民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理調(diào)研報(bào)告
摘要 民營(yíng)企業(yè)是中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，反映其發(fā)展歷程、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的企業(yè)檔案，特別是會(huì)計(jì)檔案是民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理和文化基礎(chǔ)的必要部分，也是企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案管理這一工作不容忽視。本文就我國(guó)民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合民營(yíng)企業(yè)自身特點(diǎn)探究其原因，并提出相應(yīng)的對(duì)策，以期能對(duì)民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善起到拋磚引玉的作用。
關(guān)鍵詞 民營(yíng)企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案管理
民營(yíng)企業(yè)是非公有制企業(yè)的一種，是我國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。隨著改革的深入，開(kāi)放的擴(kuò)大，民營(yíng)企業(yè)對(duì)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展起著越來(lái)越重要的作用。據(jù)__海關(guān)統(tǒng)計(jì)，在20__年——20__年間__市累計(jì)實(shí)現(xiàn)外貿(mào)進(jìn)出口值172.1億美元，其中，國(guó)有企業(yè)、外商投資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)分別累計(jì)進(jìn)出口48.8億美元、66.3億美元、57億美元，平均增長(zhǎng)率分別為8%、34.5%、34.4%，對(duì)于出口，民營(yíng)企業(yè)近兩年已占據(jù)__市出口的半壁江山。伴隨中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與完善，民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)逐漸成為外貿(mào)出口的“領(lǐng)頭人”、擴(kuò)大就業(yè)的“主渠道”、自主創(chuàng)新的“先行者”。記載和反映民營(yíng)企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及生產(chǎn)銷(xiāo)售管理、技術(shù)等活動(dòng)的企業(yè)檔案也成為民營(yíng)企業(yè)發(fā)展與壯大的重要資源，而會(huì)計(jì)檔案則是民營(yíng)企業(yè)檔案的重要組成部分，它為民營(yíng)企業(yè)管理者及相關(guān)部門(mén)的管理決策提供必要依據(jù)。民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作不容忽視，它是企業(yè)管理不可缺少的內(nèi)容。然而現(xiàn)實(shí)中，民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理狀況卻不樂(lè)觀！
一、民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
1、會(huì)計(jì)檔案管理水平參差不齊。
我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)數(shù)量眾多，規(guī)模大小不一，檔案管理水平也是參差不齊。那些有一定規(guī)模，企業(yè)效益較好，科技含量較高或者取得某種資質(zhì)的企業(yè)，檔案管理工作比較規(guī)范，如上海申茂銅材有限公司、上海公元建材發(fā)展有限公司等；由國(guó)有企業(yè)改制而成的民營(yíng)企業(yè)，大多沿用國(guó)有企業(yè)相對(duì)完善的管理制度，檔案管理工作也相對(duì)規(guī)范。而那些規(guī)模小，效益差的個(gè)體企業(yè)，或從無(wú)到有的新建民營(yíng)企業(yè)，檔案管理工作幾乎成為企業(yè)的一大死角，基礎(chǔ)工作薄弱，有些企業(yè)甚至根本就沒(méi)有檔案意識(shí)。
2、大部分民營(yíng)企業(yè)特別是中小企業(yè)極少建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。
很多民營(yíng)企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)較差，建檔率較低。由于資金規(guī)模的影響，企業(yè)的員工較少，且一半都是身兼數(shù)職。有些企業(yè)甚至沒(méi)有專職會(huì)計(jì)，每月的賬務(wù)到了月底就聘用兼職會(huì)計(jì)人員匆匆做賬，以便應(yīng)付稅務(wù)機(jī)關(guān)或者投資者及銀行等。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案也就粗略的簡(jiǎn)單整理，有的甚至根本就不整理。會(huì)計(jì)工作不規(guī)范，進(jìn)而會(huì)計(jì)檔案工作也無(wú)從做起，對(duì)于人為加工的財(cái)務(wù)資料隨意堆放，企業(yè)沒(méi)有一套行之有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度予以規(guī)范，而企業(yè)主或者管理者也無(wú)暇建制。
3、企業(yè)主會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)較弱。
大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)偏重于能夠產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)與銷(xiāo)售活動(dòng)，而忽略了會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中資金流動(dòng)的憑證與反映信息作用，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作投入較少，甚至沒(méi)有。對(duì)于有些企業(yè)主來(lái)說(shuō)，企業(yè)的賬本、報(bào)表等都是為應(yīng)付稅務(wù)機(jī)關(guān)或工商行政部門(mén)或者投資者而作，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與充分性值得推敲，沒(méi)有保存的價(jià)值，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)須開(kāi)展。以致會(huì)計(jì)檔案管理工作在很多民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理中仍然是混亂不堪。
4、會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不利于保管與利用。
很多企業(yè)，財(cái)務(wù)資料隨處堆放，散亂于各個(gè)部門(mén)。從財(cái)務(wù)室借出的會(huì)計(jì)資料也不按時(shí)歸還。大多民營(yíng)企業(yè)由于規(guī)模小，人員少，沒(méi)有專職的`會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)之進(jìn)行整理與保管，隨處散亂的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有被集中統(tǒng)一管理，這容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的遺失與毀壞，也不利于保管與后期的查詢利用，會(huì)計(jì)檔案管理工作空白滯后。
5、會(huì)計(jì)檔案人員不能及時(shí)與外界溝通。
與同行交流會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以促進(jìn)檔案管理工作更好地為企業(yè)決策、運(yùn)營(yíng)服務(wù)。有些企業(yè)會(huì)計(jì)檔案人員通常是由企業(yè)主或領(lǐng)導(dǎo)的親屬或其他辦公人員擔(dān)當(dāng)。對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，檔案管理只是簡(jiǎn)單的收存工作，沒(méi)有必要傾注太多的精力，也沒(méi)有必要浪費(fèi)時(shí)間財(cái)力與外界溝通交流；再者，為了節(jié)約資金，企業(yè)主也會(huì)減少檔案人員外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這也使得會(huì)計(jì)檔案人員不能及時(shí)與外界溝通，進(jìn)而不利于檔案工作的開(kāi)展。
6、保管條件普遍較差，會(huì)計(jì)檔案資源流失、毀損嚴(yán)重。
對(duì)于部分民營(yíng)企業(yè)主來(lái)說(shuō)，檔案管理工作與生產(chǎn)銷(xiāo)售相比產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益是間接的、無(wú)形的、微小的，沒(méi)有動(dòng)力去關(guān)注，投入很少，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作呈“無(wú)意識(shí)”、“無(wú)制度”、“無(wú)人員”、“無(wú)庫(kù)房”、“無(wú)設(shè)備”、“無(wú)經(jīng)費(fèi)”的“六無(wú)”狀態(tài)。企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表等隨處堆放，沒(méi)有專門(mén)的保管設(shè)備，有的甚至直接堆放在廢棄的紙箱內(nèi)，置于辦公室一角，無(wú)人問(wèn)津，更不用說(shuō)去除濕除塵除蟲(chóng)了，時(shí)間長(zhǎng)了，會(huì)計(jì)檔案大多霉?fàn)�、損毀，數(shù)據(jù)資源丟失嚴(yán)重。
7、會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不完善，歸檔不規(guī)范。
大部分民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有專職會(huì)計(jì)檔案員，通常是會(huì)計(jì)人員在空余時(shí)間簡(jiǎn)單整理，然后找地方堆放，或者是出納人員予以整理、裝訂、保管會(huì)計(jì)檔案。有些企業(yè)，由于人員更換頻繁，對(duì)檔案的交接工作沒(méi)有做好，權(quán)責(zé)不明確，造成很多會(huì)計(jì)檔案沒(méi)能被及時(shí)歸整。有的企業(yè)干脆就不對(duì)其進(jìn)行歸檔整理，直接將會(huì)計(jì)檔案胡亂堆放到大文件柜中，然后鎖上或貼上封條，長(zhǎng)期不予理會(huì)。
8、會(huì)計(jì)檔案人員專業(yè)素質(zhì)普遍較低。
會(huì)計(jì)檔案管理工作要求管理人員既要具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要具備檔案專業(yè)知識(shí)，一般情況下，最好應(yīng)由懂得檔案知識(shí)的會(huì)計(jì)人員來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專職管理。而很多民營(yíng)企業(yè)為了節(jié)約資金，聘用一些文化素質(zhì)較低，毫無(wú)檔案知識(shí)的人來(lái)管理，或者是讓文秘等辦公人員兼職管理檔案，這些人通常是缺乏檔案專業(yè)培訓(xùn)，也很少能按照規(guī)范進(jìn)行檔案收集和整理。
9、 會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案是民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的重要資料，充分利用好會(huì)計(jì)資料，能為民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很大的利益，而現(xiàn)實(shí)是多數(shù)民營(yíng)企業(yè)只重視生產(chǎn)銷(xiāo)售等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而缺乏對(duì)反映企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)變化的會(huì)計(jì)檔案的利用，很少利用會(huì)計(jì)檔案來(lái)分析企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，這也在一定程度上造成會(huì)計(jì)檔案資源的浪費(fèi)；再者，民營(yíng)企業(yè)私有性的特點(diǎn)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，這在一定程度上限制了會(huì)計(jì)檔案利用人員的身份，這也使得會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用。
10、沒(méi)有開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案鑒定、銷(xiāo)毀、利用工作。
按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案（除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和涉及其他未了事項(xiàng)外的原始憑證及正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位的保管期滿的會(huì)計(jì)檔案外），可以按規(guī)定程序予以鑒定、銷(xiāo)毀。這樣既可以體現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存價(jià)值，將有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案予以重新歸整、利用，又可以節(jié)省會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存空間，提高會(huì)計(jì)檔案保管質(zhì)量。而實(shí)踐中的情況卻不如人意，大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案一經(jīng)歸檔后，就被長(zhǎng)年累月地存放在檔案部門(mén)，很少予以鑒定、銷(xiāo)毀。由于企業(yè)主不重視，檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高等原因，使得對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作難以開(kāi)展，大量堆放的未能及時(shí)清理的會(huì)計(jì)檔案浪費(fèi)了企業(yè)的人力、物力、財(cái)力。
11、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔存在較大問(wèn)題。
由于民營(yíng)企業(yè)的規(guī)模大小、會(huì)計(jì)管理水平等有所不同，會(huì)計(jì)電算化水平也是參差不齊，進(jìn)而電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔存在不同問(wèn)題。規(guī)模較大、管理較為完善的大型民營(yíng)企業(yè)，會(huì)計(jì)電算化水平較高，電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔工作進(jìn)行得比較好。而那些規(guī)模較小，管理較為粗放的民營(yíng)企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，會(huì)計(jì)電算化水平較低，有些企業(yè)甚至沒(méi)有完整的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，對(duì)于有價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證，沒(méi)能及時(shí)打印出來(lái)，很多到期末一并打印，一旦電算化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，數(shù)據(jù)丟失，電子檔案將無(wú)法打印成紙質(zhì)予以保存。有些企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)備份，或是即使備份了，所儲(chǔ)存的硬盤(pán)或u盤(pán)等載體隨處存放于相關(guān)部門(mén)，歸檔不及時(shí)，或即使歸檔了，也會(huì)由于沒(méi)有完善的保管條件而使得磁盤(pán)、硬盤(pán)等儲(chǔ)存載體損壞以致系統(tǒng)不能識(shí)別原始數(shù)據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失。
二、民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的原因分析。
我國(guó)民營(yíng)企業(yè)分為個(gè)體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、股份合作制企業(yè)、國(guó)有民營(yíng)企業(yè)等，它們都有著民營(yíng)企業(yè)共同的特點(diǎn)，而這些企業(yè)自身的特點(diǎn)也影響著會(huì)計(jì)檔案的管理。
1、中國(guó)民營(yíng)企業(yè)主大多具有冒險(xiǎn)、自主創(chuàng)業(yè)精神，他們吃苦耐勞，艱苦奮斗，抓住機(jī)遇，勇于冒險(xiǎn)。企業(yè)管理的重心著眼于企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)主的主要精力在于尋找企業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，對(duì)于企業(yè)的其他內(nèi)部管理如檔案管理，就有所忽略，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理就更無(wú)暇顧及了。
2、民營(yíng)企業(yè)的市場(chǎng)性很強(qiáng)，其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資本增值，追求資本收益最大化，有將利潤(rùn)進(jìn)行再投資以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步增值的內(nèi)在投資欲望。民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)完全以市場(chǎng)為導(dǎo)向，按市場(chǎng)需求來(lái)經(jīng)營(yíng)管理企業(yè)，一切以盈利增值為主，企業(yè)主關(guān)注的大多是投資少，見(jiàn)效快的市場(chǎng)機(jī)遇。對(duì)于檔案管理，特別是會(huì)計(jì)檔案管理這種投資不少，見(jiàn)效不快即很難見(jiàn)到直接經(jīng)濟(jì)效益的內(nèi)部管理更是無(wú)心關(guān)注，企業(yè)的檔案工作得不到重視，檔案工作也難以開(kāi)展。
3、 家族制管理模式，缺乏有效的治理結(jié)構(gòu)。據(jù)調(diào)查，我國(guó)70%的民營(yíng)企業(yè)基本上都采用家族制管理，企業(yè)以血緣為紐帶，企業(yè)內(nèi)員工大多與企業(yè)主是親友關(guān)系，從上到下，人合成分大于資合成分。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密較多，私有性很強(qiáng)，企業(yè)主一般都讓自己的親戚或者熟人來(lái)管理，而這些人往往沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)素質(zhì)、文化素質(zhì)都比較低，對(duì)會(huì)計(jì)檔案也談不上專業(yè)化管理，只是被動(dòng)的接收，堆放，更談不上鑒定、利用、編研了。
4、 民營(yíng)企業(yè)融資困難、資金嚴(yán)重不足，這一特點(diǎn)也影響著企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理。民營(yíng)企業(yè)相對(duì)于國(guó)有大中型企業(yè)、外資企業(yè)來(lái)說(shuō)，資金來(lái)源渠道較少，銀行放貸少，入市門(mén)檻高等導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)融資困難，企業(yè)的發(fā)展大多靠企業(yè)的自有資金或利潤(rùn)再投資，市場(chǎng)性、盈利性的特點(diǎn)引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)主將較少的資金投入到投資報(bào)酬率較高的項(xiàng)目上，而不會(huì)把資金較多地投到他們看似“無(wú)利可圖”的檔案管理上，企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)“六無(wú)”狀態(tài)也不足為奇了。
5、管理不完善也是民營(yíng)企業(yè)的一大特點(diǎn)，企業(yè)內(nèi)部組織關(guān)系不明確，管理層次不清楚，計(jì)劃性不強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案管理也就缺乏統(tǒng)一的管理安排，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表多個(gè)部門(mén)散亂堆放，權(quán)責(zé)不明確，歸檔保管工作實(shí)施困難。
三、民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
1、健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。在遵循會(huì)計(jì)檔案管理辦法的前提下，制定與企業(yè)自身相符合的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作。會(huì)計(jì)部門(mén)按規(guī)定編制會(huì)計(jì)檔案移交保管清冊(cè)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案部門(mén)管理。未設(shè)檔案部門(mén)的企業(yè)，可以設(shè)專人保管。
2、強(qiáng)化宣傳，增強(qiáng)企業(yè)主檔案意識(shí)。
國(guó)家檔案部門(mén)財(cái)政部門(mén)等相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)的檔案宣傳工作，采取典型示范宣傳，可以通過(guò)各種途徑從實(shí)踐上理論上加大宣傳的力度，增強(qiáng)企業(yè)主的會(huì)計(jì)檔案意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案特別是會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性。從思想上行動(dòng)上調(diào)動(dòng)企業(yè)主的建檔或者完善檔案管理的積極性。
3、將會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育內(nèi)容。
會(huì)計(jì)知識(shí)的繼續(xù)教育是會(huì)計(jì)人員提高專業(yè)素質(zhì)的一個(gè)重要途徑，將會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)繼續(xù)教育內(nèi)容，使得會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)的重要性，要求其從規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作起做好會(huì)計(jì)檔案工作。
4、提高會(huì)計(jì)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，關(guān)心會(huì)計(jì)人員，檔案管理人員。多提供會(huì)計(jì)檔案人員外出培訓(xùn)或?qū)W習(xí)交流的機(jī)會(huì)；采取各種措施鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案人員提高自身專業(yè)素質(zhì)；在企業(yè)內(nèi)宣傳檔案工作的重要性，提高會(huì)計(jì)檔案人員在企業(yè)管理中的地位。
5、完善民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理制度，明確相關(guān)權(quán)責(zé)。
要解決企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，主要還是解決內(nèi)部管理制度的完善問(wèn)題。有了健全的內(nèi)部管理制度，能為會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和完善創(chuàng)造條件。
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