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七步驟教你寫(xiě)好工作總結(jié)
一、定義–何為工作總結(jié)?
工作總結(jié)是對(duì)過(guò)去某一時(shí)期或某項(xiàng)工作的情況(包括成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題)的總回顧、評(píng)價(jià)和結(jié)論。
它一般先由公司的高層按照戰(zhàn)略需要對(duì)各部門(mén)進(jìn)行工作等級(jí)分類，然后由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)，組織相關(guān)人員制定，最后由人力資源部或公司管理委員會(huì)一致探討決定。
二、工作總結(jié)類型
從不同的角度，可將總結(jié)劃分為不同的類別。
(一)按其性質(zhì)和內(nèi)容分
1.綜合性總結(jié)，是對(duì)總結(jié)對(duì)象在一定時(shí)期內(nèi)的所有情況進(jìn)行全面反映和評(píng)析的總結(jié)。如：部門(mén)年度總結(jié)等。
2.專題性總結(jié)，則是對(duì)某項(xiàng)工作的情況或總結(jié)對(duì)象在某個(gè)時(shí)期的某個(gè)方面的情況進(jìn)行專門(mén)反映和評(píng)析的總結(jié)。如：出差工作總結(jié);試用期轉(zhuǎn)正總結(jié)等。
(二)按時(shí)間階段分
1.日總結(jié)(或工作日志)：對(duì)每天工作的記錄、總結(jié)。
2.周總結(jié)(或工作周志、AIP)：對(duì)每周工作的記錄、整理、總結(jié)。
3.月總結(jié)：對(duì)每月工作的整理、分析、總結(jié)。
4.年度總結(jié)：對(duì)每年工作的整理、分析、歸納、總結(jié)。
5.其他階段性總結(jié)：如：季度、半年、試用期等總結(jié)。
三、工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)
總結(jié)常見(jiàn)的結(jié)構(gòu)形式有四種：
(一)條目式，就是把材料概括為要點(diǎn)，按一定的次序分為一、二、三等條，一項(xiàng)項(xiàng)地寫(xiě)下去。這容易條理清楚，但往往欠緊湊。
(二)三段式，即從認(rèn)識(shí)事物的習(xí)慣來(lái)安排順序，先對(duì)總結(jié)的內(nèi)容作概括性交代，表明基本觀點(diǎn);接著敘述事情經(jīng)過(guò)，同時(shí)配合議論，進(jìn)行初步分析;最后總結(jié)出幾點(diǎn)體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和存在問(wèn)題。這種結(jié)構(gòu)單純、易學(xué)。
(三)分項(xiàng)式，即不按事件的發(fā)展順序，而是把做的事情分幾個(gè)項(xiàng)目，也就是幾類，一類一項(xiàng)地寫(xiě)下去，每類問(wèn)題又按先介紹基本情況，再敘述事情經(jīng)過(guò)，再歸納出經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題三個(gè)順序?qū)懴聛?lái)。這種方式較復(fù)雜，只有總結(jié)涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜的事情才采用。
(四)漫談式，如向別人介紹自己的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，漫談式，把自己的實(shí)踐、認(rèn)識(shí)、體會(huì)慢慢敘述出來(lái)。這種方式多用于對(duì)自己親身經(jīng)歷的事物的總結(jié)。各種方式都有利弊，要從自己實(shí)際出發(fā)去選用，也可創(chuàng)造其它形式。
四、工作總結(jié)的格式
總結(jié)一般的格式為標(biāo)題、前言、主體、結(jié)尾、落款五部分。
(一)標(biāo)題即總結(jié)的名稱。
有時(shí)可以將主要內(nèi)容、性質(zhì)作標(biāo)題，如不能表達(dá)出完整的意思時(shí)，在正標(biāo)題下可以再擬副標(biāo)題。如《人力資源部入職培訓(xùn)總結(jié)——學(xué)習(xí)企業(yè)文化的體會(huì)》。這里便是兩個(gè)標(biāo)題了。
(二)前言又叫概述。
前言的寫(xiě)法多種多樣，有的概述變化情況及主要成績(jī);有的介紹基本情況;有的概述總結(jié)的目的、方法等等。開(kāi)頭力求簡(jiǎn)潔，開(kāi)宗明義。
(三)主體是總結(jié)的核心部分。
這部分一般應(yīng)敘述總結(jié)事件的過(guò)程、做法、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，并且要作理論的概括，總結(jié)出規(guī)律性的東西�？偨Y(jié)的優(yōu)劣，這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫(xiě)。
1.縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等逐層展開(kāi)。
2.橫式結(jié)構(gòu)，即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫(xiě)來(lái)。
(四)結(jié)尾。結(jié)尾或提出今后努力方向，或指出存在的問(wèn)題，或表示自己的態(tài)度。
(五)落款：部門(mén)、姓名和日期。
五、總結(jié)的基本原則
這些只是劃分的角度不同而有不同的名稱。在具體寫(xiě)作上，卻也有總的規(guī)律可以尋找。工作總結(jié)的寫(xiě)作原則:
(一)總結(jié)前要充分占有材料
最好通過(guò)不同的形式，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，了解有關(guān)
情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來(lái)，同各方面商量。
(二)總結(jié)要實(shí)事求是
這就是從實(shí)際出發(fā)，有一說(shuō)一，有二說(shuō)二，老老實(shí)實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)。寫(xiě)總結(jié)要防止幾種情況。
一種是因領(lǐng)導(dǎo)讓寫(xiě)，不得不寫(xiě)，寫(xiě)幾行敷衍過(guò)去，這不是嚴(yán)肅的態(tài)度;
二是把總結(jié)當(dāng)作吹噓自己、撈取好處的機(jī)會(huì)，在總結(jié)里將小事說(shuō)成大事，甚至捏造事實(shí)，弄虛作假;
三是出于所謂的“謙虛”，該寫(xiě)的不寫(xiě)，或是寫(xiě)了怕人諷刺就不寫(xiě)。這些都不是實(shí)事求是的態(tài)度。
(三)條理要清楚。
總結(jié)是寫(xiě)給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。
(四)要剪裁得體，詳略適宜。
材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的;有重要的，有次要的，寫(xiě)作時(shí)要去蕪存精�？偨Y(jié)中的問(wèn)題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊�，該略的要略�?/p>
(五)基本原則
中心突出、重點(diǎn)明確;闡述透徹、邏輯性強(qiáng);
符合事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話;眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)、自我出發(fā)。
六、工作總結(jié)的內(nèi)容
(一)概述和敘述(背景、目標(biāo)等)
有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。
工作總結(jié)的概述和敘述，往往包含了某一時(shí)期工作的背景，前一時(shí)期定下的目標(biāo)，公司這一時(shí)期的經(jīng)營(yíng)狀況，業(yè)內(nèi)的動(dòng)態(tài)，產(chǎn)業(yè)的走勢(shì)等。提綱挈領(lǐng)地把總結(jié)的框架，也就是邏輯性表現(xiàn)出來(lái)。
概述是工作總結(jié)的開(kāi)始。如果感到工作總結(jié)不知如何下手，但是又覺(jué)得自己有很多話說(shuō)，有個(gè)很好的方法可以借鑒——不斷地問(wèn)自己：我為什么要寫(xiě)工作總結(jié)?“領(lǐng)導(dǎo)的要求。”這樣的回答那你可以去網(wǎng)上拷貝份他人的工作總結(jié)。
1.為何而總結(jié)
如果是以下回答，那么，相信你的工作總結(jié)真的是為了總結(jié)：
“為了知道自己一年的工作成果，到底做了什么。”
“總結(jié)工作失敗的地方，哪些沒(méi)注意到的，哪些可以做的更好的。”
“看看去年的某種或某些情況下我哪些事情沒(méi)有抓住，如果我現(xiàn)在的形
勢(shì)去做這個(gè)會(huì)是什么結(jié)果。”
“回味下自己的人生。”
“對(duì)比其他人的總結(jié)，看看自己有什么不足和優(yōu)點(diǎn)，說(shuō)不定有些獎(jiǎng)金。”
“看看自己是否符合工作要求，為未來(lái)的職業(yè)發(fā)展做個(gè)參考。”
“更好的了解公司和業(yè)內(nèi)形勢(shì)。”……
2.如何寫(xiě)概述
一旦有了這些想法，那么概述自然而然地就出來(lái)了。以下思路僅供參考：
1)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)簡(jiǎn)要說(shuō)明。
2)公司情況介紹，包括此時(shí)期內(nèi)較大的企業(yè)行為，變革，新制度等。
3)總結(jié)從什么方面切入，著重點(diǎn)在哪。總結(jié)的結(jié)構(gòu)。
4)自己這段時(shí)期有什么新的想法，感悟等。
5)總結(jié)的必要性。
(二)主要工作內(nèi)容與存在問(wèn)題(成績(jī)和缺點(diǎn))
這是總結(jié)的中心�？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的;缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。
工作總結(jié)概述后，接下來(lái)就是最重要的正文——主要工作內(nèi)容與存在問(wèn)題。
1.工作思路。
一步步做的工作，其實(shí)是個(gè)工作流程的思路。指按照上一時(shí)期的工作計(jì)劃進(jìn)行的工作步驟。
2.工作創(chuàng)新點(diǎn)。
這是區(qū)別于其他人的競(jìng)爭(zhēng)籌碼。要想自己在企業(yè)中獲得影響力，必須具備自己的特色，也就是工作的創(chuàng)新點(diǎn)。個(gè)人因性格，工作經(jīng)驗(yàn)，技能等不同，在工作的創(chuàng)新上表現(xiàn)也會(huì)有不同。
3.自己親自做的幾件大事。
對(duì)公司，同事，個(gè)人，乃至業(yè)內(nèi)產(chǎn)生過(guò)影響。能充分體現(xiàn)出自己的實(shí)力。
4.具體的圖表或數(shù)據(jù)說(shuō)明。
量化的說(shuō)明能更實(shí)際的說(shuō)明問(wèn)題，給人以踏實(shí)的感覺(jué)。
5.存在的問(wèn)題。
工作中存在的各種問(wèn)題：如：做得不好的地方，無(wú)法解決的問(wèn)題;個(gè)人原因或組織原因等。
6.自己提出來(lái)的計(jì)劃實(shí)施的程度。
在工作內(nèi)容中，要明確工作職責(zé)，目標(biāo)完成狀況，達(dá)成的績(jī)效等。以一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的工作內(nèi)容為例，應(yīng)該包括一下要點(diǎn)：
分析存在的問(wèn)題，找出原因與解決方案。 為什么要做?
確定項(xiàng)目的范圍與目標(biāo)。 做到什么程度?
項(xiàng)目組織。人力資源、職責(zé)、溝通。 誰(shuí)來(lái)做?
工作分解：工作內(nèi)容、層次、順序。 做什么?如何做?
項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度控制，防范風(fēng)險(xiǎn)。 何時(shí)做?如何保證?
工作質(zhì)量跟蹤、控制、評(píng)價(jià)。 做得如何?
控制項(xiàng)目預(yù)算。 花多少錢(qián)在做?
工作成果、文檔。 做了什么?
評(píng)價(jià)、審批 通過(guò)。 做的結(jié)果滿意否?
下一步工作? 還要做什么?
(三)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)
做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。
工作總結(jié)其實(shí)最具備可看性的部分在于總結(jié)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提出建議。這是自我認(rèn)識(shí)問(wèn)題能力的體現(xiàn)，也為企業(yè)解決問(wèn)題提供了思路。
1.工作技能不足。表現(xiàn)為不能適應(yīng)工作，不能很好的完成工作，基本技能應(yīng)用不熟練。
2.工作態(tài)度不好。消極，不主動(dòng)，推諉等。
3.工作思路不對(duì)。對(duì)工作的最優(yōu)流程認(rèn)識(shí)不夠， 邏輯能力欠缺，結(jié)構(gòu)性思維缺乏。
4.工作認(rèn)識(shí)不夠。缺乏全局觀念，對(duì)行業(yè)缺少分析，對(duì)工作定位認(rèn)識(shí)不足。
5.個(gè)人業(yè)績(jī)與公司業(yè)績(jī)不關(guān)聯(lián)，績(jī)效考核缺乏依據(jù)。具體的可量化的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有制定或不完善。
6、工作目標(biāo)沒(méi)有完全達(dá)成。
7、公司遭遇企業(yè)瓶頸。包括信息獲取的有效性和及時(shí)性，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范不足，體制不健全等等。
(四)改進(jìn)措施與計(jì)劃
根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。
對(duì)解決問(wèn)題個(gè)人提出的可行性的最優(yōu)的改進(jìn)措施方案與計(jì)劃。
它的提出應(yīng)該依據(jù)是否有利于公司效益的原則。要點(diǎn)包括：
(1)利于公司整體和部門(mén)。
(2)切實(shí)的可行性。可以根據(jù)上一時(shí)期的工作量確定。
(3)邏輯性強(qiáng)，能夠從結(jié)構(gòu)上反映工作的流程，讓人一看就懂。
(4)從公司戰(zhàn)略出發(fā)，結(jié)合產(chǎn)業(yè)趨勢(shì)，細(xì)化到部門(mén)、個(gè)人的日常行為中。
(5)多以量化的數(shù)據(jù)做建議的參考。
(6)建議應(yīng)該跟自己的領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)和平行級(jí)同事商討確定，多方面參考大家建議。
七、對(duì)于工作總結(jié)的幾點(diǎn)建議
1.簡(jiǎn)潔明了。在工作總結(jié)開(kāi)頭時(shí)，不要寫(xiě)過(guò)多的感慨，也就是與工作無(wú)關(guān)的“大話”，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)根本也沒(méi)時(shí)間看，如果過(guò)長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)覺(jué)得你太形式化，不直接。
2.先寫(xiě)大綱。然后再把大綱中所涉及的事件加進(jìn)去，然后再細(xì)致地進(jìn)行加工，最后再進(jìn)行文字的潤(rùn)色。
3.實(shí)事求是。不要將工作總結(jié)寫(xiě)成崗位職責(zé)，換句話說(shuō)，就是要寫(xiě)出你都做了哪些工作，要將成績(jī)先列出來(lái)，針對(duì)比較值得一提的工作難點(diǎn)克服過(guò)程，可以寫(xiě)一寫(xiě)。 盡量用“完成了……”而不是“負(fù)責(zé)……”。不要超越自己的職責(zé)范圍和權(quán)限，而去總結(jié)評(píng)價(jià)其他人的工作成績(jī)或失誤，雖然有可能涉及到其他部門(mén)的配合。
4.平時(shí)記錄。如果你平時(shí)工作筆記與工作周報(bào)做的很完善，那你年底要省事多了，最好將每項(xiàng)工的完成情況用數(shù)字表示出來(lái)。尤其是在強(qiáng)調(diào)自己的成績(jī)時(shí)，一定要注意用“比去年同期了……”“比去年節(jié)約了成本*%，不要忘記付上這個(gè)數(shù)字是如何算得的。
5、關(guān)注業(yè)績(jī)。在寫(xiě)年終總結(jié)之前，理清自己一年以來(lái)的工作記錄自然是首要的事情，但年終總結(jié)卻不能寫(xiě)成一年的流水賬。“流水賬是許多人通常采用的總結(jié)形式，看似洋洋灑灑，篇幅巨大，實(shí)則一點(diǎn)都沒(méi)有針對(duì)性”。 年終總結(jié)不是一年的經(jīng)歷匯總，在內(nèi)容上必須進(jìn)行有效的選取和整理，需要一 個(gè)或幾個(gè)核心事件來(lái)貫穿和體現(xiàn)工作的成果或業(yè)績(jī)。某種意義上講，寫(xiě)年終總結(jié)和寫(xiě)簡(jiǎn)歷非常相似，都是如何凸顯出重要的業(yè)績(jī)。
6.圖表分析。
盡量多用個(gè)案、格表、圖示、做類比、對(duì)比、量化數(shù)據(jù)分析或文字說(shuō)明的方式來(lái)展示和說(shuō)明你取得的成績(jī)。如果能運(yùn)用一些科學(xué)的分析方法，比如：swot分析法、樹(shù)狀圖分析法、魚(yú)刺圖分析法、圖表分析法，一定會(huì)使你的總結(jié)非常專業(yè)和精彩。
7.反思創(chuàng)新。認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于自己工作不足的地方也要詳細(xì)說(shuō)明，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)最不喜歡報(bào)喜不報(bào)憂的員工，或者只是一味的肯定自己，卻看不到自己不足的員工。反思創(chuàng)新，總結(jié)的主要目的是通過(guò)反思過(guò)去，找出問(wèn)題所在，同時(shí)應(yīng)該拿出解決方案。
8.重視細(xì)節(jié)。不要忽略細(xì)節(jié)，尤其是一些重大事件的細(xì)節(jié)，通過(guò)細(xì)節(jié)的描述，贏得上司的關(guān)注和理解，畢竟上司在決策層，有時(shí)并不能理解執(zhí)行層的苦衷。
9.突出重點(diǎn)�？偨Y(jié)的內(nèi)容一定要做到心中有數(shù)，總結(jié)中的關(guān)鍵是要有重點(diǎn)，要展現(xiàn)出自己的工作重點(diǎn)和亮點(diǎn)，特別是上司關(guān)注的問(wèn)題一定要詳細(xì)具體。盡量總結(jié)出領(lǐng)導(dǎo)想知道但并沒(méi)有要求過(guò)你提供的部分，你會(huì)問(wèn)我怎么知道，那你就要好好思考啦，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)關(guān)注什么?想想今年例會(huì)中，他都強(qiáng)調(diào)過(guò)什么?那就是他想知道的進(jìn)展情況和數(shù)據(jù)說(shuō)明啊。
10.簡(jiǎn)練通俗。注意語(yǔ)句簡(jiǎn)練，通俗，以最簡(jiǎn)單的方式說(shuō)明問(wèn)題就可以了。這又不是寫(xiě)小說(shuō)，過(guò)份修飾詞澡會(huì)感覺(jué)不夠親切，務(wù)實(shí)
11.注意排版。一年這么一次給領(lǐng)導(dǎo)展示的好機(jī)會(huì)，一定要呈給領(lǐng)導(dǎo)一份版面清晰，一目了然的總結(jié)計(jì)劃報(bào)告。有必要的話可以考慮PPT演示文稿。
12.保持風(fēng)格。盡量多想想用自己的風(fēng)格特點(diǎn)去寫(xiě)，不可抄襲或照搬人家的總結(jié)。
13、堅(jiān)持收集資料。
a、養(yǎng)成收集資料的習(xí)慣。平常注意收集一些寫(xiě)作知識(shí)及業(yè)務(wù)知識(shí)，形成習(xí)慣，并對(duì)資料進(jìn)行分類匯總。
b、養(yǎng)成讀書(shū)讀目錄的習(xí)慣。如看一本書(shū)，首先看目錄，然后自己想如何讓自己寫(xiě)目錄里的內(nèi)容，自己該從哪些方面寫(xiě)?然后和書(shū)的分析方法對(duì)照，找出自己的不足，進(jìn)而提高自己的寫(xiě)作分析方法。
c、注意問(wèn)題分類。把某個(gè)問(wèn)題分為幾個(gè)方面，然后把某個(gè)方面再分為幾類。不但使總結(jié)有條理性，而且進(jìn)一步豐富了總結(jié)的內(nèi)容。
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