基層檢察院檔案管理調(diào)研報告范文

　　基層檢察檔案是國家檔案的重要組成部分,它既是是構成整個檢察系統(tǒng)訴訟檔案必不可少的一部分，也是社會的寶貴財富。人民檢察院檔案工作既是基礎工作,也是保障工作。在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的今天，檢察檔案的擁有量和使用量日益增多，這也對檢察檔案管理工作提出了更高要求。在新形勢下，必須充分認識基層檢察檔案管理工作的特點及問題，把檢察檔案管理工作納入科學化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為檢察工作服務，更好地推動檢察各項工作的順利開展。

　　一、基層檢察檔案管理工作的特點

　　1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補救的損失。

　　2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強，使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全工作中，需要經(jīng)常查閱有關的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關的法律依據(jù)。

　　3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設的不斷推進，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。

　　4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機關辦案信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。

　　二、存在的問題及原因

　　1、重訴訟檔卷，輕文書檔卷。由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習慣，直接產(chǎn)生了重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，強調(diào)訴訟卷宗的重要性比強調(diào)文書資料的重要性多得多，甚至沒有強調(diào)文書資料的重要性，工作移交的重點也是強調(diào)針對訴訟宗卷材料，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于每年的文書檔案歸檔工作重視不夠，除會計檔案外，導致多年來一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等歸檔不及時，查找困難，甚至無法查找，不僅浪費時間和精力，還帶來工作上的被動和不便。

　　2、檔案管理人員不能做到專職。按有關規(guī)定，應當配備1名專職檔案管理人員，由于單位長期嚴重缺編和其他原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔任，精力和時間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的.影響，除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時清理歸檔。

　　3、缺乏專門檔案管理人員，加上變動頻繁，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應性不高，很難適應檔案檔案管理的網(wǎng)絡技術、信息化管理手段和方法的應用，對進一步研究和探索檔案管理工作，促進檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動，工作效率低，檔案意識淡薄，認為檔案歸屬于個人行為，應該由相關的部門自行保管，這種錯誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒有能及時歸檔管理，有的在單位科室個人手中，有的在各部門，導致檔案管理的保密性和真實性存在巨大的缺陷。檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和工作的連續(xù)性，檔案人員的頻繁變動不符合檔案工作專業(yè)性和連續(xù)性的要求，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。

　　4、對電子檔案信息化建設不夠重視。由于基層院缺乏經(jīng)費，加之人民群眾運用法律武器保護自己的合法權益的意識不斷增強，直接導致檢察案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長，雖然配備了電腦，卻沒有形成完整的電子檔案，很多時候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內(nèi)容及時準確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。

　　三、解決問題的對策

　　1、全面提高對檔案工作重要性的認識。在全體檢察官和其他工作人員中普遍進行檔案工作重要性的教育，結合案件質(zhì)量評查、半年工作檢查和年終工作總結等工作，對檔案工作的重要性進行強調(diào)。針對普遍存在的重訴訟檔案，輕文書檔案的問題，對文書檔案的重要性進行特別的強調(diào)，與文書檔案接觸較多部門，如辦公室、政治處等，更要特別注意提醒。平時在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時。文秘人員、業(yè)務科室內(nèi)勤和檔案人員要盡心盡責，及時敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。

　　2、嚴格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎。嚴格公文辦理程序，加強公文辦理各個環(huán)節(jié)的工作，是搞好檔案工作的基礎。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中，要嚴格遵守公文辦理程序各個環(huán)節(jié)的工作，把工作責任落實到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映檢察院主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎。

　　3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求配備專職檔案人員并保持其工作的相對穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強對檔案工作的責任心和使命感；保持檔案人員工作的相對穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動也應該有一個工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個傳、幫、帶的過程。不能簡單的履行一個交接手續(xù)完事。

　　4、加快紙質(zhì)檔案電子化進程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹，但是電子檔案相對來說更穩(wěn)定、更方便，更有利于長期保存和提供利用，為此應該建立兩套制管理，更好的方便檔案的合理使用，一是要提高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，逐步實現(xiàn)軟件管理，二是要實現(xiàn)檔案管理設施的升級，對檔案庫房及檔案管理設施進行定期檢修和更新?lián)Q代，科學的管理好新型檔案材料，三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設施和環(huán)境，溫度應保持在17-20度之間，相對濕度保持在35-40%之間，還要有防磁設施等等。

　　5、加強基礎工作，實現(xiàn)檔案工作便民。加強檔案基礎管理工作，是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎，為此需要做到以下幾點，以體現(xiàn)檢察檔案工作的司法便民，一是進一步加大軟硬件設施建設，配備必要的掃描儀，打印機、復印機等，實現(xiàn)檔案工作的便捷，提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。二是統(tǒng)一分類號，保證準確檢索，三是用關鍵詞代替主題詞，簡化查找實際，提高效率，四是向社會公布查閱檢察檔案程序，以及檔案室的辦公電話，保證當事人及其代理律師能及時的查閱、復印有關的檔案文書資料。

　　6、堅持和完善檔案利用的相關制度。檔案法規(guī)定，我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。檔案利用應當堅持檔案查閱、復制、摘抄的相關制度，完善審批程序，履行登記簽字等手續(xù)。檔案人員要嚴格把好檔案利用的制度關，遵守國家有關規(guī)定，防止給國家安全和利益，以及他人的合法權益帶來損害。

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