SAP系統(tǒng)收貨和發(fā)票校驗(yàn)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響論文
【摘要】正確理解和把握SAP系統(tǒng)采購(gòu)收貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和本錢數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、實(shí)時(shí)和豐富,為企業(yè)治理者提供決策支持。
【關(guān)鍵詞】SAP;采購(gòu)收貨;發(fā)票校驗(yàn);集成;影響
mySAP ERP系統(tǒng)是一種可以實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部分、甚至跨公司整合實(shí)時(shí)信息的企業(yè)治理信息系統(tǒng),講究賬實(shí)相符和集成。正確理解和把握SAP系統(tǒng)采購(gòu)收貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和本錢數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、實(shí)時(shí)和豐富,為企業(yè)治理者提供決策支持。
一、 關(guān)于SAP系統(tǒng)的扼要先容
mySAP ERP系統(tǒng)是德國(guó)SAP公司在全球廣泛推廣的治理軟件系統(tǒng),約有120多個(gè)國(guó)家的超過(guò)19300家團(tuán)體運(yùn)行SAP系統(tǒng)。mySAP ERP系統(tǒng)能夠使會(huì)計(jì)的核算監(jiān)視治理職能和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系在一起,從而使計(jì)劃、預(yù)算、監(jiān)控、分析的觸角直接深進(jìn)企業(yè)各個(gè)職能部分的終端,為企業(yè)的運(yùn)作提供決策支持。
作為一種企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng),SAP系統(tǒng)具備兩大特點(diǎn):一是基于配置而不是基于開(kāi)發(fā),最大限度降低實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn);二是分模塊治理,相互集成。采購(gòu)收貨和基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)功能充分體現(xiàn)了SAP系統(tǒng)物流模塊和財(cái)務(wù)模塊的'集成關(guān)系。
通過(guò)基于收貨的發(fā)票校驗(yàn),系統(tǒng)可以從采購(gòu)訂單和收貨中獲取相關(guān)數(shù)目和金額的信息;完成過(guò)賬動(dòng)作時(shí),數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)傳進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊。二者通過(guò)一個(gè)中轉(zhuǎn)科目“GR/IR”(相當(dāng)于物資采購(gòu)科目)對(duì)清結(jié)轉(zhuǎn),并要求財(cái)務(wù)職員完成三單包括采購(gòu)訂單、收貨和發(fā)票校驗(yàn)的匹配審核工作,加強(qiáng)了內(nèi)部控制治理機(jī)制。
二、采購(gòu)收貨和發(fā)票校驗(yàn)?zāi)Ｊ?/strong>
(一)采購(gòu)收貨的模式
采購(gòu)收貨按照系統(tǒng)配置的移動(dòng)類型執(zhí)行完成,例如通常以編碼101作為采購(gòu)收貨的移動(dòng)類型。
采購(gòu)訂單收貨是執(zhí)行采購(gòu)訂單的一個(gè)環(huán)節(jié),屬于采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)部分的職責(zé)范圍,系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)記賬功能天生會(huì)計(jì)憑證。
(二)發(fā)票校驗(yàn)的模式。收到發(fā)票后,通過(guò)發(fā)票校驗(yàn)實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款掛賬。
在SAP系統(tǒng)中,輸進(jìn)發(fā)票可以有三種模式:
1.參照采購(gòu)訂單。操縱職員只需要輸進(jìn)采購(gòu)訂單號(hào),系統(tǒng)會(huì)根據(jù)采購(gòu)收貨情況,自動(dòng)帶進(jìn)發(fā)票的數(shù)目、金額、稅率和付款條款等項(xiàng)目。假如實(shí)際收到的發(fā)票和默認(rèn)值有差異,在容差限制額度內(nèi)可以更改。
2.參照采購(gòu)收貨單。這種方法同(一)的操縱相似,不同之處在于輸進(jìn)發(fā)票時(shí)選擇參照收貨單號(hào)。
3.不做參照,手工在財(cái)務(wù)模塊處理。這種方法不集成,由財(cái)務(wù)職員手工輸進(jìn)發(fā)票項(xiàng),分別計(jì)進(jìn)總賬、存貨或固定資產(chǎn)。
本文僅考慮參照采購(gòu)訂單及采購(gòu)收貨單、要求基于收貨進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)的模式。
三、影響會(huì)計(jì)科目的因素
收貨及發(fā)票校驗(yàn)動(dòng)作完成后,系統(tǒng)按照預(yù)先配置設(shè)定的科目自動(dòng)天生會(huì)計(jì)憑證。涉及的會(huì)計(jì)科目主要受以下因素影響:
(一)存貨計(jì)價(jià)方法
SAP比較典型的兩種存貨計(jì)價(jià)方法為標(biāo)準(zhǔn)本錢價(jià)和移動(dòng)均勻價(jià)。
(二)收貨與發(fā)票校驗(yàn)的先后次序
一種為已收到發(fā)票未收到貨的情況,發(fā)票晚于收貨,通常稱之為GNB;
另一種為已收到貨未收到發(fā)票的情況,收貨晚于發(fā)票,通常稱之為BNG。
物資采購(gòu)科目在SAP系統(tǒng)中通常設(shè)置為“GR/IR”,主要用于收貨和發(fā)票校驗(yàn)時(shí)的過(guò)渡科目。
四、采購(gòu)收貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)影響
(一)GNB/標(biāo)準(zhǔn)本錢價(jià)
發(fā)票價(jià)差是發(fā)票價(jià)格和采購(gòu)訂單價(jià)格之間形成的差異,計(jì)進(jìn)“材料本錢差異”會(huì)計(jì)科目。
(二)GNB/移動(dòng)均勻價(jià)
收貨時(shí)直接按采購(gòu)訂單計(jì)進(jìn)存貨價(jià)值;收發(fā)票時(shí)的價(jià)差,視庫(kù)存充足與否影響科目。
1.假如庫(kù)存充足,系統(tǒng)直接更新庫(kù)存價(jià)值;
2.假如庫(kù)存低于發(fā)票數(shù)目,按庫(kù)存比例追加到庫(kù)存價(jià)值,不足部分計(jì)進(jìn)“材料本錢差異”科目。
(三)BNG/標(biāo)準(zhǔn)本錢價(jià)
收到發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)時(shí),按發(fā)票金額計(jì)進(jìn)“GR/IR”;收貨時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)本錢計(jì)進(jìn)存貨科目,采購(gòu)訂單與發(fā)票之間的差異計(jì)進(jìn)“材料本錢差異”科目。
(四)BNG/移動(dòng)均勻價(jià)
收到發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)時(shí),按發(fā)票金額計(jì)進(jìn)“GR/IR”;收貨時(shí)按照采購(gòu)訂單價(jià)格計(jì)進(jìn)存貨科目,采購(gòu)訂單與發(fā)票之間的差異計(jì)進(jìn)“材料本錢差異”科目。
五、現(xiàn)舉例說(shuō)明如下(為賬目清楚起見(jiàn),以下事例均不考慮增值稅)
標(biāo)準(zhǔn)本錢價(jià):20元/件(初始移動(dòng)均勻價(jià):25元/件)
采購(gòu)訂單價(jià):23元/件 發(fā)票價(jià)格:22元/件
初始庫(kù)存數(shù)目:100件收貨:100件 發(fā)貨:120件
(一)GNB/標(biāo)準(zhǔn)本錢價(jià)
收貨時(shí):
借:存貨20×100=2 000
材料本錢差異 3×100=300
貸:GR/IR 23×100=2 300
收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款—供給商 22×100=2 200
材料本錢差異1×100=100
(二)GNB/移動(dòng)均勻價(jià)/庫(kù)存充足
收貨時(shí):
借:存貨 23×100=2 300
貸:GR/IR 23×100=2 300
收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款—供給商22×100=2 200
存貨 1×100=100
(三)GNB/移動(dòng)均勻價(jià)/庫(kù)存不足
收貨時(shí):
借:存貨23×100=2 300
貸:GR/IR23×100=2 300
發(fā)貨時(shí)的移動(dòng)均勻價(jià)為(25×100 2 300)/200=24元/件
借:本錢或其他類科目24×120=2 880
貸:存貨24×120=2 880
收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款—供給商22×100=2 200
存貨1×80=80
材料本錢差異1×20=20
(四)BNG/標(biāo)準(zhǔn)本錢價(jià)
收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):
借:GR/IR 23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款—供給商22×100=2 200
材料本錢差異 1×100=100
收貨時(shí):
借:存貨20×100=2 000
材料本錢差異3×100=300
貸:GR/IR23×100=2 300
(五)BNG/移動(dòng)均勻價(jià)
收到發(fā)票校驗(yàn)時(shí):
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款—供給商 22×100=2 200
材料本錢差異1×100=100
收貨時(shí):
借:存貨 22×100=2 200
材料本錢差異1×100=100
貸:GR/IR23×100=2 300
每月末收貨和發(fā)票校驗(yàn)完畢,會(huì)計(jì)職員通過(guò)執(zhí)行SAP系統(tǒng)的事務(wù)碼,可以按照系統(tǒng)后臺(tái)配置對(duì)GR/IR科目自動(dòng)進(jìn)行評(píng)估結(jié)轉(zhuǎn),分別按照貨到票未到或票到貨未到的情況結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付賬款暫估或在途物資。
假如考慮增值稅發(fā)票,系統(tǒng)也可以通過(guò)配置稅率及其運(yùn)算參數(shù),在發(fā)票校驗(yàn)過(guò)賬時(shí)自動(dòng)計(jì)算,并自動(dòng)檢查是否正確,予以提示性的警告信息,完全正確匹配后才可以過(guò)賬天生會(huì)計(jì)憑證。
企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)上線時(shí),需要綜合考慮本單位的采購(gòu)管控需求,制訂公道的配置方案,避免采購(gòu)差異過(guò)大造成的未分?jǐn)偦蛭捶峙溥^(guò)大,確保物料賬運(yùn)行平穩(wěn),系統(tǒng)運(yùn)行的產(chǎn)品本錢與實(shí)際本錢趨于一致,為企業(yè)治理者提供決策支持。
【參考文獻(xiàn)】
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