修改員工手冊(cè)應(yīng)該遵循什么原因
企業(yè)應(yīng)該如何制訂自己的員工手冊(cè)?《勞動(dòng)合同法》對(duì)員工手冊(cè)提出了哪些新的要求?筆者基于長(zhǎng)期為公司制訂員工手冊(cè)的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以及長(zhǎng)年的勞動(dòng)仲裁實(shí)踐，寫成此文，以饗讀者。一、 合法性原則
合法性原則，是2001年最高人民法院關(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議的第一個(gè)司法解釋中，對(duì)公司員工手冊(cè)提出的一個(gè)基本的要求�！秳趧�(dòng)合同法》更進(jìn)一步要求，如果員工手冊(cè)不合法，并且侵犯了員工的利益的話，員工可以以此為由，提出辭職，同時(shí)向單位主張解除勞動(dòng)合同的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金;同時(shí)，勞動(dòng)和社會(huì)保障局也可以對(duì)這種公司進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
那么，實(shí)踐中，單位員工手冊(cè)一般的違法條款存在哪些呢?
1、 加班費(fèi)的基數(shù)違法
較多公司的員工手冊(cè)，在界定加班費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，以基本工資為計(jì)算基數(shù)，這是一種明顯違法的規(guī)定。
2、過多處罰規(guī)定
較多公司的員工手冊(cè)，對(duì)于員工的遲到早退曠工等行為，規(guī)定了處罰或者扣發(fā)工資的規(guī)定。這種規(guī)定，原則上來說，法律并不嚴(yán)格禁止，但是限定了一定的界限，即每月扣款不得超過員工工資的20%，而且扣后向員工發(fā)放的實(shí)際工資不能低于當(dāng)?shù)氐淖畹捅Ｕ瞎べY。
3、員工曠工三天即辭退
這一種做法違犯了《國(guó)有企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例》的規(guī)定。法定員工連續(xù)曠工十五天或者累計(jì)曠工三十日方可辭退。實(shí)踐中，固然出現(xiàn)過當(dāng)員工手冊(cè)中連續(xù)曠工三日即可辭退的規(guī)定被法院認(rèn)可的案例，但是也不乏類似條款被法院認(rèn)定為無效的案例。而且從法理來分析，曠工三天即可辭退，確實(shí)違犯了強(qiáng)制性的法律規(guī)定，而且也過于嚴(yán)荷。出于案件，我們建議企業(yè)還是按法律來辦事。
4、試用期方上社保。
這更是一種明顯違法的情形。
對(duì)于其他情形，難以一一羅列，不再贅述。
二、 民主制訂程序原則
民主制訂程序，也是2001的司法解釋所提出，但是由于這一原則難以細(xì)化，這些年來，一直沒有實(shí)際運(yùn)用�！秳趧�(dòng)合同法》對(duì)這一原則進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，體現(xiàn)為要求員工手冊(cè)通過職代會(huì)或者全體職工的討論，作出匯總意見后，進(jìn)一步通過工會(huì)或者職工代表的協(xié)商確定。但是這一細(xì)化同時(shí)又引申出了，如何選舉職工代表，職工代表大會(huì)的開會(huì)原則及通過原則如何把握，第二次是否還需要通過職工代表大會(huì)?所有這些，就目前來說，仍然是缺乏操作細(xì)則的。因此，在此情況之下，公司在制訂員工手冊(cè)時(shí)，就目前來說，主動(dòng)征詢員工的意見，如果沒有職代會(huì)，盡量向所有員工公示，通過電子郵件或者內(nèi)部局域網(wǎng)的方式要求全體職工參與討論，也不失為一種較好的方法。
三、 公示原則
2008年之前，員工手冊(cè)最大的法律風(fēng)險(xiǎn)，在于公示風(fēng)險(xiǎn)。
很多公司的公示方法是存在很大風(fēng)險(xiǎn)的。
公司常見的公示做法有以下幾種：
1、 將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會(huì)議室內(nèi)，沒有特意去提醒員工注意或者確實(shí)提醒了員工，但沒有任何證據(jù)可以證明，甚至沒有任何證據(jù)可以證明是何時(shí)公布的;這一做法常見于一些老國(guó)企。
2、 將公司的員工手冊(cè)，公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上，每個(gè)員工皆可以通過公司系統(tǒng)進(jìn)行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國(guó)際化的IT公司。
3、 將公司的員工手冊(cè)，通過電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達(dá)。這一做法常見于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習(xí)慣依賴于網(wǎng)絡(luò)，習(xí)慣于在工作過程中使用網(wǎng)絡(luò)溝通方式。
上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風(fēng)險(xiǎn)最大的做法。因?yàn)檫@種做法事實(shí)上沒有任何證據(jù)可以證明將這些制度對(duì)員工進(jìn)行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認(rèn)，基本上就是員工手冊(cè)無效的結(jié)局。
上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡(luò)工具的興起，因?yàn)槠涫褂么_實(shí)具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實(shí)踐中受到了廣泛的應(yīng)用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動(dòng)量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風(fēng)險(xiǎn)。這些公示方式，由于皆是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，目前司法實(shí)踐考慮到網(wǎng)絡(luò)本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認(rèn)而公司無法提供其他的可參考性證據(jù)時(shí)，一般情況下，也是認(rèn)定為員工手冊(cè)無效的。
法律本身并沒有對(duì)公示作出任何解釋。目前司法實(shí)踐對(duì)公示的理解是公司要將員工手冊(cè)通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過被訴公司為了證明公示過員工手冊(cè)，由所有在職的員工集體簽名證明這一點(diǎn)。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關(guān)系，也就具有了一定的經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系，因此這樣的證據(jù)在實(shí)踐中并不能得到仲裁員或者法官的認(rèn)可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行了公示，就必須要有證據(jù)證明對(duì)發(fā)生爭(zhēng)議的員工進(jìn)行過明確的告知。
在實(shí)踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：
1、 員工入職時(shí)，公司會(huì)為員工準(zhǔn)備一些工作需要的資料或者勞動(dòng)工具，與這些資料和勞動(dòng)工具同時(shí)交付給員工的，就有員工手冊(cè)(需要單獨(dú)列明)，同時(shí)，要求員工簽字確認(rèn)收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進(jìn)行了公示，同時(shí)也便于員工在入職之時(shí)就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。
2、 員工入職時(shí)，為員工進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)時(shí)(時(shí)間也許只有二三天)，其中就有對(duì)員工手冊(cè)的內(nèi)容培訓(xùn)，對(duì)于這種培訓(xùn)，主題以及到場(chǎng)人員工皆有登記，并要求每一名員工進(jìn)行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實(shí)際意義。
3、 在第二種做法的基礎(chǔ)上，企業(yè)在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，會(huì)對(duì)員工進(jìn)行關(guān)于員工手冊(cè)的開卷考試，第一名員工皆需要對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。
針對(duì)以上三種方式，我們還需要考慮對(duì)異地員工的管理問題。對(duì)于異地員工，由于其一般情況下，與企業(yè)的'人力資源部并不在一個(gè)地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個(gè)東西，或者要求一名企業(yè)的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于收益的。那么在這種情況下，我們認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)該在與該員工簽訂正式的勞動(dòng)合同時(shí)，隨合同附送給該員工一份員工手冊(cè)，并要求員工簽收關(guān)于收到員工手冊(cè)的收據(jù)，以證明這一點(diǎn)。
如果在實(shí)踐中，企業(yè)對(duì)于員工手冊(cè)的公示，能夠考慮自己的實(shí)踐，著力于應(yīng)用以上四種方式，相信公示的風(fēng)險(xiǎn)是可以避免的。
四、 指導(dǎo)原則
以上三個(gè)原則，即合法、民主制訂程序、公示是法律對(duì)員工手冊(cè)的三個(gè)要求，是一個(gè)公司的員工手冊(cè)所必須具備的。只有符合了這三點(diǎn)的員工手冊(cè)，才是能夠作為公司處理員工的依據(jù)，才能被法院和仲裁委認(rèn)可的。但是符合了這三個(gè)要件的員工，是不是就是公司需要的?難道公司制訂員工手冊(cè)的目的，只是為了合法?
其實(shí)不然。我們認(rèn)為，公司制訂員工的最根本的目的還是在于構(gòu)建公司的制度體系，更方便對(duì)員工的管理，同時(shí)，對(duì)在職的所有員工，有一個(gè)指導(dǎo)的作用，這才是員工手冊(cè)最大的作用。
如何在員工手冊(cè)中，體現(xiàn)對(duì)員工的指導(dǎo)作用?
比如入職的要求，在員工入職之前，HR部門需要審查員工的哪些資料，方可辦理入職，何時(shí)與員工簽訂正式的勞動(dòng)合同，具體的業(yè)務(wù)部門如何配合作好員工的入職工作?試用期的員工如何進(jìn)行管理，試用期的考核如何才能做得盡善盡美，這些條文的細(xì)化，可以體現(xiàn)出一個(gè)公司在員工入職這個(gè)程序中，對(duì)部門任務(wù)的分工，有利于部門之間的職責(zé)明確，可以更好地防范員工入職不當(dāng)給公司帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
五、 實(shí)用原則
員工手冊(cè)需要有實(shí)用價(jià)值，否則就是一紙廢文。如何在制訂員工手冊(cè)的過程中，體現(xiàn)員工手冊(cè)的實(shí)用價(jià)值?舉一個(gè)最簡(jiǎn)單的例子來說明，在很多情況之下，員工手冊(cè)是可以作為辭退員工的一個(gè)依據(jù)，那么在何種情況之下，可以辭退員工?特別是針對(duì)員工嚴(yán)重違紀(jì)情形的界定這一塊，如何才能進(jìn)行更好地界定?這是每一家企業(yè)在制訂員工手冊(cè)時(shí)，都會(huì)認(rèn)真思考的一個(gè)問題。
實(shí)踐中，多數(shù)企業(yè)的做法是這一塊全部交給企業(yè)的HR部門來進(jìn)行修改和擬訂。其實(shí)一家企業(yè)的HR部門在細(xì)化一個(gè)公司的違紀(jì)情形時(shí)，多數(shù)只是參考以往的嚴(yán)重情形，參考網(wǎng)上或者別的公司的違紀(jì)情形，再不然就是征詢律師的意見，如此而已。其實(shí)，這種做法是較有局限性，而且與本公司的實(shí)際情況，并不完全相符，實(shí)用性較差。較好的一個(gè)做法在于，我們建議公司在做這一塊時(shí)，征詢具體業(yè)務(wù)部門的意見，匯總到HR部門，再由HR部門進(jìn)行描述現(xiàn)象，提煉性質(zhì)，總結(jié)后果，進(jìn)行進(jìn)一步的歸納和匯總。這樣做，方可使自己的員工手冊(cè)更符合本公司的實(shí)際情況，更有實(shí)用價(jià)值。
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