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辦公室行政管理精細化研究管理論文

時間:2021-01-05 11:13:59 畢業(yè)論文范文 我要投稿

辦公室行政管理精細化研究管理論文

  現(xiàn)代管理理念主張管理的精細化。辦公室作為一個單位正常運轉(zhuǎn)的重要部門,工作內(nèi)容繁多、事項復(fù)雜,其辦公的精細化不僅關(guān)系到辦公室的工作效率,更關(guān)系著整個單位的科學(xué)化發(fā)展。辦公室行政管理的精細化工作必須從思想認識、制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化等多方面綜合推進。

辦公室行政管理精細化研究管理論文

  一、辦公室行政管理精細化的意義

  對辦公室行政進行精細化管理,對于一個單位的發(fā)展來說,具有重要意義。一是可以使工作規(guī)范化、制度化。通過精細化管理,可以發(fā)現(xiàn)以前的工作中存在的不合理現(xiàn)象,從而對問題和工作流程進行梳理,理順工作關(guān)系,更科學(xué)地做好各項工作。二是可以有效整合資源,減少辦公室人力和物力的浪費,提高工作效率,節(jié)約辦公成本。三是精細化管理可以有效化解工作中的矛盾,把許多工作提前考慮到位,做好預(yù)防工作,這樣可以避免后面出現(xiàn)更多的矛盾,增強團隊協(xié)作意識。

  二、辦公室行政管理精細化的有效途徑

 。ㄒ唬┘毣c量化相結(jié)合。辦公室行政管理精細化就是要對辦公室工作進行細化和量化。比如,要對辦公室工作進行定崗和定責(zé),做到職責(zé)明確。定崗就是要對辦公室的所有事項進行分類、歸納,根據(jù)事物的類別劃分出一定的崗位,根據(jù)單位的實際情況及規(guī)模大小,合理定崗,如資料的撰寫等文字性工作為一類、協(xié)調(diào)組織為一類等,進行資源的優(yōu)化組合。定責(zé)就是針對具體的崗位,明確崗位職責(zé)所在,進行明確分工,在此崗位就要承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。量化方面主要是指,對制定的崗位和承擔(dān)的職責(zé)要進行量的考核,哪些任務(wù)完成了,哪些工作沒有做好,都要進行量化考核,以此提高工作效率和工作透明度。

 。ǘ┝鞒袒c標(biāo)準(zhǔn)化相結(jié)合。辦公室行政管理工作有時候會涉及眾多部門,諸多環(huán)境,對于這些千頭萬緒的工作,應(yīng)該怎么樣做才能有一個最優(yōu)的流程,才能做到最合理呢?這就需要對日常工作進行合理的優(yōu)化和規(guī)劃,用一個科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)來衡量日常工作?茖W(xué)的流程是精細化的前提。例如,對于辦公室文件的管理,從收件到初審分類,到分送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中批閱,再到歸檔等,要有一個科學(xué)的流程,讓大家知道一個文件流傳的主要環(huán)節(jié),以及每個環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么樣做。這樣就可以減少不必要的中間環(huán)節(jié),大大提高工作效率。

  三、建立科學(xué)的規(guī)章制度

  制度是進行精細化管理的有效保障,加強制度建設(shè)才能把精細化管理真正落到實處。在辦公室行政管理的過程中,要不斷從實踐中總結(jié)好的`做法、好的思路,然后進行整理和推廣,直至形成制度。例如,對于辦公室的接待工作,要從精細化的角度著手,對方是什么單位,來訪者有多少人,都是什么級別的人來,需要安排哪些接待任務(wù),需要什么人陪同,需要介紹哪方面的工作等都要了解清楚。等到這些工作找到最佳方案后,就要把其上升到制度層面并固定下來,以后只要按照制度具體執(zhí)行即可。這樣既能讓接待工作有章可循,又可以提高辦事效率,大大優(yōu)化人員和物質(zhì)的分配。

  四、提高員工的精細化意識

  做任何事情都要在思想上加以重視。辦公室的管理工作看似簡單重復(fù)繁雜,但只要認真梳理和總結(jié),還是會有很多可以改進的地方和更好的解決辦法。這就需要不斷提高員工的精細化意識,從思想上對精細化工作給予重視。首先要意識到進行精細化管理的意義,腦海中要想到精細化對于工作運轉(zhuǎn)和資源合理利用等具有的重要意義。有了意識才能有精細化管理的行動。其次要意識到精細化管理不但與辦公室每個人員相關(guān),還應(yīng)該與單位的每一個人密切相關(guān),樹立大局意識。因為辦公室精細化工作可以減少很多的耗材,節(jié)約很多資源,這些都是集體的,相當(dāng)于為大家創(chuàng)造了財富。

  五、提高員工的團隊合作意識

  精細化管理不是哪一個人的事情,而是關(guān)乎所有辦公室工作人員甚至是單位所有職工的切身利益的。因此,精細化工作需要所有人都參與進來,建立立體的精細化管理團隊合作網(wǎng)絡(luò)。大家要聚在一起,為精細化管理出謀劃策,一旦找到最優(yōu)化的措施后,大家要共同遵守,相互支持。此外,辦公室工作人員是一個單位對外的窗口,直接關(guān)系到單位的形象。因此,工作人員要愛崗敬業(yè)、廉潔自律、做好每一個細節(jié),尤其是對外的公文、接待等工作,要把握好每一環(huán)節(jié),確保萬無一失。

  六、結(jié)語

  精細化管理是辦公室行政管理的有效途徑。因此,我們要提高思想認識,不斷從實踐中總結(jié)先進經(jīng)驗,把細節(jié)問題考慮在前,逐漸調(diào)整優(yōu)化工作流程,形成規(guī)范的制度,把精細化作為有效的管理方法。

  【參考文獻】

  [1]肖慧敏.論精細化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用[J].商業(yè)經(jīng)濟,2013(04).

  [2]段紹斌.辦公室精細化管理模式的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(22).

  [3]王紅艷.實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程,2013(34).

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