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淺談對(duì)企業(yè)文秘工作的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)論文
文秘工作是一個(gè)古老的職業(yè)，據(jù)說(shuō)起源于4000多年前的夏朝。它是隨著管理組織和文字的出現(xiàn)，應(yīng)運(yùn)而生的，這就決定了其工作的基本性質(zhì)，即輔助性、服務(wù)性、事務(wù)性。“天地?zé)o垠爭(zhēng)一隅，方寸之間蘊(yùn)神奇”。文秘工作是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是企業(yè)承上啟下的橋梁紐帶，是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。
一、要具備四個(gè)素質(zhì)
一是“思想好”。思想好是前提。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者、上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)者、重要文件的知情者，必須講政治，顧大局，做國(guó)家政策、上級(jí)精神、領(lǐng)導(dǎo)思路的堅(jiān)決擁護(hù)者、傳播者、推動(dòng)者;必須注重思想道德修養(yǎng)，養(yǎng)成誠(chéng)實(shí)正直、任勞任怨、恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密的品格和作風(fēng)。
二是“學(xué)習(xí)好”。學(xué)習(xí)好是保障。學(xué)習(xí)是提高個(gè)人思想素質(zhì)和工作能力的基礎(chǔ)，是適應(yīng)工作、完善自我、不斷提升的源泉和途徑。對(duì)于需要起草綜合性公文材料、服務(wù)公司中心工作的文秘工作者，更是如此。
三是“作文好”。作文好是基礎(chǔ)。公文是實(shí)施管理的一個(gè)重要工具，公司決策部署的傳達(dá)貫徹、基層落實(shí)情況的反饋、整體形象的展示，都離不開(kāi)公文這個(gè)載體。寫(xiě)好各類(lèi)公文材料，發(fā)揮“以文輔政”作用，是辦公室文秘人員的基本功，是看家本領(lǐng)，是立身之本。
四是“服務(wù)好”。服務(wù)好是宗旨。服務(wù)是辦公室最基本的職能，早來(lái)一點(diǎn)，晚走一點(diǎn)，干快一點(diǎn)，做好一點(diǎn)，想全一點(diǎn)，看細(xì)一點(diǎn)，吃得了苦，熬得了夜，是辦公室文秘人員必備的素質(zhì)。
二、要注重學(xué)習(xí)積累
文秘工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，每一個(gè)材料、每一次會(huì)議、每一項(xiàng)工作，往往涉及方方面面，大至國(guó)家方針政策，小至公文格式，如果沒(méi)有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備、材料積累，將無(wú)從下筆，甚至句句外行、錯(cuò)誤百出。因此，學(xué)習(xí)積累是第一需要。
學(xué)什幺？一是身在兵位，胸為帥謀。及時(shí)學(xué)習(xí)上級(jí)政策，跟進(jìn)急劇變化的新形勢(shì)新任務(wù)，保持清醒的政治頭腦，具有較強(qiáng)的政治敏銳性，隨時(shí)學(xué)習(xí)、理解和把握上級(jí)精神
和領(lǐng)導(dǎo)思路，為材料寫(xiě)作提供正確導(dǎo)向。二是廣泛涉獵，重點(diǎn)鉆研。既要學(xué)習(xí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)的基本知識(shí)，學(xué)習(xí)企業(yè)管理基本知識(shí)，了解公司運(yùn)行的基本規(guī)則、規(guī)律;又要認(rèn)真研究公文寫(xiě)作知識(shí)，掌握各種文體的寫(xiě)作方法和寫(xiě)作技巧，不斷提高公文寫(xiě)作水平。
怎幺學(xué)？“處處留心皆學(xué)問(wèn)”。看到就摘、聽(tīng)到就記。多看系統(tǒng)內(nèi)文件，多讀行業(yè)內(nèi)報(bào)紙，多學(xué)領(lǐng)導(dǎo)講話材料，多記領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容，盡量“掌握上情”。多參加各類(lèi)會(huì)議，多瀏覽內(nèi)部網(wǎng)站，多了解具體工作推進(jìn)情況，盡量“吃透下情”。一些重要論述、重要舉措、重要篇章、重要文件，在符合保密規(guī)定的情況下，可以“近水樓臺(tái)”地去下載、復(fù)印、剪貼、留存。掌握一條捷徑：學(xué)會(huì)聽(tīng)會(huì)。聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)講話，聽(tīng)各部門(mén)匯報(bào)，從各種發(fā)言中吸取有用的信息。如果不聽(tīng)會(huì)，就像瞎子一樣，不知道單位的工作思路，不了解企業(yè)的運(yùn)行情況，寫(xiě)材料就會(huì)失去方向。
三、要寫(xiě)好應(yīng)用公文
掌握以下三種常用公文的寫(xiě)作：
1.匯報(bào)材料
匯報(bào)材料是向上級(jí)反映公司工作情況的一種常用應(yīng)用文，好與不好直接影響公司形象。
寫(xiě)好匯報(bào)材料，著重把握三點(diǎn)：一是突出重點(diǎn)。緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注點(diǎn)來(lái)撰寫(xiě)材料，既要系統(tǒng)匯報(bào)，又要突出自身特點(diǎn)和亮點(diǎn)，不能面面俱到、沒(méi)有特色。因此，在動(dòng)筆之前，先要想清楚，這份材料是為了解決什幺問(wèn)題？重點(diǎn)、難點(diǎn)在哪里？如何去解決？有什幺措施？把這些問(wèn)題都想清楚了，文章的主題也就確立了，重點(diǎn)也就明確了。二是實(shí)事求是。領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研的目的就是要聽(tīng)真話，聽(tīng)實(shí)話。因此，各單位各部門(mén)上報(bào)的基礎(chǔ)材料，必須準(zhǔn)確可靠，不允許虛構(gòu)，不允許拔高。對(duì)匯報(bào)材料所涉及的重要數(shù)據(jù)，要反復(fù)核實(shí)。所舉事例除真實(shí)外還要具有代表性，有說(shuō)服力。要喜憂(yōu)皆報(bào)，報(bào)喜要報(bào)夠，勿攬功;報(bào)憂(yōu)要報(bào)透，勿推卸。三是語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。多用短句，少用長(zhǎng)句，便于口頭表達(dá)，切忌啰嗦冗長(zhǎng)。小標(biāo)題更要精心錘煉，高度概括，力求給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)留下鮮明印象。
2.領(lǐng)導(dǎo)講話
領(lǐng)導(dǎo)講話是領(lǐng)導(dǎo)組織公務(wù)活動(dòng)的重要方式，是總結(jié)推動(dòng)工作的重要載體。領(lǐng)導(dǎo)講話材料一般具有較強(qiáng)的思想性、指導(dǎo)性和針對(duì)性，要充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，要求很高，難度最大。
草擬領(lǐng)導(dǎo)講話材料，著重把握三個(gè)步驟：一要及時(shí)溝通。第一時(shí)間請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，掌握講話要點(diǎn)，做到有的放矢。也可結(jié)合平時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的講話要求，提前草擬提綱，與領(lǐng)導(dǎo)溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，這樣寫(xiě)起來(lái)就會(huì)少走彎路、少費(fèi)工夫。二要領(lǐng)會(huì)意圖。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)在交代意圖時(shí)，只說(shuō)了一些框架性的想法和意見(jiàn)。這時(shí)，就要順著領(lǐng)導(dǎo)的思想脈絡(luò)，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)要求寫(xiě)什幺，為什幺要寫(xiě)，從而挖掘出更新更深的東西。學(xué)會(huì)舉一反三，把領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)單分散的意見(jiàn)，擴(kuò)充為比較全面系統(tǒng)的意見(jiàn)。三要反復(fù)修改。任何文章都不要寄希望“一遍成”。必須養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的習(xí)慣，自己首先要反復(fù)推敲，如果自己不滿(mǎn)意，送到領(lǐng)導(dǎo)那里，100%會(huì)被槍斃，這也是實(shí)踐教訓(xùn)。文章不厭修改，精雕細(xì)刻才能出精品。
3.會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄、會(huì)議文件等加工整理而成，屬于記錄性文體，本身的寫(xiě)作要求并不高，關(guān)鍵是真實(shí)、準(zhǔn)確、明白。
撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，著重把握三個(gè)特性：一是準(zhǔn)確性。必須確保準(zhǔn)確、具體。對(duì)于議定事項(xiàng)，能明確責(zé)任人、完成時(shí)限的，盡量寫(xiě)清楚，便于責(zé)任落實(shí)、跟蹤督辦。二是概括性。精其髓、概其要，把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出要點(diǎn)。三是條理性。對(duì)議定事項(xiàng)、布置工作，分類(lèi)別、分層次歸納概括，分項(xiàng)敘述，讓人一目了然。
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