如何做好會(huì)議發(fā)言
會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)討論題目和開會(huì)時(shí)對(duì)題目闡述的順序
準(zhǔn)備階段
寫出目標(biāo)
選擇要點(diǎn)
增加支持材料
寫出過度性語言
寫出預(yù)覽和總結(jié)
設(shè)計(jì)開場(chǎng)白
設(shè)計(jì)結(jié)束語
發(fā)言階段
介紹：
開場(chǎng)白
你的介紹
會(huì)議目標(biāo)
(也可以在這里進(jìn)行你的介紹)
預(yù)評(píng)
主體：
三個(gè)要點(diǎn)
支持材料
兩個(gè)過渡
結(jié)束語：
總結(jié)
對(duì)以后要做的事的陳述
不要等到最后一刻才開始為公開發(fā)言做準(zhǔn)備，將你所選擇的題目劃分為多個(gè)階段，在正式發(fā)言前，為每個(gè)階段分配足夠的時(shí)間做實(shí)際練習(xí)，這是在會(huì)議前能夠找到的最好的克服緊張的辦法。
準(zhǔn)備階段的順序：
1. 寫出目標(biāo)。你希望令人們?nèi)プ鍪裁?通過發(fā)言，你希望完成什么任務(wù)?那是你的目標(biāo)---發(fā)言的目標(biāo)。不要把你發(fā)言的要點(diǎn)與你的會(huì)議目標(biāo)混淆。目標(biāo)是一個(gè)簡(jiǎn)單的陳述，通常只有一句話，它表明了你發(fā)言的核心思想。目標(biāo)是你要準(zhǔn)備的第一個(gè)要素，因?yàn)槟闼械陌l(fā)言都是以此為中心而展開的。
發(fā)言人可以是活躍的，并準(zhǔn)備吸引人的視聽材料;但是如果聽眾無法明白發(fā)言者所傳達(dá)的信息意圖，或者他們?cè)隈雎犕晁鶄鬟_(dá)的信息后想不起來他們應(yīng)該做什么，那么該發(fā)言顯然缺少了清晰的目標(biāo)。一個(gè)發(fā)言通常是為了讓人們理解某些事，或者激發(fā)人們真正去做某些事。在介紹自己之后或者介紹自己之前，不要忘記告訴你的聽眾會(huì)議的目標(biāo)是什么。
2. 選擇要點(diǎn)。 你的要點(diǎn)越簡(jiǎn)單和清晰，你的聽眾就越容易記住講話的內(nèi)容。
如果有可能，對(duì)你的材料使用“三要點(diǎn)規(guī)則”。大部分信息被組織成三個(gè)要點(diǎn)，基本上以聽眾能夠理并且不會(huì)失去興趣為根本前提。全面考慮你的材料并提取要點(diǎn)，這為對(duì)內(nèi)容進(jìn)行歸類提供結(jié)構(gòu)框架。在你對(duì)內(nèi)容進(jìn)行恰當(dāng)歸類后，聽眾就能更好地理解它。
你可以使用的組織資料的體系有：
按照時(shí)間的順序。要點(diǎn)可以按照時(shí)間的先后順序提出。這樣的范例包括首先發(fā)生了什么、然后發(fā)生了什么、最后發(fā)生了什么;或者按照過去、現(xiàn)在、將來的順序;或者使用第一步、第二步、第三步這樣的方法敘述。
按照空間的順序。提出的要點(diǎn)和地理區(qū)域相關(guān)，如東部、西部、中西部、南部;或者以地形地貌的順序，如高山、較低的地區(qū)、沙漠等。
按照重要性程度排序。要點(diǎn)可以按照重要性的先后順序排列。把你的聽眾的注意力從最不重要的事情引到比較重要的事情，一直到最重要的事情。
按照關(guān)注點(diǎn)或者解決辦法的順序。要點(diǎn)以兩類方式提出。這樣的范例包括問題與解決辦法、優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)、反對(duì)與支持、理想與現(xiàn)實(shí)、傳統(tǒng)方法與新方法、特點(diǎn)與好處、對(duì)比與差異。當(dāng)你有6個(gè)或8個(gè)項(xiàng)目要包括的時(shí)候，使用這種方式較好，因?yàn)樗麄兡軌虬凑者壿嬯P(guān)系劃分成兩組。
用一些易于記憶的方法幫助人們記住你的要點(diǎn)。盡量使用每個(gè)關(guān)鍵詞首字母，形成一個(gè)人們?nèi)菀子涀〉目s寫詞(例如，www),或者設(shè)法找到合適的詞語來總結(jié)你的要點(diǎn)，使這些詞語都以相同的字母開頭(push,pull,protect)或者用這些詞首字母組成一個(gè)詞(如memo)。
3. 為每一個(gè)要點(diǎn)增加支持材料。什么將會(huì)幫助人們接受你的要求?僅有要點(diǎn)本身是無法說服人們的。你必須提供和要點(diǎn)有關(guān)的支持材料，使你的聽眾理解要點(diǎn)的意義，繼而幫助他們記住你的信息。
支持材料來自何處?內(nèi)部來源包括組織內(nèi)的信息，例如內(nèi)部的簡(jiǎn)訊和報(bào)告。訪談也會(huì)產(chǎn)生有用的材料。如果你的發(fā)言是有關(guān)改善停車場(chǎng)環(huán)境或者咖啡店服務(wù)的，對(duì)停車場(chǎng)服務(wù)人員和咖啡店經(jīng)理的訪談就很有作用。支持材料的另外兩個(gè)來源是外部資源和個(gè)人資源。外部資源包括報(bào)紙上的文章、書籍、商業(yè)期刊、電視節(jié)目或者互聯(lián)網(wǎng)。個(gè)人資源來自于你的經(jīng)歷和體驗(yàn)。
支持材料可能以下列方式出現(xiàn)：
例子。應(yīng)用“例如”“比方”這些詞，用具體的人或事來說明你的較為籠統(tǒng)的觀點(diǎn)，這會(huì)使你的發(fā)言更加可信。應(yīng)用圖片也很有效，在可視資料的幫助下，聽眾能更好地理解你的要點(diǎn)。
比較。 通過與某一個(gè)聽眾所熟悉的事情做比較來將要點(diǎn)解釋清楚，這會(huì)幫助聽眾理解并更愿意接受你的思想。如果找一個(gè)直接的比較物不太容易，可以使用類比的方法。類比是說如果兩種東西在一個(gè)相似，那么它們有可能在其他方面也相似。最后，使用對(duì)比展示出它們之間相對(duì)的地方，重點(diǎn)突出它們的差異。?
引用。引用名人或權(quán)威機(jī)構(gòu)的言辭,使要點(diǎn)更具說服力。一定要確定這個(gè)“專家”很有名,而且你沒有濫用他們的言辭!
參考、事實(shí)、數(shù)字。提供來自報(bào)告或統(tǒng)計(jì)數(shù)字的大量證據(jù)來證明你的要點(diǎn)。只使用當(dāng)前最新的數(shù)據(jù)，確認(rèn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。你該使用上述的哪類支持材料以一種均衡的方式把它們都用上不要以一種方式來支持所有的要點(diǎn)。那么，你究竟應(yīng)該使用多少支持料呢?簡(jiǎn)言之，不要讓支持材料遮蓋了你的要點(diǎn)，但是要有足夠的證據(jù)顯示出發(fā)言性和充分性。收集準(zhǔn)備好大量的相關(guān)信息。如果在第一次會(huì)議上沒有使用它，你可以在以后的會(huì)議中用到。收集得多總比沒有好!記住，為了方便使用，你一定要對(duì)信息進(jìn)行歸納。
提供圖片式的支持材料可以使你的聽眾更好地理解你的要點(diǎn)
如果你僅僅使用圖片，什么也不說，理解和記憶的內(nèi)容是單純的使用文字的3.5倍。
圖片加文字對(duì)理解和記憶的幫助是單純使用文字的6倍。
一段錄像片會(huì)很有用，在一個(gè)短會(huì)上不要放映超過5分鐘的短片，1分鐘或不到1分鐘的短片最好。
4. 在你的要點(diǎn)之間加入過渡性語言。過渡性語言能幫助聽眾從一個(gè)要點(diǎn)轉(zhuǎn)到另一個(gè)要點(diǎn)。它們是很小但卻很關(guān)鍵的步驟。過渡性語言能幫助你的聽眾跟上你的.思路，使你所傳達(dá)的信息更容易被記住。作為一個(gè)發(fā)言者，你當(dāng)然知道什么時(shí)候開始談?wù)撓乱粋�(gè)問題，但是你的聽眾不知道，除非你使用過渡性語言。
通常使用的過渡句有：
“在這兩個(gè)要點(diǎn)之后，你還會(huì)吃驚地發(fā)現(xiàn)第三點(diǎn)。”
“我們已經(jīng)考慮到了優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)在我們來研究它的缺點(diǎn)。”
“首先我們看看甲，然后我們?cè)賮硌芯恳?現(xiàn)在讓我們來考慮一下最重要的部分——丙。”
在你發(fā)言的中間要有適當(dāng)?shù)耐ｎD。不要一口氣把所有話匆匆說完。過渡性語言對(duì)你的發(fā)言有畫龍點(diǎn)睛的作用，讓你看起來是一個(gè)深思熟慮的發(fā)言者，因此一定要對(duì)過渡性語言引起足夠的重視。幫助你的聽眾意識(shí)到你要轉(zhuǎn)到另一個(gè)要點(diǎn)的一種方法是在說完每一個(gè)要點(diǎn)后問一問他們是否還有問題。“在我們進(jìn)入到下一個(gè)要點(diǎn)之前, 我想問一下大家還有什么問題嗎?對(duì)剛才談到的要點(diǎn)還有什么需要特別說明的嗎?”
5. 將你的所有要點(diǎn)用簡(jiǎn)短的句子概括出來,從而使你的聽眾記住你發(fā)言中的重點(diǎn)。不可否認(rèn),如果人們最近頻繁地聽到一些事,他們就更有可能接受這些信息。預(yù)覽就好像是一扇窗,使聽眾更進(jìn)一步地看清所有的要點(diǎn),而總結(jié)則再次提醒人們他們?cè)跁?huì)議中曾經(jīng)談?wù)撨^什么。
一個(gè)良好發(fā)言的形式
首先，告訴他們你將要告訴他們什么。
然后，告訴他們。
最后，告訴他們你已經(jīng)告訴他們了什么。
6. 設(shè)計(jì)好開場(chǎng)白。想出一種方法來吸引人們的注意,喚起好奇心,介紹你的題目。什么能夠引起人們的注意呢?
引用眾所周知的權(quán)威的話。名人,政治家,作家,領(lǐng)導(dǎo)人都是很好的引用對(duì)象。陳述你的引用來源的權(quán)威性以及那些專家是做什么的。所引用的數(shù)字或語言要與你的題目相關(guān)。
用反問句喚起人們的注意,因?yàn)樗鼤?huì)立刻使聽眾參與進(jìn)來。當(dāng)你提出一個(gè)問題時(shí),人們會(huì)在心里立刻形成他們的回答,尤其是如果問題能引起他們的好奇心。
陳述性的開場(chǎng)比較適合對(duì)事實(shí)做陳述。為了吸引注意力,對(duì)聽眾提出一個(gè)有趣的話題,而且表達(dá)要清楚。沒有面部表情或者恰當(dāng)語調(diào)的陳述對(duì)你的聽眾沒什么影響力。
場(chǎng)景介紹創(chuàng)設(shè)了一個(gè)情境,也能夠吸引聽眾的注意。這種技巧強(qiáng)調(diào)了以語言描繪出畫面,在聽眾的腦海里創(chuàng)設(shè)出場(chǎng)景,不妨使用一個(gè)真實(shí)或者想象的事件,讓人們閉上眼睛,然后突然把他們喚醒。
以佚事的方式介紹一個(gè)有趣的,吸引人的事件。利用面部表情,手勢(shì),語調(diào)增加趣味性,把聽眾帶入你的發(fā)言之中。當(dāng)發(fā)言者的發(fā)言內(nèi)容和聽眾的生活有密切聯(lián)系時(shí),他們的回應(yīng)會(huì)更多,因此盡量使用生活中的事件會(huì)改善與聽眾的關(guān)系。
在做過開場(chǎng)白之后,列出要點(diǎn)之前你介紹一下你自己,介紹要簡(jiǎn)潔,切入主題,不要在介紹自己上花費(fèi)太多的時(shí)間,要講解清楚,具體,讓聽眾明白你為什么選擇這個(gè)會(huì)議題目,例如:
(開場(chǎng)白)“你是否曾隨著熱氣球升空?我曾經(jīng)有此經(jīng)歷,現(xiàn)在我就來告訴你它是多么的有趣!”
(介紹)“你好!我叫__________。”
(你的背景)“雖然我只在空中翱翔過一次,我卻是這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)的狂熱愛好者。”
(目標(biāo))“或許在我今天的演講過后,我能夠說服你們其中的一些人試試這項(xiàng)令人激動(dòng)的運(yùn)動(dòng)。”
不要認(rèn)為僅僅說了“你好”和你的姓名就算是做了開場(chǎng)白!開場(chǎng)白自有它的精妙之處,它能把聽眾鼓動(dòng)起來,因?yàn)樗軉酒鹚麄兊暮闷嫘�。你的學(xué)歷和背景顯示了你在這個(gè)領(lǐng)域是一位專家,當(dāng)然也可以把這一部分放進(jìn)你的自我介紹里。
7. 設(shè)計(jì)結(jié)束語。會(huì)議即將結(jié)束,結(jié)束語的目的是讓聽眾同意你的建議或在會(huì)后立刻采取行動(dòng)。給人們留下思考的空間,并把這些放在你的結(jié)束語里面。你可以以三種方式設(shè)計(jì)陳述語:再次提醒聽眾,應(yīng)用會(huì)議的內(nèi)容,或請(qǐng)求聽眾同意你的建議。“我希望你們認(rèn)真考慮熱氣球這項(xiàng)運(yùn)動(dòng),把它作為令人激動(dòng)的冒險(xiǎn)活動(dòng),就像我認(rèn)為的那樣。希望下周能和我一同參加!”
發(fā)言階段的順序
介紹:開場(chǎng)白、你的介紹、會(huì)議目標(biāo)(你的介紹也可以放在這兒)、預(yù)覽。
主體:有支持材料的要點(diǎn)介紹;兩段過渡。
結(jié)束:總結(jié),對(duì)以后要做的事情的陳述。
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