學校檔案工作調(diào)研報告

　　學校檔案作為檔案工作的重要組成部分之一，歷來受到各級檔案行政部門的高度重視。X檔案局早在2005年之前就指導、督促了原7所區(qū)屬學校的建檔工作，7所學校先后按照區(qū)檔案局要求完成了規(guī)范化認定和升級工作。2005年底，大企業(yè)所屬中、小學校移交X政府管理后，區(qū)屬學校由原來的7所增加到30所，數(shù)量上的變化給學校檔案工作的管理帶來了難度，X檔案局及時調(diào)整工作思路，把區(qū)屬學校檔案工作列入2008年度工作重點，并會同區(qū)教育局檔案管理部門，加大對區(qū)屬學校特別是大企業(yè)移交學校檔案工作的檢查、指導力度。

　　一、學校檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題。

　　受攀枝花開發(fā)建設“先生產(chǎn)、后生活”的影響，攀鋼、十九冶等轄區(qū)大企業(yè)長期以來對檔案工作實行內(nèi)部管理，在管理方法和管理體制上與市、區(qū)檔案部門存在著很大差異。原大企業(yè)所屬學校由于檔案工作長期接受企業(yè)內(nèi)部檔案部門管理，很多學校實際上并未開展真正的建檔工作，檔案管理離市、區(qū)檔案行政部門對學校檔案規(guī)范化認定標準的要求還有非常大的差距。因此，區(qū)檔案局不得不花費很大精力對大企業(yè)移交X學校的建檔工作進行指導、檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。2008年7月至8月，區(qū)檔案局和區(qū)教育局組織人員對校園檔案規(guī)范化建設工作進行了認真的檢查和抽查。通過抽查發(fā)現(xiàn)，各學校檔案規(guī)范化建設工作開展得還不夠理想：對檔案工作重視和檔案工作人員到位的學校，檔案規(guī)范化建設工作就開展得好一些；對檔案工作重視不夠、檔案工作人員配備不合理的學校，檔案規(guī)范化建設工作就滯后。這次檢查發(fā)現(xiàn)存在的問題具體表現(xiàn)為：

　　1、部分學校領導對檔案工作重視不夠，主要體現(xiàn)在對檔案工作不理不問，檔案人員待遇難以落實，將一些責任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。從制度、人員、管理上削弱檔案工作。

　　2、立卷工作不規(guī)范。領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內(nèi)容不齊（如：教學檔案管理制度、基礎數(shù)據(jù)匯編、專題概要等），沒有形成完整的檔案利用和管理體系。

　　3、對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。主要表現(xiàn)為對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全。（特別是對教學檔案的收集、整理、錄入有些學校還未進行整理）。

　　4、檔案存放不合理。主要是各種門類的檔案排列順序混亂，永久、30年、10年等不同保管期限的檔案放置混亂，給檔案查閱和利用工作帶來了很大的困難（按照永久、30年、10年排列）。

　　5、設備、設施難于滿足檔案保管的需要，還需進一步完善。主要是還有少部分學校仍在用木制檔案柜裝檔案，“八防”和溫濕度計設施欠缺，沒有按規(guī)定安裝空調(diào)、溫濕度計，不能將檔案室溫度始終控制在一定范圍內(nèi)。濕度高低波動幅度大，不利于檔案存放，不利于維護檔案的安全。 從保護檔案的設備上看，存在單一、老化的問題。

　　6、檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務的。由于學校工作過分強調(diào)為教學服務，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就是對檔案工作有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。

　　7、學校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓力度不夠。檔案人員參加檔案局組織的檔案培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓相當有限，一些學校檔案人員變動頻繁，身兼數(shù)職，很難抽出時間學習檔案業(yè)務，往往是剛一熟悉了業(yè)務，就被安排到其他崗位上，又重新?lián)Q人接手檔案工作，新手對檔案工作還一時難于適應，檔案人員如果不隨時補充知識 ，業(yè)務工作將無從談起。

　　8、檔案專業(yè)技術人員缺乏。近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案專業(yè)技術人員卻相當匱乏。各區(qū)屬學校每年都要新進一大批人員，但基本上都是擔任教學工作，全區(qū)學校目前沒有一名檔案專業(yè)技術人員從事檔案工作。

　　二、今后的工作思路和措施。

　　1、主動向上級主管部門和主管領導匯報工作，力爭得到上級部門從資金、政策等方面對檔案工作給予大力支持，盡最大努力改善學校檔案工作的軟、硬件設施，為檔案人員提供良好的工作環(huán)境。

　　2、提高認識、加強領導。認真組織學校教職工，特別是分管檔案工作的學校領導和檔案工作人員學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》和王剛等中央領導對檔案工作所作的一系列重要指示。通過學習使全體檔案人員認識到檔案工作的重要性，認識到從事檔案工作和教學工作同樣是件有意義的事，同樣是構建社會主義和諧社會的有機組成部分。

　　3、落實科學發(fā)展觀，強化檔案業(yè)務培訓工作。去年，區(qū)檔案局組織了一次學校檔案人員學校檔案管理知識培訓，取得了良好的效果，許多學校的檔案人員基本上掌握了學校檔案管理技能。今年秋季開學后，部分學校的檔案人員由于退休、學校整合等各種原因發(fā)生了變動，新接手人員對檔案業(yè)務還不熟悉。今后，區(qū)檔案局將根據(jù)工作需要，在適當?shù)臅r候再開展一次學校檔案人員培訓活動，著重對學校檔案規(guī)范化認定標準和要求進行培訓。

　　4、繼續(xù)加強檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，以法制化推動檔案工作健康向前發(fā)展，要把進一步提高教育部門特別是各學校領導檔案意識提高到一個極為重要的方面，積極向上級主管領導爭取，力爭把學校檔案工作納入對教育部門的年度考核和教育部門對學校的考核框架內(nèi)，使其把做好檔案工作的責任落實到具體的責任人頭上，強化日常監(jiān)督，統(tǒng)籌檔案工作在本單位、本部門的分配布置，確保檔案工作同本部門業(yè)務工作、中心工作齊抓共管，檔案人員保持相對穩(wěn)定，使其有時間和精力鉆研檔案業(yè)務，提高檔案管理水平，更好地為本單位各項工作服務。把加強日常監(jiān)管同注重提高質(zhì)量結合起來，使檔案監(jiān)管常態(tài)化，形成各學校人人支持檔案工作的自覺行動。

　　5、深入各區(qū)屬學校，聽取基層檔案人員的合理化建議。很多基層檔案人員身兼多項工作（如教學、后勤、校醫(yī)等工作），承擔的工作任務繁雜，壓力很大，每天工作時間疲于應付學校領導交辦的各項工作，很難有時間坐下來整理和錄入檔案，有些事情僅僅依靠基層檔案人員的努力是很難辦到的。區(qū)檔案局作為全區(qū)主管檔案工作的行政管理部門，要深入一線，了解檔案人員的工作情況，對于能辦到的事情，要及時向?qū)W校領導通報，為基層檔案工作營造一個寬松的環(huán)境，對于不能辦到的事情，要主動和教育部門協(xié)調(diào)，向政府匯報，盡量把檔案管理中出現(xiàn)的問題解決在基層。

　　三、區(qū)檔案局通過對部分區(qū)屬學校檔案工作的檢查、指導，發(fā)現(xiàn)X學校在檔案管理工作中取得了一定成績，主要體現(xiàn)在：

　　1、檔案意識進一步提高，檔案法制建設得到加強，沒有發(fā)現(xiàn)違反《檔案法》事件�！稒n案法》的宣傳、貫徹、實施力度在加大，全區(qū)大部分學校都能做好檔案資料的收集、整理歸檔、管理和開發(fā)利用工作。除加強文書、教學檔案的收集外，開始逐步重視科技、聲像、照片等不同類型、不同載體的檔案材料收集、整理，盡量做到檔案集中統(tǒng)一管理，逐步走上依法治檔的發(fā)展軌道。

　　2、學校檔案工作進一步規(guī)范。隨著我區(qū)學校檔案工作規(guī)范化認定的開展，學校檔案工作已開始走向規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的發(fā)展軌道。學校檔案工作的管理體制得到加強，硬件設施得到更大投入，檔案管理更規(guī)范，檔案資源進一步得到開發(fā)利用，檔案工作已由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，檔案工作層次得到提升，越來越發(fā)揮出檔案為學校工作提供服務的作用。

　　3、檔案人員注意提高自身素質(zhì)，鉆研檔案業(yè)務，檔案人員責任心日漸增強，檔案資料收集齊全完整，能夠按照檔案規(guī)范化建設需要進行檔案管理。

　　2008年1—10月，X檔案局在區(qū)教育局等職能部門的配合下，完成了對市9小、14小、16中等區(qū)屬學校的檔案規(guī)范化認定工作，初步實現(xiàn)了年初制定的學校檔案管理目標。剩下的2個月時間里，區(qū)檔案局將一如既往，堅持高標準、嚴要求，對還未認定的學校逐一地開展檔案規(guī)范化認定工作，為2008年學校檔案管理工作畫上一個圓滿的句號。

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