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職場(chǎng)電子郵件禮儀詳解

時(shí)間:2020-12-27 11:20:33 輕松職場(chǎng) 我要投稿

職場(chǎng)電子郵件禮儀詳解

  一、關(guān)于主題

職場(chǎng)電子郵件禮儀詳解

  主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領(lǐng),使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

  1、一定不要空白標(biāo)題,這是最失禮的;

  2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短,不宜冗長(zhǎng),不要讓Outlook用“…”才能顯示完你的標(biāo)題;

  3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標(biāo)題,如“王先生收”;

  4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題,不在一封信內(nèi)談及多件事情,以便于日后整理;

  5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“!”等)來(lái)突出標(biāo)題,引起收件人注意,但應(yīng)適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

  6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí),可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題,不要“RERE”一大串。

  二、關(guān)于稱呼與問(wèn)候

  1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

  如果對(duì)方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方,如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”,顯得很熟絡(luò)。

  2、E-mail開頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)。最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”,中文的寫個(gè)“你好”;結(jié)尾常見(jiàn)的寫個(gè)BestRegards,中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。

  俗話說(shuō)得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對(duì)方也能平靜的看待。

  三、關(guān)于正文

  1、E-mail正文要簡(jiǎn)明扼要,行文通順。E-mail正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,正文應(yīng)只作摘要介紹,然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

  正文行文應(yīng)通順,多用簡(jiǎn)單詞匯和短句,準(zhǔn)確清晰的表達(dá),不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件,千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

  2、注意E-mail的論述語(yǔ)氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同,選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述,以免引起對(duì)方不適。

  尊重對(duì)方,“請(qǐng)、謝謝”之類的.語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

  電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人,因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!

  3、E-mail正文多用1234之類的列表,以清晰明確。如果事情復(fù)雜,最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng),沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。

  4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚,說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件,這會(huì)讓人很反感。

  5、盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字,注意使用拼寫檢查。這是對(duì)別人的尊重,也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文E-mail,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

  在郵件發(fā)送之前,務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯(cuò)誤。

  6、合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的,但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度。

  7、合理利用圖片,表格等形式來(lái)輔助闡述。對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

  8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用“:)”之類的笑臉字符,在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。Business E-mail不是你的情書,所以“:)”之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。

  四、關(guān)于附件

  1、如果郵件帶有附件,應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;

  2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;

  3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明,特別是帶有多個(gè)附件時(shí);

  4、附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè),數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;

  5、如果附件是特殊格式文件,因在正文中說(shuō)明打開方式,以免影響使用;

  6、如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB),應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

  五、語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

  1、只在必要的時(shí)候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具,而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士,應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人,也應(yīng)采用英文交流,由于存在中文編碼的問(wèn)題,你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

  2、尊重對(duì)方的習(xí)慣,不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文,請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你,也不要老土的用中文回復(fù)。

  3、對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題,而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。

  4、選擇便于閱度的字號(hào)和字體。中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體,英文就用Verdana或Arial字型,字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用背景信紙,特別對(duì)公務(wù)郵件。

  六、結(jié)尾簽名

  每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你,但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

  1、簽名信息不宜過(guò)多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過(guò)多,一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面,對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息,自然會(huì)與你聯(lián)系。

  引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合,切記一定要得體。

  2、不要只用一個(gè)簽名檔。對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái),簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在Outlook中設(shè)置多個(gè)簽名檔,靈活調(diào)用。

  3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡(jiǎn)體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

  七、回復(fù)技巧

  1、及時(shí)回復(fù)E-mail。收到他人的重要電子郵件后,即刻回復(fù)對(duì)方一下,往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重,理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi),特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

  對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的,對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理,但一般不要超過(guò)24小時(shí)。

  如果事情復(fù)雜,你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù),那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)“收到了,我們正在處理,一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù),云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待,記。杭皶r(shí)作出響應(yīng),哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

  如果你正在出差或休假,應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能,提示發(fā)件人,以免影響工作。

  2、進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候,最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中,然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的,那樣太生硬了,應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述,讓對(duì)方一次性理解,避免再反復(fù)交流,浪費(fèi)資源。

  3、回復(fù)不得少于10個(gè)字。對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件,你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字,顯示出你的尊重。

  4、不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論,不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次,這只能說(shuō)明交流不暢,說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

  對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題,多個(gè)收件人頻繁回復(fù),發(fā)表看法,把郵件越RE越高,這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié),刪減瘦身,突出有用信息。

  5、要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)。如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事,單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了;如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng),應(yīng)該replayall,讓大家都知道;不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。

  如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚,或有不同的意見(jiàn),應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通,不要當(dāng)著所有人的面,不停的RE來(lái)RE去,與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。

  點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前,要三思而行!

  6、主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

  為避免無(wú)謂的回復(fù),浪費(fèi)資源,可在文中指定部分收件人給出回復(fù),或在文末添上以下語(yǔ)句:“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考,無(wú)需回復(fù)”。

  八、正確的使用“發(fā)送”、“抄送”、“密送”

  要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)。

  1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的,理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng);

  2、而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng),當(dāng)然如果CC的人有建議,當(dāng)然可以回E-mail;

  3、而BCC是秘送,即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合;

  4、TO、CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

  5、只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源;

  6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前,首先確保所有收件人需要此消息。除此之外,轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎,不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人;

  如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理,以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人,讓人摸不著頭腦。

  經(jīng)過(guò)這一系列的討論,大家對(duì)職場(chǎng)電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識(shí)了。歸結(jié)到底兩句話:只發(fā)有必要的郵件,認(rèn)真發(fā)郵件!

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