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怎樣做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要

時(shí)間:2021-01-14 13:48:21 發(fā)言稿 我要投稿

怎樣做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要

  第一部分:會(huì)議記錄

怎樣做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要

  會(huì)議記錄是會(huì)議文書之一。它是開會(huì)時(shí)由負(fù)責(zé)記錄的人員當(dāng)場(chǎng)把會(huì)議的基本情況和會(huì)議上的報(bào)告、討論的問(wèn)題、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來(lái)的書面材料。一般用于比較重要和正式的會(huì)議。

  一、記錄會(huì)議的組織情況、應(yīng)寫明

  1.會(huì)議的名稱;

  2.開會(huì)的時(shí)間;

  3.開會(huì)的地點(diǎn);

  4.出缺席和列席人員;

  5.主持人的姓名;

  6.記錄人的姓名;

  7.備注;有些會(huì)議還要寫清楚會(huì)議的起止時(shí)間(年、月、日)。

  二、記錄會(huì)議的內(nèi)容,會(huì)議記錄的重要組成部分

  1.要寫明發(fā)言人的姓名,發(fā)言的內(nèi)容,包括討論的內(nèi)容,提出的建議,通過(guò)的決議等。必要時(shí),還要記下表決情況(如全體通過(guò)或多少人同意,多少人異議,多少人棄權(quán))。

  2.記錄還要記下會(huì)議的有關(guān)動(dòng)態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲,臨時(shí)中斷以及會(huì)場(chǎng)重要情況等等。

  3.會(huì)議結(jié)束,記錄完了,就要另起一行寫“散會(huì)”兩字。重要的會(huì)議記錄,要有主持人和記錄人在正文結(jié)尾右下方簽字。

  三、會(huì)議記錄的寫作要求。

  1.會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心,以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意,重要的意思應(yīng)記原話,不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況,發(fā)言的主要內(nèi)容和意見,必須記錄完整,不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn),不要過(guò)于潦草,不要使用自造的簡(jiǎn)稱或文字。

  2.會(huì)議記錄的格式。

  會(huì)議組織情況:要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。

  會(huì)議內(nèi)容:由會(huì)議議程、議題、討論過(guò)程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會(huì)議記錄的結(jié)尾沒(méi)有固有程式,標(biāo)?quot;散會(huì)\”、\”結(jié)束\”、\”完\”等均可。

  會(huì)議記錄使用的工具:會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國(guó)家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆,這種圓珠筆芯上標(biāo)有\(zhòng)”DA\”(\”檔案的拼音字頭)標(biāo)記。

  四、會(huì)議記錄的技巧。

  一般說(shuō)來(lái),有四條:一快、二要、三省、四代。

  一快,即書寫運(yùn)筆要快,記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn),多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì),斜一點(diǎn)寫。

  二要,即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō),要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄,就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō),要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論,論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō),要記這句話的中心詞,修飾語(yǔ)一般可以不 記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。

  三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分,比如\”但是\”只記\”但\”,省略較長(zhǎng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組,句子的后半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會(huì)后查補(bǔ)。

  四代,即用較為簡(jiǎn)便的`寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯,等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí),均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

  第二部分:會(huì)議紀(jì)要

  會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議記錄的一種再加工,是記載和表達(dá)會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)的文稿。寫好會(huì)議紀(jì)要應(yīng)把握三個(gè)要點(diǎn):

  一、注意會(huì)議記錄的整理

  注意“去粗留精”,把握側(cè)重點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該抓住會(huì)議的中心議題,側(cè)重表達(dá)大家已經(jīng)取得一致的或基本一致的意見。

  (一)圍繞會(huì)議研究的中心議題“取精”。抓住了會(huì)議研究和解決的主要問(wèn)題,就抓住了寫會(huì)議紀(jì)要的“綱”。會(huì)議討論中可能附帶牽涉到其他一些問(wèn)題,如果沒(méi)有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容,就應(yīng)避而不談或者談而從簡(jiǎn)。有時(shí)會(huì)議的中心議題不十分明確,或一個(gè)會(huì)議同時(shí)討論多個(gè)議題,且難分主次。遇到這種情況,應(yīng)把難分主次的幾個(gè)問(wèn)題視為一個(gè)中心議題中的幾個(gè)子議題,放在基本同等的位置上,分題歸納整理,寫成“一、關(guān)于xxx問(wèn)題”、“二、關(guān)于xxx問(wèn)題”等。

  (二)圍繞與會(huì)人員取得的一致意見“取精”。與會(huì)人員在討論中心議題時(shí),往往看法不完全一致,或者很不一致。遇到這種情況,起草人員應(yīng)該對(duì)各種意見認(rèn)真研究,歸納整理出完全一致或基本一致的意見。對(duì)少數(shù)人提出的意見,如果沒(méi)有被會(huì)議否定,或者說(shuō)符合會(huì)議的宗旨,也應(yīng)該采納。如果有些意見分歧較大,沒(méi)有能夠統(tǒng)一認(rèn)識(shí),就不應(yīng)寫入紀(jì)要中去。當(dāng)然,有些帶學(xué)術(shù)性、研究性的會(huì)議所形成的紀(jì)要,不同的甚至是相反的觀點(diǎn),也可以寫上去,但應(yīng)寫明是多數(shù)人的看法還是少數(shù)人的看法。

  (三)圍繞會(huì)議主持人的總結(jié)性講話“取精”。一般在會(huì)議結(jié)束時(shí),主持人會(huì)進(jìn)行總結(jié)性講話,對(duì)需決定的事項(xiàng)進(jìn)行“拍板”,這是寫入會(huì)議紀(jì)要的最好材料,也是最需要抓住的“綱”。

  表達(dá)決定的事項(xiàng),注意 “滴水不漏”,把握相關(guān)點(diǎn)。表述議定事項(xiàng)最重要的是注意“三性”,把住相關(guān)點(diǎn)。

  (一)注意語(yǔ)言表達(dá)的準(zhǔn)確性,防止產(chǎn)生歧義。要注意用語(yǔ)準(zhǔn)確,講究文法,避免在文字上產(chǎn)生歧義。對(duì)敏感問(wèn)題表達(dá)不準(zhǔn),就很容易引起歧議,甚至造成新的矛盾。

  (二)注意重要決定的依據(jù)性,防止互相矛盾。有的會(huì)議決定與相關(guān)的政策或規(guī)定存在某種矛盾。只要不是正面 "碰撞",起草人員就應(yīng)該在查找有關(guān)依據(jù)、研究有關(guān)類似問(wèn)題的基礎(chǔ)上,選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式,注意文字處理上的技巧,以盡量避免矛盾。

  (三)注意付諸實(shí)施的可行性,防止影響操作。會(huì)議紀(jì)要表述議定事項(xiàng)須注意可行性,務(wù)必切合實(shí)際,力求具體、明白。

  二、寫作的方法和體式

  (一)注意“從實(shí)際出發(fā)”,把握基本點(diǎn)

  會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最基本的形式:一是會(huì)議名稱與文種的組合,如“臨滄供電局辦公會(huì)議紀(jì)要”;二是召集會(huì)議單位名稱、會(huì)議內(nèi)容與文種三者的組合,如“臨滄供電局討論xx工程會(huì)議紀(jì)要";三是有的固定形式的會(huì)議,如黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、部門會(huì)議等,也可以直接用會(huì)議的次數(shù)與文種的組合,如“第十次黨委會(huì)議紀(jì)要”。

  (二)會(huì)議紀(jì)要的具體內(nèi)容,一般可由兩部分組成,即會(huì)議概況部分和正文部分。會(huì)議概況主要是寫主持開會(huì)的單位、會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員 (出席人、列席人)及會(huì)議研究的中心議題等。概況應(yīng)力求簡(jiǎn)要,有時(shí)可以只寫上述方面的部分內(nèi)容。參加會(huì)議人員也可以在正文后面獨(dú)立成段。一般幾個(gè)單位聯(lián)合開會(huì)的紀(jì)要和黨委會(huì)、政府辦公會(huì)的紀(jì)要,都適宜這種形式。

  (三)會(huì)議紀(jì)要正文部分的基本寫作方法,一般采取以下幾種:一是分專題歸納法。即把討論議定的幾個(gè)問(wèn)題,劃分為幾個(gè)專題,用小標(biāo)題加以歸納。二是分層次歸納法。一般只有一個(gè)議題討論后形成的決定,可以采用這種辦法,把議定事項(xiàng)按內(nèi)容分成若干層次寫清楚?梢栽诿慷蔚氖拙鋵“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議同意”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等用語(yǔ)。三是分段落歸納法。就是把會(huì)議議定事項(xiàng)分成若干段,并明確標(biāo)示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句話概括段意。

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