如何實(shí)現(xiàn)員工的規(guī)范化管理？
緣起
一個(gè)朋友經(jīng)營(yíng)一家地區(qū)性小型物流公司，員工60多人。盡管他的企業(yè)平均每年給員工的工資漲幅都在10%以上，但是他感到員工滿(mǎn)意度，尤其是“80后、90后”員工的滿(mǎn)意度很難提升。他請(qǐng)教我，對(duì)解決此問(wèn)題有何建議?我想，中國(guó)經(jīng)濟(jì)在經(jīng)歷了多年高速發(fā)展之后，普通員工在隨著工資水平的提高徹底解決了“溫飽”之后，對(duì)企業(yè)價(jià)值、工作價(jià)值、法律意識(shí)、民主意識(shí)的要求自然會(huì)提升。如何把有限的成本開(kāi)支應(yīng)用到這些新的要求上?我建議企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)“規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化”管理。
見(jiàn)解
依據(jù)我們的調(diào)研數(shù)據(jù)，如果綜合各類(lèi)因素，比如為員工如實(shí)繳納“五險(xiǎn)一金”、人民幣升值、房?jī)r(jià)和日用生活必須品的價(jià)格上漲、員工教育和培訓(xùn)費(fèi)用的上漲等等，和5年前相比，企業(yè)主為員工實(shí)際支付的成本至少攀升了50%~60%;同時(shí)，從全國(guó)來(lái)看員工工資的平均水平為應(yīng)對(duì)通貨膨脹，也大概增加了20%左右。因此，粗略地估計(jì)，中國(guó)“人口紅利”表現(xiàn)在企業(yè)員工成本上最多翻了一倍。這對(duì)許多處在低利潤(rùn)率產(chǎn)業(yè)，比如物流業(yè)、制造業(yè)和簡(jiǎn)單加工業(yè)中的企業(yè)造成了巨大的壓力。
80后和90后員工沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)他們父母那一代人低收入、大鍋飯平均主義的管理制度，他們一開(kāi)始進(jìn)入的企業(yè)就是處在一個(gè)開(kāi)放的全球經(jīng)濟(jì)和全球多元文化的環(huán)境中，同行業(yè)的企業(yè)之間有中外企業(yè)的比較，工資水平基本解決了基本的生存需要，有的人的工資待遇甚至還有盈余可以追求更多的精神的和非物質(zhì)的需求。無(wú)論他們工作的企業(yè)大小，新生代員工對(duì)企業(yè)的規(guī)范化管理、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、法律面前人人平等等觀念形成了自然的期望，已經(jīng)不再是僅僅對(duì)跨國(guó)公司的期望。 同樣地，對(duì)于那些能力突出、優(yōu)秀能干的員工，他們對(duì)所在企業(yè)的工作環(huán)境、人文環(huán)境、成長(zhǎng)環(huán)境都開(kāi)始有越來(lái)越多的要求。企業(yè)如果想保持自身在人才方面的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須面對(duì)這些新的要求，而為滿(mǎn)足這些要求，有眼光的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到提升人力資源規(guī)范化管理、專(zhuān)業(yè)化管理成為必要的手段。
1、員工合同和檔案管理系統(tǒng)
對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，員工的規(guī)范化管理首先從員工檔案和勞動(dòng)合同管理做起。這包括三個(gè)時(shí)間段的文件管理：?jiǎn)T工的入職階段、正式使用階段、和離職階段。 也既涵蓋了員工與企業(yè)發(fā)生關(guān)系的整個(gè)生命周期。聽(tīng)起來(lái)這是個(gè)很復(fù)雜的工作，其實(shí)這項(xiàng)工作并沒(méi)有你想象的那樣復(fù)雜，因?yàn)檫@套規(guī)范化的工作對(duì)每家企業(yè)幾乎都是一樣的，已經(jīng)積累下了許多可以參考的流程和方法。比如入職階段，國(guó)外企業(yè)稱(chēng)作 on-boarding process， 規(guī)范的'管理要求企業(yè)的人事部門(mén)或行政部門(mén)必須按時(shí)完成以下文件的入檔(或錄入公司的數(shù)據(jù)庫(kù))：?jiǎn)T工參加面試的記錄、入職前的心理學(xué)和技能測(cè)試、錄用通知書(shū)副本、雇用合同、員工的個(gè)人信息(入職崗位、時(shí)間、直系親屬、家庭地址和聯(lián)系方式、畢業(yè)和學(xué)位證明、被罰、被刑拘或其它犯罪記錄等等)、入職時(shí)公司給予的電腦、電郵帳號(hào)等企業(yè)資產(chǎn)登記、入職培訓(xùn)內(nèi)容記錄等。值得一提的是，這些看似繁瑣的不重要的信息，日后在發(fā)生勞資糾紛、解聘等事件時(shí)，會(huì)變得十分重要。比如，企業(yè)通常要求員工入職時(shí)填寫(xiě)個(gè)人信息，該信息的準(zhǔn)確性如果受到質(zhì)疑甚至被證明是虛假信息，企業(yè)具有立即解除雇用關(guān)系的權(quán)力，嚴(yán)重的，企業(yè)可以追究相應(yīng)的法律責(zé)任。在此階段，多數(shù)企業(yè)對(duì)新員工有“試用期”，按所簽勞動(dòng)合同不同試用期一般也不同。按照現(xiàn)行勞動(dòng)法，試用期是勞資雙方最靈活最方便的階段，任何一方都可以在試用期內(nèi)解除勞動(dòng)關(guān)系;因此，許多企業(yè)都很重視在此期間對(duì)員工的觀察或考核，盡量把可能出現(xiàn)的問(wèn)題在試用期內(nèi)解決。
從員工正式轉(zhuǎn)正開(kāi)始，是規(guī)范化管理的第二個(gè)時(shí)間段，即“員工使用”階段。該階段比較重要的文件管理包含了每年階段性的績(jī)效評(píng)估、360度評(píng)估結(jié)果、參加公司組織的培訓(xùn)表現(xiàn)記錄、參加公司外教育和技能提升學(xué)習(xí)項(xiàng)目記錄、客戶(hù)反饋意見(jiàn)、加班或缺勤記錄、費(fèi)用開(kāi)支記錄、項(xiàng)目獎(jiǎng)金、年度獎(jiǎng)金、年度工資調(diào)整記錄等等。這個(gè)階段的規(guī)范化管理是個(gè)持續(xù)的過(guò)程，通常會(huì)涉及到多個(gè)部門(mén)的合作才能完成，比如差旅報(bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)、手機(jī)費(fèi)用、上網(wǎng)費(fèi)用等沒(méi)有財(cái)務(wù)部門(mén)的配合是無(wú)法獲得數(shù)據(jù)的。第三個(gè)階段則是員工離職的前后(off-boarding process)，這包括離職的審核、離職前的財(cái)務(wù)結(jié)算和公司財(cái)產(chǎn)移交確認(rèn)、離職面談?dòng)涗洝?/p>
2、建立基于IT系統(tǒng)的考勤和請(qǐng)假審批流程
員工的規(guī)范化管理還體現(xiàn)在依靠系統(tǒng)來(lái)統(tǒng)一大家對(duì)制度的執(zhí)行。許多中小企業(yè)的管理者因?yàn)槊τ跇I(yè)務(wù)，時(shí)常連員工的考勤記錄、請(qǐng)假記錄都難以做到全面和系統(tǒng)地追蹤。你可能遇到過(guò)這樣的情景，明明規(guī)定申請(qǐng)事假需要提前一周，但會(huì)有員工臨時(shí)提出申請(qǐng);制度明確規(guī)定三天以上的請(qǐng)假需要副總一級(jí)批準(zhǔn)，但時(shí)常部門(mén)經(jīng)理一忙忘了這個(gè)要求就批復(fù)了。對(duì)事假、病假、年假、節(jié)日假的批復(fù)，最規(guī)范的管理方式是依靠IT系統(tǒng)的自動(dòng)審批流程，因?yàn)橄到y(tǒng)無(wú)法做任何違規(guī)操作，除非人為地去修改系統(tǒng)的程序設(shè)定。換言之，這時(shí)系統(tǒng)起到了人力所無(wú)法做到的對(duì)制度的嚴(yán)格維系的作用。比如一個(gè)請(qǐng)假流程，申請(qǐng)人必須在請(qǐng)假單上填寫(xiě)請(qǐng)假天數(shù)，并從設(shè)定好的8種請(qǐng)假類(lèi)別中選擇一種，以便于人事部門(mén)進(jìn)行月度、季度或年度統(tǒng)計(jì)匯總。必須在請(qǐng)假時(shí)間的下面填寫(xiě)請(qǐng)假事由，以方便審批人進(jìn)行查看和審批。申請(qǐng)人不能自己去胡亂填寫(xiě)，更不能隨便的寫(xiě)在一張紙上就去找領(lǐng)導(dǎo)審批。流程是事務(wù)的處理過(guò)程，它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去處理這件事情，避免造成順序上的錯(cuò)誤，以及沒(méi)人管、多人管、推諉、拖延等各種問(wèn)題的發(fā)生。表單是事務(wù)的記錄載體，它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去描述這件事情，全體人員使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使事情更容易被記錄、理解和分析。
考勤記錄也是如此，系統(tǒng)可以發(fā)揮有效的監(jiān)督作用。當(dāng)然，我這里不是倡導(dǎo)對(duì)員工的無(wú)人性管理，相反，只有可觀準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)記錄和系統(tǒng)記錄，才能保障有效地運(yùn)用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓勵(lì)和關(guān)愛(ài)那些應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭@些正面激勵(lì)的員工。
3、文件化、文件化!
員工規(guī)范化管理的第三個(gè)方面是，要學(xué)會(huì)用“文件化”(documentation)來(lái)建立企業(yè)的員工風(fēng)險(xiǎn)防范制度。隨著80后、90后員工成為企業(yè)的主流大軍，隨著國(guó)家對(duì)勞動(dòng)法和其它雇用關(guān)系方面的規(guī)章制度的不斷深化，中小企業(yè)會(huì)面臨越來(lái)越多的法律風(fēng)險(xiǎn)。說(shuō)來(lái)有點(diǎn)諷刺意味，越是在今天電子數(shù)字化的時(shí)代反而對(duì)傳統(tǒng)的白紙黑字的文件化有了更多的要求，盡管這些文件可以是以電子版形態(tài)存在。 會(huì)議談話紀(jì)要、員工績(jī)效評(píng)估談話、工作相關(guān)的事故處理報(bào)告、職工代表大會(huì)的投票決議等等，因企業(yè)大小不同行業(yè)不同，有不少日常管理的內(nèi)容需要“書(shū)面化、文字化”，形成文件格式，存入員工檔案、錄入企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這些在將來(lái)都可能成為十分重要的法律文件。
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