HR如何做好員工辭退面談
在職場中，說要解雇員工的往往不是HR，但這項(xiàng)工作沖在前頭的缺是HR!那么解雇面談該怎么談呢?
在進(jìn)行解雇面談時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注四個(gè)方面的問題，即由誰通知(Who)、何時(shí)通知(When)、何地通知(Where)和如何通知(How)。
1、由誰通知
選擇進(jìn)行解雇面談的主體十分重要。解雇面談的主體應(yīng)該是直線經(jīng)理，而不是高層管理者或人力資源部門。相對于公司的其他管理人員，員工更加信賴其直線經(jīng)理，如果由直線經(jīng)理通知，也能讓員工感到經(jīng)理對他的重視和關(guān)愛，即使被解雇也比較容易接受。
如果是辭退，那么直線經(jīng)理已經(jīng)掌握了進(jìn)行解雇面談所需信息，因此可對整個(gè)面談?dòng)懈鼫?zhǔn)確的把握;如果是裁員背景下的解雇，直線經(jīng)理也需要在面談時(shí)將原因向員工解釋清楚。
在面談時(shí)，可以有第三方在場，例如人力資源部門的代表，但進(jìn)行解雇面談的主體依然是直線經(jīng)理。第三方在面談中充當(dāng)調(diào)節(jié)者和見證者的角色：
一方面，在面談過程中員工出現(xiàn)情緒失控或有過激行為的情況時(shí)充當(dāng)調(diào)節(jié)者，緩和緊張的氣氛，使面談能繼續(xù)進(jìn)行;另一方面，也是作為整個(gè)談話的見證者，起到公證的作用。
2、何時(shí)通知
多數(shù)管理者會(huì)盡量推遲解雇面談時(shí)間，直到星期五下午下班之前，在結(jié)束解雇面談后感覺松了一口氣，覺得終于完成了這件困難的事情。
筆者并不贊同這種做法，選擇在星期五下午進(jìn)行解雇面談并不是一個(gè)很好的選擇，因?yàn)檫@種時(shí)間安排反而使員工在整個(gè)周末都感到焦躁、憤怒和不安，并有可能將這種情緒傳遞給身邊的親友，使不良情緒繼續(xù)發(fā)酵，員工也會(huì)有充分的時(shí)間來思考起訴的問題。
而在星期一進(jìn)行解雇面談，則是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，員工將會(huì)有整個(gè)星期的時(shí)間來尋找新的工作，同時(shí)這樣的時(shí)間安排也會(huì)將這次解雇對其他員工的負(fù)面影響降到最低。
3、何地通知
許多管理者選擇在自己辦公室進(jìn)行解雇面談，而這并不是一個(gè)好的選擇。如果被解雇員工變得憤怒且拒絕離職，或是因情緒崩潰而大吵大鬧，都會(huì)在公司產(chǎn)生不好的影響，甚至影響其他員工的正常工作。
一個(gè)中立的談話場所是最佳的選擇——比如公用會(huì)議室或空置的辦公室。這種場地有兩個(gè)好處：
第一，這是對于被解雇員工最基本的保護(hù)。畢竟被解雇不是一件十分光彩的事情，被解雇員工也不愿意讓其他同事聽到或看到解雇面談的全過程，經(jīng)理也可以在結(jié)束解雇面談之后離開，使當(dāng)事人在面對同事之前有一些時(shí)間調(diào)整情緒。
第二，這種安排也避免了其他員工因無意間聽到或看到而產(chǎn)生不必要的猜測，從而影響他們的正常工作，甚至影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作氛圍。
4、如何通知
一般來說，解雇面談應(yīng)該選擇面對面、一對一的通知方式，這樣能使員工感受到管理者對這件事的重視和對員工的尊重。
當(dāng)然，也有一些例外的情況，這主要取決于企業(yè)文化。在一些企業(yè)中，E-mail被習(xí)慣用于通知員工一些重要的信息，因此在某些情況下，通過E-mail通知員工其被解雇的消息也是可行的。
例如，亞馬遜公司會(huì)通過現(xiàn)場會(huì)議來宣告裁員的消息，但有一些遠(yuǎn)程工作人員無法參與會(huì)議。為保證不漏掉任何一個(gè)員工，在會(huì)議進(jìn)行的同時(shí)，也會(huì)通過E-mail將裁員信息發(fā)送到每一個(gè)被解雇員工的郵箱。
某些情況下，選擇群體通知形式也會(huì)比一對一通知更加合適。有時(shí)，裁員可能是撤銷整個(gè)部門的成建制裁員或規(guī)模裁員，此時(shí)選擇群體通知可以使大家了解這不是針對某一具體員工的解雇，但在進(jìn)行成建制裁員或規(guī)模裁員時(shí)，一定要對受到影響的員工集中召開一系列座談和溝通的會(huì)議，這也是裁員管理中更為重要的裁員幸存者管理問題。
那么，解雇面談需要多長時(shí)間呢?事實(shí)上，通知員工被解雇的消息一般只需要15分鐘甚至更短的時(shí)間。在解雇面談中，執(zhí)行者只需做三件事：一是通知員工其被解雇的事實(shí);二是向其解釋被解雇原因;三是告知員工公司的下一步計(jì)劃。
執(zhí)行者要告知員工其被解雇的決定和原因，以及企業(yè)的“下一步計(jì)劃”，因?yàn)閱T工得知被解雇后可能會(huì)有激烈反應(yīng)，因此要使員工了解“下一步計(jì)劃”，包括工資、福利、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)仍趦?nèi)的具體方案及后續(xù)安排，并要結(jié)合勞動(dòng)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度對以上方案進(jìn)行清晰說明和解釋。同時(shí)，還應(yīng)該提供給員工一份離職流程圖，告知其接下來該如何順利完成工作交接和辦理離職手續(xù)。
解雇面談五部曲
1、通知員工
● 盡量不要在電話里通知員工“請到人事部來一趟”，以免造成緊張感。
● 盡量避免周末、假日或者員工的重要紀(jì)念日當(dāng)天通知員工。
● 使用會(huì)議室、休息室等，盡量不要用經(jīng)理辦公室這種“正式的嚴(yán)肅的”地方。
● 切入正題。不要假意避重就輕談一些天氣或者其他輕松的話題。
● 員工一進(jìn)會(huì)議室(或你選擇的其他場所)，待他坐好后就直接告訴員工公司的決定。
2、描述事實(shí)
● 用幾句話描述為什么公司要做出裁掉他的決定。
● 切記重事實(shí)而非攻擊員工的人格。
● 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)這個(gè)決定已經(jīng)做出是不可更改的，管理層已經(jīng)批準(zhǔn)等。
● 辭退面試不要超過半小時(shí)(否則就成了體力上的較量)。
3、注意傾聽
● 被解雇的員工如反應(yīng)激烈，不要和他辯論，而是積極地傾聽。
● 用開放式問題與其談話，重復(fù)他的最后的話語，點(diǎn)頭或用短暫沉默配合員工的闡述，直到他可以稍微冷靜地接受這個(gè)事實(shí)。
4、溝通賠款
● 跟員工仔細(xì)講述一遍賠償?shù)闹Ц督痤~，具體算法，福利等。
● 不要在已經(jīng)商定好的條款上當(dāng)場承諾增加任何內(nèi)容。
● 不要承諾會(huì)調(diào)查一下事后給予答復(fù)，這樣會(huì)把辭退程序復(fù)雜化，弄到難以收拾。
5、溝通
● 被辭退的員工也許不確定下一步該怎么做，給員工離職流程圖，并告訴他一步一步如何做，越詳細(xì)越好。
●如有必要，在所有手續(xù)辦完后，做離職面試。
● 對個(gè)別員工實(shí)施心理咨詢以緩解其過度的焦慮。
● 裁員過程中員工容易出現(xiàn)如下反應(yīng)：哭哭啼啼、憂愁、焦慮、敵意、討價(jià)還價(jià)、不信任感等。
這時(shí)企業(yè)管理層和人力資源部需要的`最關(guān)鍵的技能就是“同理心”和“原則性”。“同理心”不是同情心，它是設(shè)身處地地理解被裁員工的焦慮和困惑，讓員工把想說的話說完;“原則性”則可以保證自己不讓員工的情緒影響公司的決定。
解雇面談的注意事項(xiàng)
為確保解雇面談順利進(jìn)行，解雇面談執(zhí)行者應(yīng)做好以下五個(gè)方面的工作：
●充分準(zhǔn)備。在解雇面談之前，不僅要對被解雇員工的收入情況、身體和心理特征、人際關(guān)系等方面進(jìn)行了解，還要對解雇員工所涉及到的法律問題進(jìn)行分析，要思考其可能提出的問題，并事先列出一個(gè)發(fā)言提綱和面談?dòng)?jì)劃。
●堅(jiān)持原則，注意語氣和措辭。在進(jìn)行解雇面談時(shí)，執(zhí)行者要堅(jiān)持原則、態(tài)度堅(jiān)定，強(qiáng)調(diào)解雇決定無法更改。
同時(shí)，要使用客觀中立的語氣來傳達(dá)消息。不要試圖表現(xiàn)幽默感，這會(huì)讓被解雇員工感到被嘲笑，不但不利于改善氣氛，反而起到相反的作用。
另外，執(zhí)行者常常傾向于使用間接性語言來減輕對員工的打擊，但是，間接性語言常會(huì)使員工產(chǎn)生誤解。
例如，“你現(xiàn)在做的項(xiàng)目被取消了”，那么員工可能會(huì)認(rèn)為他將要做另一個(gè)新項(xiàng)目;“我們不再需要你從事銷售了”，那么員工可能認(rèn)為他將被轉(zhuǎn)到生產(chǎn)部門工作。因此，在傳達(dá)消息時(shí)一定要開門見山，重點(diǎn)突出，簡潔清晰。
●善于傾聽，主動(dòng)把握解雇面談節(jié)奏。在面談中，執(zhí)行者應(yīng)主動(dòng)聽取被解雇員工的意見，若員工反應(yīng)激烈，不應(yīng)與其辯論而要積極傾聽，使用點(diǎn)頭或短暫沉默配合員工的意見表達(dá)，使其可以冷靜接受事實(shí)。
同時(shí)，在面談過程中，執(zhí)行者還要主動(dòng)把握好面談的節(jié)奏，不要和員工在某個(gè)問題上耗時(shí)過多，注意控制面談時(shí)間。
●避免在解雇面談中討論績效問題。如果是辭退，且辭退程序符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，那么績效問題在先前的績效溝通中就應(yīng)詳細(xì)討論過，無需再次重復(fù)。
●不要讓員工感到其被解雇是歧視所致。例如，“我們需要的是沒有太多家庭方面的壓力，可以在八小時(shí)之外見客戶的員工”，“我們需要的是精力充沛的員工”，這些語言都可能會(huì)讓被解雇員工感到他們被解雇是由于已婚、年齡太大等原因，而這是歧視的表現(xiàn)，極易引發(fā)勞動(dòng)爭議。
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