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如何用90分鐘完成全天的工作？
一個(gè)典型的美國(guó)辦公室工作者，每個(gè)工作日只能完成90分鐘真正有意義的工作。當(dāng)天剩余的大部分時(shí)間，都被浪費(fèi)在各種分心事務(wù)上，比如閱讀新聞、網(wǎng)上沖浪、同事社交、吃零食、喝咖啡、翻看報(bào)紙、處理無(wú)關(guān)郵件、不必要的拖延行為、玩游戲、做白日夢(mèng)等。
多說(shuō)一句，美國(guó)辦公室工作者在世界范圍內(nèi)還算最高效的人群。在其他很多國(guó)家，人們每天完成的實(shí)質(zhì)工作甚至更少。
盡管許多公司在時(shí)間管理和效率培訓(xùn)上付出了巨大投入，這一統(tǒng)計(jì)數(shù)字幾十年來(lái)卻沒(méi)什么改變。我們現(xiàn)在有了更多科技手段協(xié)助個(gè)人變得高效，但同時(shí)也有了更多事物讓自己煩擾分心。
普遍問(wèn)題是，我們至今對(duì)知識(shí)型工作者的做事效率，仍采用工業(yè)時(shí)代的評(píng)價(jià)模式。若工作者每小時(shí)的效率產(chǎn)出基本一致，那關(guān)注他們的工作時(shí)長(zhǎng)便行之有理。對(duì)于重復(fù)性勞動(dòng)，這種評(píng)價(jià)模式可能確實(shí)管用，但對(duì)知識(shí)型工作者就不太適用。
對(duì)知識(shí)型工作者而言，一小時(shí)高效工作和一小時(shí)低效工作間，最終的結(jié)果差異有多大?考慮工作完成量和產(chǎn)出成果，其一小時(shí)高效工作能很容易達(dá)到低效工作的10多倍。
若你在辦公室花了更長(zhǎng)時(shí)間，但工作效率經(jīng)常只有個(gè)人實(shí)際能力的20%，這樣做有何意義?干嘛不直接做完90分鐘實(shí)質(zhì)工作，然后就結(jié)束當(dāng)天工作安心回家?
若你只用90分鐘就能完成全天工作，將會(huì)怎樣?那段90分鐘的高效時(shí)間會(huì)是什么樣子?
專(zhuān)注時(shí)間塊
這里有一些建議，能用于獲得非常高效的90分鐘(我們可稱(chēng)其為一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊)：
1.挑選一個(gè)專(zhuān)注主題：與做一大堆隨機(jī)選擇的行動(dòng)相反，為此時(shí)間塊挑出一個(gè)清晰主題。這能使你的大腦沉浸于單個(gè)專(zhuān)注環(huán)境并堅(jiān)守其中，從而讓你變得更有效率。工作主題可以是你正在著手的項(xiàng)目，集中回復(fù)郵件等單一類(lèi)型事務(wù)，或任何能讓大腦全力集中的某件事情。
2.定好終點(diǎn)線(xiàn)：把專(zhuān)注時(shí)間塊，看作向著終點(diǎn)線(xiàn)的一段快速?zèng)_刺。但終點(diǎn)線(xiàn)在哪里?它該是什么樣子?有個(gè)90分鐘后便可實(shí)現(xiàn)的清晰目標(biāo)，能幫你更好地專(zhuān)注。若你無(wú)法每次都按時(shí)越過(guò)終點(diǎn)線(xiàn)，也不必?fù)?dān)心;它的存在目的就是幫你更為專(zhuān)注，所以瞄準(zhǔn)它前進(jìn)就好，我們可以接受有時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的情形。舉例說(shuō)明：寫(xiě)出并發(fā)布一篇博客。處理郵箱中的所有郵件，直到清空完畢。對(duì)下周所有專(zhuān)注時(shí)間塊進(jìn)行計(jì)劃和安排。
3.列出行動(dòng)步驟：列出你在相應(yīng)時(shí)間塊內(nèi)要實(shí)施的具體行動(dòng)。對(duì)某些時(shí)間塊而言，這種做法極有幫助。如果做事步驟已然明了，這種方式可能就毫無(wú)必要。我無(wú)需為寫(xiě)篇新文章列出行動(dòng)步驟，因?yàn)樽约涸缫褜?duì)此過(guò)程極其熟悉。但我會(huì)為不熟悉的新項(xiàng)目列出頭腦風(fēng)暴和行動(dòng)步驟，以便更容易地開(kāi)始工作。舉例說(shuō)明：先刪除收件箱中所有顯而易見(jiàn)的垃圾郵件。再快速處理所有能在兩分鐘內(nèi)回復(fù)完畢的信件。接著對(duì)需要回復(fù)的更長(zhǎng)信件分類(lèi)整理，并安排好回復(fù)優(yōu)先順序。然后回復(fù)較長(zhǎng)信件中對(duì)自己最重要的那些，直至抵達(dá)90分鐘的時(shí)間點(diǎn)。對(duì)于剩下的郵件，承認(rèn)回復(fù)它們并非利用個(gè)人時(shí)間的好地方，直接將其存檔并清空收件箱。
4. 確保毫無(wú)干擾：用一切方法確保在專(zhuān)注時(shí)間塊中，任何情況下自己都不會(huì)受到干擾。如果需要，提前告訴人們你在隨后90分鐘里不想被打擾;讓他們知道可在這段時(shí)間后找你。要是可以，就鎖上房間的門(mén)。若你無(wú)法保證在現(xiàn)有工作環(huán)境中不會(huì)被打擾，就到其他地方完成專(zhuān)注時(shí)間塊。如果能確保自己不受干擾，你就會(huì)更有效率并擁有更深專(zhuān)注度。
5.快速工作：快速思考、行動(dòng)、工作。若你發(fā)現(xiàn)自己動(dòng)作緩慢，就盡快提速!請(qǐng)想象自己處于競(jìng)賽之中，不得不在整個(gè)90分鐘里保持強(qiáng)勁步伐。競(jìng)賽過(guò)后你就能好好休息。經(jīng)過(guò)訓(xùn)練，這種工作狀態(tài)可以更易實(shí)現(xiàn)。
6.不許自己分心：在專(zhuān)注時(shí)間塊內(nèi)，你必須做自己預(yù)先定義好的工作，再無(wú)其他事項(xiàng)。關(guān)閉你的手機(jī)。停用任何可能干擾自己的通知功能。假如在此期間不需要，就斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)連接。不在這段時(shí)間內(nèi)查看郵件。不喝咖啡或吃零食。只在必須時(shí)才上洗手間。
我想你已明白這些做法的用意了。
避免模糊地帶，享受真正休息
許多人會(huì)在專(zhuān)注力模糊地帶的馬拉松里度過(guò)一個(gè)個(gè)工作日。這就是他們?yōu)楹我?-8個(gè)小時(shí)才能完成90分鐘的實(shí)質(zhì)工作。他們的工作緩慢而低效。工作時(shí)間里也充滿(mǎn)各種分心事務(wù)和干擾因素。他們很晚開(kāi)始工作，又經(jīng)常早早結(jié)束。大部分時(shí)間里，他們都處于半工作狀態(tài)。
與其每天在模糊地帶跑著馬拉松，何不在真正的工作與休息狀態(tài)間清醒轉(zhuǎn)換。即使你只工作一半甚至更少時(shí)間，這種做法也更有效率。
你不必從一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊立即進(jìn)入下一個(gè)。完成一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊后，請(qǐng)好好慶祝你的成就。再評(píng)估一下當(dāng)前工作進(jìn)度。融入那時(shí)的能量狀態(tài)并看看自己感受如何。
如果你仍感到警醒且充滿(mǎn)能量，可能就只需要一小段休息�；ㄉ�5-10分鐘放松一下，去趟洗手間，吃些新鮮水果。之后再自由投入下一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊。
若你感到疲勞，吃點(diǎn)東西和/或小睡一下就是不錯(cuò)選擇。
若你想要些身體上的運(yùn)動(dòng)，就出去散步或做些鍛煉。
若你想獲得情緒上的恢復(fù)，可以冥想一會(huì)兒，參與社交，或讀些激勵(lì)人心的文字。
你該休息多長(zhǎng)時(shí)間?讓它長(zhǎng)到直至你準(zhǔn)備好完成另一輪的專(zhuān)注工作。有時(shí)你可能只需幾分鐘。另一些時(shí)候休息兩三個(gè)小時(shí)也許更明智，尤其是在前一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊特別耗神的情況下。在兩個(gè)時(shí)間塊之間，請(qǐng)尋找會(huì)讓個(gè)人能量得到更新和恢復(fù)的方法，直至你準(zhǔn)備好處理下一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊。
請(qǐng)盡力別在休息期間處理模糊地帶的任務(wù)，比如處理郵件，因?yàn)檫@更有可能使你感到筋疲力盡。我推薦把各種小任務(wù)打包放進(jìn)其專(zhuān)屬的專(zhuān)注時(shí)間塊內(nèi)(包括處理郵件這種事務(wù))。但如果只是偶爾快速查看一兩分鐘郵件，也許影響就不大。但永遠(yuǎn)別在專(zhuān)注時(shí)間塊內(nèi)長(zhǎng)時(shí)間查看郵件，除非它對(duì)完成這塊時(shí)間內(nèi)的工作至關(guān)重要。
請(qǐng)意識(shí)到即使你全天只完成一個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊，你已完成的工作，仍然和一個(gè)典型美國(guó)辦公室工作者在8小時(shí)全天工作日中，完成的實(shí)質(zhì)工作一樣。若你只完成了兩個(gè)時(shí)間塊，也兩倍于大多數(shù)人的工作效率。在極其高效的日子里，你有可能完成5或6個(gè)時(shí)間塊，這已經(jīng)如同在一天內(nèi)完成了常人一周的工作量。
一天內(nèi)完成一周工作
我人生中最高效的時(shí)期之一，是干著游戲編程合同工作的時(shí)候。在那期間，我常會(huì)從早上9點(diǎn)一直工作到中午，休息一小時(shí)吃午餐，再?gòu)南挛?點(diǎn)一直工作到5點(diǎn)或6點(diǎn)。但我喜歡把工作細(xì)分成更短的專(zhuān)注時(shí)間塊，以求注意力上更深度的集中。
每天開(kāi)始時(shí)，我會(huì)定義好接下來(lái)想抵達(dá)的工作里程碑，比如一小列想添加的游戲新功能。然后在工作日記(就是日用筆記本)上制定一系列行動(dòng)步驟。有時(shí)若行動(dòng)步驟顯而易見(jiàn)，就不必麻煩自己寫(xiě)下來(lái)。之后我會(huì)按照列表來(lái)編程對(duì)應(yīng)條目。最后再編譯軟件，測(cè)試程序，修補(bǔ)漏洞，調(diào)試安裝流程，直到自己滿(mǎn)意。完成一個(gè)典型的工作里程碑會(huì)用去我大概45-90分鐘。
由于是編寫(xiě)游戲，測(cè)試程序的過(guò)程就意味著我得玩玩游戲，以檢驗(yàn)新添功能，還有游戲的整體流暢性。測(cè)試階段其實(shí)為我的大腦在設(shè)計(jì)算法和編寫(xiě)代碼之外，提供了很好的休息方式。
當(dāng)我完成這樣一輪工作后，便有一種略感美好的成就感。我可能短暫休息一下。然后制定一份新列表，再重復(fù)此步驟。
只是一個(gè)早上，我就能完成幾輪這樣的工作，或許會(huì)有三輪。下午我會(huì)再做幾輪。我的游戲項(xiàng)目在此期間進(jìn)展十分迅速。每天我都會(huì)添加眾多新功能。通過(guò)這種工作方式，我只用幾天就能創(chuàng)作一個(gè)新游戲的完整原型。使用今天更加便利的開(kāi)發(fā)工具，這種工作甚至能進(jìn)展得更快。
每天午餐期間，我會(huì)徹底休息以恢復(fù)個(gè)人的思維精力。我很少跟同事一起吃午餐。通常我都是自己帶飯，但會(huì)離開(kāi)辦公室用餐。我喜歡開(kāi)車(chē)到附近的一個(gè)公園，靠著樹(shù)坐在草地上，獨(dú)自一人靜靜吃飯。我會(huì)忘掉工作，只是盡情放松。吃完飯后，我便躺在草地上小睡20分鐘，或是兩眼盯著天空，全然出神發(fā)呆。我還很享受吹過(guò)的微風(fēng)和周?chē)镍B(niǎo)鳴。我會(huì)給用在編程工作上的大腦回路一段非常放松的休息。之后我再回到車(chē)上，返回公司，在下班前再來(lái)幾輪專(zhuān)注工作。
測(cè)試，訓(xùn)練，和試驗(yàn)
假如對(duì)于中間有休息時(shí)段，并交替進(jìn)行的專(zhuān)注時(shí)間塊，你不太習(xí)慣這種工作節(jié)奏，可能就需要練習(xí)這種方法一段時(shí)間后才能習(xí)慣。一旦嘗試過(guò)這種酣暢工作的狀態(tài)，我期待你也將真正喜歡上它。在大約90分鐘內(nèi)完成全天工作，不僅高效，也使人感到充滿(mǎn)動(dòng)力和能量。
一旦你跟上了工作速度，以90分鐘為一輪的工作時(shí)長(zhǎng)通常都很適用。不過(guò)你也許發(fā)現(xiàn)像45或60分鐘為一輪的較短時(shí)長(zhǎng)更適合自己。你也可能發(fā)現(xiàn)面對(duì)不同類(lèi)型的工作，適宜選擇不同時(shí)長(zhǎng)為一輪。有時(shí)只要感覺(jué)良好，我會(huì)一連工作2.5小時(shí)(或更長(zhǎng)時(shí)間)，尤其在寫(xiě)作新文章時(shí)。
有些人喜歡有著固定休息時(shí)長(zhǎng)的固定專(zhuān)注時(shí)間塊，這樣一切事情都有設(shè)定好的時(shí)長(zhǎng)。他們會(huì)堅(jiān)持在設(shè)定好的時(shí)間點(diǎn)，開(kāi)始和停止工作。有證據(jù)表明，若你的專(zhuān)注時(shí)間塊每天都一樣，能夠幫助大腦優(yōu)化其表現(xiàn)水平。
例如，你可以在早上5:30-7:00, 8:00-9:30, 10:30-12:00, 下午1:00-2:30, 3:30-5:00分別設(shè)定好專(zhuān)注時(shí)間塊，這能提供五個(gè)90分鐘為一輪的專(zhuān)注時(shí)間塊，每?jī)蓧K中間還有長(zhǎng)為一小時(shí)的休息時(shí)段。這將是極其高效的一天，看得出你一天就能完成一個(gè)典型美國(guó)辦公室工作者一周的實(shí)際工作量，但你總計(jì)只工作了7.5小時(shí)。
另一些人則傾向于更有組織的工作方式，根據(jù)個(gè)人能量水平，來(lái)決定每個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊和休息時(shí)段的長(zhǎng)度。這就是我大部分時(shí)間采用的工作方式。
一種適度但依然高產(chǎn)的工作安排，可能是每天完成三個(gè)專(zhuān)注時(shí)間塊。用這種方式，你可以很容易完成大量工作。許多頂尖創(chuàng)意工作者每天只工作3-5個(gè)小時(shí)，但在那期間，其工作狀態(tài)會(huì)深度專(zhuān)注并毫無(wú)干擾。
你不必屈服于傳統(tǒng)文化的偏見(jiàn)，認(rèn)為每天工作8個(gè)多小時(shí)就能讓自己變得更多產(chǎn)。對(duì)體力勞動(dòng)和一些重復(fù)性任務(wù)而言，這也許是事實(shí)。但它不適用于知識(shí)型工作者和創(chuàng)造性工作。很多人都可通過(guò)短時(shí)間內(nèi)高能量，沖刺性地專(zhuān)注工作，享受到驚人的流暢創(chuàng)作狀態(tài)，并取得偉大成果。請(qǐng)讓自己也試試這種做法，之后你可能永遠(yuǎn)都不想再回到，那類(lèi)漫長(zhǎng)又毫無(wú)效率工作日的模糊地帶。
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