人力資源管理的信息化管理淺析

　　計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對各個行業(yè)與領(lǐng)域都產(chǎn)生了重大的影響，尤其在制造與設(shè)計領(lǐng)域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動的流水線到智能領(lǐng)域，從動畫設(shè)計到3D電影，無不體現(xiàn)著計算機(jī)技術(shù)的威力。然而在人力資源管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的運用遠(yuǎn)沒有到達(dá)它本可以達(dá)到的高度。這一方面與每個企業(yè)的管理方式有關(guān)，另一方面就是人力資源的信息系統(tǒng)從范圍到內(nèi)容被過多地限定在人力資源部門本身。事實上，從數(shù)據(jù)到信息再到知識，這個全過程的管理范疇只有通過信息系統(tǒng)才能完成，而人力資源管理信息系統(tǒng)在這三個層面都是可以大有作為的。

　　從數(shù)據(jù)層面，人力資源信息系統(tǒng)可以提供一個共享的數(shù)據(jù)庫，從而可以很好地消除一個個獨立的數(shù)據(jù)源的問題。在數(shù)據(jù)庫里，同一數(shù)據(jù)源可以保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與一致，不至于一個大一點的公司連人頭都點不清楚。各個數(shù)據(jù)之間可以有效地銜接，數(shù)據(jù)的更改有據(jù)可查，數(shù)據(jù)的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個的數(shù)據(jù)放入數(shù)據(jù)庫可以避免個別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。

　　從信息層面，最大的好處是可以消除信息孤島。數(shù)據(jù)進(jìn)一步被開發(fā)利用就會變成信息，信息即是有序的數(shù)據(jù)疊加在一起，能夠反映某些趨勢或有意義的結(jié)果的內(nèi)容，信息可以提供給管理者作為管理決策的參考意見，數(shù)據(jù)分析的原因即在此。業(yè)務(wù)部門之所以重要，很多時候是因為他們善于利用數(shù)據(jù)為他們說話，數(shù)據(jù)本身就能說明很多問題。而當(dāng)人力資源管理者可以提供一些基于數(shù)據(jù)分析而得出的信息，業(yè)務(wù)部門會對此另眼相看的。

　　從知識層面來看，信息系統(tǒng)本身可以作為知識管理的一部分而存在。人力資源有很多的知識，一般來說掌握在熟練的員工手中。如果善于利用信息系統(tǒng)，可以起到將這些隱性知識保留并傳承下去的效果。對于經(jīng)常被員工問起的問題，可以通過系統(tǒng)來保存，讓員工通過自助服務(wù)的方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產(chǎn)，可是如何讓更多的知識留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。

　　一般來說，很多公司都能意識到信息系統(tǒng)的好處，但是，在如何實施一個信息系統(tǒng)的問題上，由于本身并不具備相關(guān)知識，因而常常過多地依賴信息系統(tǒng)供應(yīng)商的意見，甚至在實施的具體步驟上也經(jīng)常會有一些不當(dāng)之處。

　　實施信息系統(tǒng)要避免的第一個誤區(qū)是希望“借助系統(tǒng)來提升管理水平”。事實上，系統(tǒng)只能做到幫助實現(xiàn)好的管理理念，而系統(tǒng)本身無法帶來良好的管理理念。系統(tǒng)本質(zhì)上是將流程做到無紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業(yè)自身的理念和所有員工以及經(jīng)理人的工作習(xí)慣來決定的。但凡一個系統(tǒng)不成功，技術(shù)上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素來決定的。本身管理流程不合理而寄希望于系統(tǒng)來改變是一種本末倒置的行為。

　　需要避免的第二個誤區(qū)是希望“一開始就上一個大而全的系統(tǒng)”。如同任何一個成功都是要從一個個跬步開始一樣，一開始就定位大而全將會把系統(tǒng)帶入一個極為復(fù)雜的環(huán)境，這樣失敗的概率更高。從另外一個方面來看，讓使用者徹底改變行為遠(yuǎn)比逐漸改變行為要難得多，而且從一個相對容易的地方著手可以更好地幫助實施改變。讓使用者獲得信心是實施改變必要的前提。

　　第三個誤區(qū)是認(rèn)為“所有的人都會支持先進(jìn)的東西”。事實上，不習(xí)慣的可能首先就是最高管理層，他們是否愿意將本來手簽的方式改為網(wǎng)上審批?他們是否會愿意自己到系統(tǒng)中去看報表，而不是等別人打印出來放到他的桌子上?這里有一個必要的前提就是一定要將這個系統(tǒng)打造成“一號工程”，并且不能是口頭上的，必須是實質(zhì)性的，如何讓最高管理者擁抱這個工程?讓他切切實實地認(rèn)識和意識到它的價值是不二法門，哪怕從小的地方做起。筆者當(dāng)年在一家外企就是從電腦自動發(fā)送生日祝賀給員工而開始信息系統(tǒng)建設(shè)的。

　　第四個誤區(qū)是以為“越貴的系統(tǒng)功能越強(qiáng)大”。甚至迷信國外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統(tǒng)。不能否認(rèn)越貴的系統(tǒng)功能越強(qiáng)大，可是對于任何系統(tǒng)來說，其實沒有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費是眾多信息系統(tǒng)集成的一大誤區(qū)。

　　企業(yè)人力資源運作的重點將從行政事務(wù)管理向企業(yè)戰(zhàn)略伙伴方向發(fā)展。過去HR部門將大量的時間和精力用在重復(fù)的行政性事務(wù)上，習(xí)慣坐等業(yè)務(wù)部門提出服務(wù)需求，而在增值服務(wù)上花的心思不夠。事實上，對HR部門而言，企業(yè)管理者與員工就是他們的客戶，而如何為這些客戶提供增值服務(wù)、能否提供增值服務(wù)是事關(guān)HR部門未來的發(fā)展戰(zhàn)略問題。

　　比如，如何根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略制定人力資源戰(zhàn)略;如何通過合理的招聘技術(shù)與測評技術(shù)為企業(yè)選擇合適的人才;如何通過工作分析技術(shù)以及相應(yīng)的績效管理體系來提升組織與個人績效;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何能方便地了解企業(yè)人力資源的各種狀況;直線經(jīng)理如何參與自己部門的人力資源管理;員工如何從規(guī)范的人力資源管理中受益等等問題，都是需要HR部門花心思去考慮的。因此，在這個層面上，eHR系統(tǒng)如果能提供人力資源規(guī)劃、總經(jīng)理自助服務(wù)、直線經(jīng)理自助服務(wù)、員工自助服務(wù)等功能，并能集成招聘技術(shù)、人才測評技術(shù)、職務(wù)分析技術(shù)以及績效管理體系等HR管理技術(shù)特征比較明顯的功能，勢必將幫助HR管理者更好地為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)。

　　人力資源管理信息化建設(shè)不是一朝一夕的事，也不是一次開發(fā)就能完成的事，需要企業(yè)結(jié)合行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、逐步完善、不斷提升。對人力資源管理信息系統(tǒng)工程的建設(shè)難度有足夠的估計，對建設(shè)過程和模式的認(rèn)識要統(tǒng)一。不僅要從整體上考察人力資源管理信息化的重要作用和實施步驟，同時系統(tǒng)科學(xué)的細(xì)分到人力資源管理信息化實現(xiàn)過程中的每一步，對各項實施工作加以規(guī)劃，也對各項任務(wù)的責(zé)任人有明確的規(guī)劃。

　　e-HR系統(tǒng)解決方案實施過程必須同時考察系統(tǒng)運行的內(nèi)外部環(huán)境。實施一套新的程序系統(tǒng)需要考慮內(nèi)外部環(huán)境的諸多因素，諸如企業(yè)內(nèi)部原有的管理制度、企業(yè)員工的素質(zhì)、企業(yè)文化等內(nèi)部因素和外部環(huán)境的很多因素都可能影響到人力資源管理系統(tǒng)的運行。持續(xù)不斷的修正管理制度和管理流程，使得系統(tǒng)本身和運行的內(nèi)外部環(huán)境相匹配，這樣才能使新型的管理模式得以無障礙的推行。

　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用內(nèi)外部資源。一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)向人力資源管理信息化水平高的企業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒他人成熟的經(jīng)驗，有效的實現(xiàn)信息共享。另一方面，需要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的學(xué)習(xí)意識和學(xué)習(xí)能力，特別是主動獲取知識的能力，形成學(xué)習(xí)型組織模式。

　　在人力資源管理信息系統(tǒng)的實施過程和系統(tǒng)使用的過程中要前瞻性地考慮未來可能發(fā)生的各種情況，做到未雨綢繆，避免不利因素對未來工作造成干擾。人力資源管理信息化的過程中會遇到這樣那樣的困難，企業(yè)在實施過程中應(yīng)當(dāng)充分收集相關(guān)信息，預(yù)測可能出現(xiàn)的問題，做好應(yīng)急方案。以免問題出現(xiàn)時倉皇應(yīng)對，耽誤人力資源管理信息化的進(jìn)程。

　　任何管理活動都需要及時的進(jìn)行控制，在人力資源管理信息系統(tǒng)實施完成后需要及時進(jìn)行效果評價，科學(xué)評估項目實施存在的問題，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正偏差，保證實施的效果和計劃一致，使人力資源管理信息系統(tǒng)發(fā)揮最佳作用。

　　目前很多企業(yè)都在實施信息化的過程中，我國的企業(yè)在硬件和軟件方面都存在很大的不足，所以實施人力資源管理信息化時會遇到很多問題。需要肯定的是人力資源管理信息化是企業(yè)人力資源管理活動的必然趨勢，因此企業(yè)需要堅定決心，多動腦筋，克服遇到的困難，實現(xiàn)人力資源管理的信息化。

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