提高工作效率和提升服務(wù)水平。
2.2大部分高校的信息化管理現(xiàn)狀
隨著高校整體信息化水平提高、外事工作管理制度逐步完善，并建立起健全的外國專家管理機制體制，為了改進工作方式，提高效率，近些年來大部分高校的外國專家管理工作信息化水平也隨之提高，主要涉及到的功能有信息發(fā)布、外國專家工作許可申請、項目申請、長短期外國專家管理等，運用的信息化手段有校園網(wǎng)站，微信、郵箱和公眾號，外國專家局的外國人工作許可申報系統(tǒng)和引智申報系統(tǒng)，校內(nèi)OA系統(tǒng)以及教務(wù)系統(tǒng)。
3 問題及對策
3.1面臨的問題
雖然從功能上來看，大部分高校的外國專家管理信息化似乎已比較完善，但事實上，這樣的信息化水平還亟需提升，其原因主要有兩個：
3.1.1信息重復(fù)
從外國專家項目申報到外國專家在校管理，再到外國專家離校后的項目總結(jié)，從院系和對外合作交流處工作角度上來看，需要在至少三個不同的系統(tǒng)間進行操作，而每個系統(tǒng)中的信息都是一個信息孤島，無法共享。因此對于邀請一名外國專家，管理人員可能就需要至少填寫三遍相同或類似的信息，這無疑會增加管理人員不必要的工作量，且不同的系統(tǒng)又有著一些不同的信息，阻礙信息查找和統(tǒng)計。
3.1.2功能重疊和缺失
管理系統(tǒng)的功能為了做到完善，往往不同的系統(tǒng)間會有一些相同的功能，因此系統(tǒng)越多，功能重復(fù)的可能的性就越大，這就需要管理人員在使用不同系統(tǒng)時，需要挑選哪些功能可用，哪些功能需要摒棄，而這往往也會導(dǎo)致院系在使用時功能的不清晰。此外，有些外國專家管理工作中需要的環(huán)節(jié)不能實現(xiàn)，使得外國專家信息化管理的部分功能缺失，不能體現(xiàn)一個系統(tǒng)性的信息化管理。
3.2建議對策
根據(jù)調(diào)研結(jié)果中的先進做法，針對以上所出現(xiàn)的問題，建議的做法應(yīng)該是整體規(guī)劃和整合學(xué)校的相關(guān)信息系統(tǒng)，從而建立一個長效且合理的外國專家管理信息系統(tǒng)。在完善的管理體系和機制基礎(chǔ)上，設(shè)計合理的管理工作程序、統(tǒng)一的報表文件和完整的數(shù)據(jù)信息，建立一個能與上級部門系統(tǒng)鏈接、功能全面、信息互通、界面簡潔且使用友好的外國專家管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)主要包括以下幾個模塊和功能：
第一，外國專家邀請管理。能夠?qū)崿F(xiàn)從外國專家項目申報的信息表中直接導(dǎo)入外國專家個人信息和工作內(nèi)容等信息，并根據(jù)外國專家實際來校情況調(diào)整工作時間和工作任務(wù)。
第二，外國專家工作許可申請。能夠錄入外國專家基本信息，且實現(xiàn)與國家外國專家局系統(tǒng)對接。
第三，外國專家項目申報與結(jié)項。填寫外國專家項目申報表，并實現(xiàn)與國家外國專家局系統(tǒng)對接；與教務(wù)系統(tǒng)對接，將課程信息、學(xué)時及考核結(jié)果等同步至項目結(jié)項報告中。
第四，外國專家經(jīng)費審核與報銷。能夠?qū)崿F(xiàn)與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)的對接，將項目經(jīng)費的使用情況、審核和報銷統(tǒng)一在一個系統(tǒng)中，便于對項目經(jīng)費使用情況進行實時監(jiān)控，和對外國專家項目經(jīng)費總體使用情況的審計。
第五，數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及信息發(fā)布。能夠根據(jù)不同要素，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計并形成報表，便于對外國專家管理工作的總結(jié)，也確保了數(shù)據(jù)的準確性。將外國專家和院系外事管理人員的聯(lián)絡(luò)信息錄入系統(tǒng)，可通過信息系統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布相關(guān)信息或通知。
建立一個功能完善的且統(tǒng)一的外國專家系統(tǒng)其實就是實現(xiàn)了學(xué)校的大數(shù)據(jù)管理，這不僅是提高外國專家管理工作效率的手段，而且是理順管理流程的必然途徑，也是信息化高水平和管理高水平的體現(xiàn)。
參考文獻：
[1] 馬渝華，樂勇.外國專家管理信息系統(tǒng)在高校中運用[J].高等建筑教育，2001（41）：69- 71.
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